Автоматизация НУЗ «Дорожная клиническая больница ОАО «РЖД» в Санкт-Петербурге

Компания «Комплексные медицинские информационные системы» (К-МИС, г. Петрозаводск, Карелия) и её партнёр «Центр внедрений Виктория» (г. Санкт-Петербург, http://www.it-victoria.ru/) объявляют о завершении первых двух этапов проекта внедрения КМИС в Негосударственном учреждении здравоохранения «Дорожная клиническая больница ОАО «РЖД» г. Санкт-Петербург (далее – НУЗ «ДКБ»).

Заказчик, по собственному признанию, прошёл классический путь эволюционного понимания процесса информатизации от лоскутной автоматизации отдельных служб (бухгалтерия, отдел кадров) и процессов (статистика, учет медикаментов, расчеты с фондом ОМС) до комплексной автоматизации всего учреждения, включающей лечебно-диагностический процесс и административно-хозяйственную работу.

Существовавшие прежде информационные системы представляли собой комплекс разрозненных автоматизированных рабочих мест, а не единую информационную среду. Данные дублировались в отдельных программах и переносились вручную, увеличивался объем ручного труда, снижалась ценность компьютерных программ, призванных как раз заметно сократить рутину. Уровень информатизации учреждения не соответствовал задачам, поставленным перед ним.

Руководством НУЗ «ДКБ» перед отделом АСУ была поставлена задача выбрать и внедрить интеграционную платформу медицинской информационной системы, которая свела бы воедино все данные из других медицинских и учетных систем и позволила бы строить сводные отчеты по деятельности учреждения с целью принятия оптимальных управленческих решений. Предлагаемая МИС должна была основываться на одной из существующих на рынке комплексных медицинских информационных систем, иметь штатные функции импорта произвольных данных, а также универсальный модуль создания и редактирования отчетов, работа в котором возможна без специализированной подготовки программиста. В итоге выбор был остановлен на КМИС главным образом по следующим причинам:

• положительные отзывы от 2 НУЗ в структуре ОАО РЖД (ОКБ на ст. Петрозаводск, ОБ на ст. Муром),

• открытая архитектура системы, позволяющая менять экранные, печатные и отчётные формы под требования Заказчика,

• адекватная ценовая политика и условия оплаты со стороны производителя МИС.

О задачах, стоявших перед началом проекта, рассказывает в своей статье куратор проекта заместитель директора по экономическим вопросам Новак Татьяна Витальевна:

«В ходе реализации проекта планируется решить следующие задачи:

– сократить нагрузку на персонал по сбору, обработке и формированию статистической и вторичной медицинской документации;

– повысить качество документации, ее пригодность для аналитической обработки;

– создать централизованную систему сбора и формирования оперативной статистической отчетности сразу по всем подразделениям НУЗ;

– внедрить новые методы контроля работы персонала, повысить информированность руководителей;

– сократить необоснованные расходы за счет тотального учета медицинских услуг и расхода медикаментов.»

Полный текст статьи можно найти на сайте Международного информационно-аналитического обозрения «Евразия Вести»: http://www.eav.ru/publ1.php?publid=2012-06a09.

Первый этап внедрения КМИС пришелся на третий-четвертый квартал 2011 года. Для автоматизации лечебно-диагностического процесса в этот период Заказчиком были предложены следующие отделения:

• приёмное отделение,

• хирургическое отделение,

• урологическое отделение,

• отделение ультразвуковой диагностики,

• отделение функциональной диагностики (2 методики),

• рентгенологическое отделение,

• клинико-диагностическая лаборатория,

• администрация,

• кабинет медицинской статистики,

• отдел маркетинга,

• канцелярия.

Первыми работу в КМИС начали приёмное отделение, лаборатория, хирургическое и урологическое отделение, отделение УЗИ и кабинет медицинской статистики. В первые три месяца регистраторы изучали функции работы с паспортными данными больных, ведь им предстояло сменить существовавшую на то время программу по учёту больных в стационаре «Медиана». Врачи осваивали ведение электронных медицинских записей, а отдел статистики начал проверять корректность заполнения электронной истории болезни и указания верного источника финансирования оказанных медицинских услуг. Возможность учитывать различные источники финансирования, применяемые у Заказчика, сразу стала использоваться в НУЗ ДКБ максимально.

Далее в работу с КМИС включились отделение функциональной диагностики, рентгенологическое отделение, канцелярия (выписка ЛВН) и отдел маркетинга. Возросшее количество диагностических служб и назначений в них, а также участие в работе КМИС отдела маркетинга, отвечавшего за платные и ДМС-услуги, привело тотальному использованию подсистемы электронных календарей КМИС. В полном соответствии с практикой внедрения КМИС, подсистема планирования рабочего времени стала одной из наиболее востребованных подсистем КМИС.

Особого упоминания заслуживают заведующий и медсёстры приёмного отделения, т.к. 5 месяцев 2011 года они вели учёт 100% поступающих в стационар больных в двух программах — Медиане и КМИС. Данное решение позволило выявить все недочёты по первичному учёту больных, формированию ежедневных сводок и печати необходимых форм из новой программы — обложек истории болезни, информированных согласий и отказов, направлений и документов осмотров.

В ходе первого этапа по собственной инициативе к работе в КМИС присоединилось отделение сосудистой хирургии. Таким образом, к окончанию 2011 года в КМИС было зарегистрировано 138 пользователей НУЗ ДКБ.

В ходе реализации первого этапа были достигнуты следующие результаты:

1. В Приёмном покое

• регистрация всех госпитализируемых пациентов, в том числе с использованием реестра застрахованных СК ЖАСО;

• создание истории болезни, оформление отказов от госпитализации, информированного согласия, телефонограмм, актов приема/сдачи на хранение материальных ценностей пациентов, вызовов врачей из дома и других документов;

• формирование осмотра врача прёмного покоя в КМИС;

• назначение первичных диагностических исследований;

• оформление в КМИС переводов между отделениями;

• печать обложки ИБ, созданных документов и журналов;

• печать отчётов, в том числе ежедневной сводки о движении пациентов по стационару.

2. В клинических отделениях

• ведение электронной истории болезни;

• оформление первичных осмотров и дневниковых записей, осмотров заведующего отделением;

• оформление малых вмешательств, предоперационных эпикризов и протоколов операций;

• назначение диагностических исследований и анализов;

• составление выписного эпикриза, подписание историй;

• печать документов, в том числе автоматически сформированной карты выбывшего из стационара.

3. В диагностических отделениях

• планирование нагрузки с помощью календарей;

• формирование протоколов исследований;

• печать документов, журналов и отчётов;

• наполнение электронного архива исследований, доступного врачам.

4. В клинико-диагностической лаборатории

• внесение результатов анализов;

• печать журналов и отчётов.

5. В Канцелярии

• получение направлений на лист временной нетрудоспособности;

• заполнение и печать ЛВН на специализированных бланках;

• ведение журнала выданных ЛВН.

6. В Кабинете медицинской статистики

• закрытие ИБ за неавтоматизированные отделения;

• контроль закрытия ИБ автоматизированными отделениями;

• сверка отчетности (с «АнаДеС», модуль «Анализ Деятельности Стационара» МИС Медиана);

• выгрузка данных о пролеченных по ОМС больных для передачи в ФОМС

• выгрузка данных о пролеченных по ДМС ЖАСО больных;

• учёт пролеченных пациентов по источнику финансирования, своевременное выявление фактов лечения без источника финансирования и их минимизация.

7. В Администрации

• оперативный ежедневный контроль работы учреждения;

• получение отчетности о деятельности стационара;

• удалось претворить в жизнь принцип «культуры согласия», при котором каждый сотрудник НУЗ выполняет свою работу качественно, в срок и в таком виде, что его коллегам удобно воспользоваться результатами его работы.

По итогам первого этапа внедрения было принято решение об отказе с 1 января 2012 года от модулей «Приёмный покой», «АнаДеС» МИС Медиана, которые использовались ранее для регистрации больных, ввода статистической информации и получения отчётности. Кроме этого ключевым фактором при отказе от модуля «АнаДеС» стало наличие гибкого механизма экспорта/импорта данных в КМИС, что позволило настроить специалистам партнёра выгрузку данных из КМИС в программу ИНФИС, в которой выставляются счета на оплату историй болезни в системе ОМС в Санкт-Петербурге.

Второй этап внедрения КМИС в НУЗ ДКБ предполагал как горизонтальное, т.е. более полное использование возможностей КМИС в стационаре, так и вертикальное расширение проекта, т.е. автоматизация оставшихся клинических отделений, всех методик функциональной диагностики, отделения лучевой диагностики.

Специалистами Центра внедрений Виктория были выполнены следующие работы:

1. собраны и проанализированы технические ошибки пользователей в работе с документами, содержащими статистическую информацию, отработаны с ключевыми пользователями все возможные алгоритмы и даны рекомендации. В ряде случаев потребовались доработки, исключающие некорректности в работе пользователей, которые были бесплатно выполнены компанией К-МИС в рамках развития системы.

2. разработан большой пакет устоявшейся ведомственной статистической отчётности, а также пакет экономических отчётов. При этом некоторые отчёты по нагрузке работников диагностических отделений были значительно переработаны в виду богатых возможностей модуля «Статистика КМИС», открывавших начальнику планово-экономического отдела новые возможности анализа экономической деятельности стационара НУЗ ДКБ.

3. совместно с сотрудниками отдела АСУ НУЗ ДКБ были подключены к работе в КМИС отделения:

• гастроэнтерологическое отделение;

• терапевтическое отделение;

• гематологическое отделение;

• эндокринологическое отделение;

• кардиологическое отделение;

• неврологическое отделение для лечения больных с нарушением мозгового кровообращения;

• отделение офтальмологии (микрохирургия глаза);

• отоларингологическое отделение;

• гинекологическое отделение;

• травматологическое отделение;

• нейрохирургическое отделение;

• отделение анестезиологии и реанимации;

• отделение реанимации и интенсивной терапии;

• операционный блок;

• отделение эндоскопической диагностики;

• отделение физиотерапии;

4. запущена консультационная служба во всех отделениях ;

5. автоматизирована деятельность Лечебно-клинической комиссии по рассмотрению случаев смерти больных.

Продолжается автоматизация деятельности отдела гравитационной хирургии крови, клинико-экспертной работы, патологоанатомической лаборатории, цитологической лаборатории, организация контроля качества оформления медицинских документов врачами в КМИС. Результаты в этих направлениях уже достигнуты, но объявлять о завершении работ пока рано.

Теперь в системе работает большая часть специалистов: количество пользователей системы расширенно до 364. Специалисты диагностической службы, оформляя в системе протоколы исследований, облегчают лечащим врачам составление выписных эпикризов. Врачи, создавая в системе только медицинские документы, формируют данные о работе учреждения в целом для статистики, руководства и экономического отдела. Руководство в свою очередь может увидеть нагрузку каждого специалиста вплоть до пациента, сложности случая, проанализировать основные потоки финансирования. У врачей появились творческие предложения по расширению функционала Системы. Для группы внедрения это показатель хорошего качества системы и правильно поставленной работы по её адаптации для данного учреждения.

Хотелось бы отметить колоссальную поддержку в реализации проекта со стороны администрации НУЗ ДКБ: заместителя директора по экономическим вопросам Новак Татьяны Витальевны, начальника отдела маркетинга Запорожца Владимира Геннадьевича, заведующего кабинетом медицинской статистики Бекоевой Анжелы Борисовны.

Как лица, в первую очередь заинтересованные в получении из КМИС корректной информации, эти руководители систематично выстраивают правильную работу сотрудников с электронными документами, детально анализируя каждый случай, неизбежно находя компромисс между всеми заинтересованными сторонами.

С начала первого этапа и по сей день еженедельно проводятся совещания рабочей группы с участием сотрудников НУЗ ДКБ и специалистов Центра внедрений Виктория, где заведующие отделениями могут озвучить свои проблемы и пожелания, согласовать порядок взаимодействия при работе с КМИС.

Внедрение комплексной медицинской информационной системы дало толчок для пересмотра имеющихся бизнес-процессов в учреждении. Это привело к согласованию, воплощению, осмыслению и закреплению в регламентах работы сотрудников существенных изменений. Как пример такого изменения можно привести расширение прейскуранта услуг. Если ранее заведующие отделениями подавали информацию об оказываемых услугах один раз в год и не вспоминали о них до следующего запроса экономистов, то теперь, для того чтобы оформить документ, в системе должны быть доступны все оказываемые услуги. А для этого соответствующая информация должна быть предоставлена в экономический отдел.

Дальнейшими этапами внедрения КМИС в 2012 году запланированы автоматизация аптеки, финансово-экономической деятельности, работы поликлиники.