ОАО «Тулэнерго» внедряет систему электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

Специалисты компании «СофтЭксперт» успешно провели внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» на одном из крупнейших энергетических предприятий Тульской области ОАО «Тулэнерго».

Заказчик.

Открытое акционерное общество энергетики и электрификации

«Тулэнерго» (ОАО «Тулэнерго») – крупнейшее в Тульской области предприятие по производству, транс-порту и сбыту электрической и тепловой энергии, производящее более 1000 МВт/ч электрической и 2500 Гкал/ч тепловой энергии и имеющая протяжённость линий электропередачи свыше 30 тысяч километров. Структурно в состав «Тулэнерго» входят 11 территориально-обособленных подразделений.

Проект стартовал в 2004г. Все работы по проекту осуществлялись компанией «СофтЭксперт» г.Тула.

Постоянное увеличение объемов обрабатываемой корреспонденции, возрастающие требования к технологии управления документами, направленные на регулирование и улучшение взаимодействия всех структурных подразделений привели к необходимо-сти постепенного перехода на электронный документооборот и безбумажные технологии ведения делопроизводства на предприятии.

Таким образом, основными целями внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» стали:

• Создание единой системы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

• Автоматизация всех аспектов документационного обеспечения управленческой деятельности.

• Организация системы получения статистических и сводных отчётов по документообороту.

Выбор в пользу системы «ДЕЛО» был обусловлен тем, что разработка компании «Электронные офисные системы» удовле¬творяла всем требованиям специалистов «Тулэнерго» по функционалу и стоимостным характеристикам. Важнейшим факто-ром, повлиявшим на результаты тендера, стал авторитет базирующейся непосредственно в г. Туле компании «СофтЭксперт», наличие в ней высококвалифицированных специалистов, имеющих солидный опыт ведения продаж, внедрения и сопровождения программных продуктов «ЭОС».

Эксплуатация системы «ДЕЛО» в ОАО «Тулэнерго» была начата в сентябре 2004 года. Всего же в ходе работ по внедрению системы с сентября 2004 года и по настоящее время специалистами компании «СофтЭксперт» было автоматизировано 45 рабочих мест административного и делопроизводственного персонала, включая места высшего руководства и ведущих топ-менеджеров предприятия. Проведено обучение персонала компании работе с системой.

Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать все аспекты документа-ционного обеспечения управленческой деятельности предприятия и создать условия для организации полноценного электронного документооборота, не исключая воз-можности ведения документооборота смешанного типа – бумажно-электронного. В частности, с примене¬нием системы «ДЕЛО» ОАО «Тулэнерго» уже добилось качественной организации таких процессов, как:

• единая регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• контроль движения и своевременности исполнения документов;

• списание документов в дело в соответствии с номенклатурой;

• быстрый поиск документов по различным критериям;

• получение статистических и сводных отчётов по документообороту.

Положительного результата автоматизации удалось достичь благодаря квалифицированно проведённому на предприятии анализу действующей модели делопроизводства и подготовке рекомендаций по её совершенствованию.