Специалисты Группы компаний ПМСОФТ, эксклюзивного представителя Primavera Systems, Inc. в России, странах СНГ и Балтии, реализовали проект внедрения информационной системы для управления проектами компании «Группа Е4». Система была внедрена на примере пилотного проекта по строительству крупного промышленного объекта.
На сегодняшний день ОАО «Группа Е4» является крупнейшей инжиниринговой компанией страны, в ее состав входят 13 холдингов, общее количество производственных активов составляет более 50 предприятий. Производственные активы расположены в 27 регионах, а количество персонала составляет более 17 000 специалистов. «Группа Е4» выполняет комплексные проекты «под ключ» и отдельные виды работ в области промышленного и энергетического строительства. В настоящий момент компания строит свой бизнес, стремясь к западным стандартам EPC- EPCM-контрактора.
Структура компании, территориальная распределенность и проектно-ориентированная деятельность определили необходимость построения специфической структуры управления и использования корпоративной информационной системы управления проектами для контроля и управления деятельностью компании.
Внедрение информационной системы для управления проектами (ИСУП) на базе ПО Primavera началось с конца 2006 года, практически одновременно с образованием компании, и производилось совместно со специалистами Группы компаний ПМСОФТ. Из всех вариантов был выбран подход к внедрению ИСУП на примере пилотного проекта. На пилотном проекте по строительству крупного промышленного объекта были отработаны подходы к планированию сроков, ресурсов и стоимости, а также, процесс администрирования проектов с использованием ПО ИСУП. В рамках пилотного проекта были внедрены модули для календарно-сетевого планирования (Primavera Project Management), администрирования проектов (Primavera Contract Manager), автоматизации процесса сбора факта с рабочих площадок (PM.Exchange) и контроля проектов с использованием портала проекта на базе веб-модулей myPrimavera, а также модуль PMAgent, разработанный специалистами компании «Инфострой», партнера ПМСОФТ, для интеграции системы для сметных расчетов А0 с календарно-сетевым графиком проекта.
В рамках пилотного проекта ИСУП позволила решить несколько задач.
Во-первых, выстроить прозрачную систему отчетности перед заказчиком. Был создан портал, обеспечивающий круглосуточный доступ как к общей информации о сроках выполнения работ, так и загрузке ресурсов и стоимости работ, документов проекта и иной информации, также была доступна информация с веб-камер, установленных на строительной площадке. Портал позволил информировать большое количество участников проекта о производимых работах и состоянии объекта строительства.
Во-вторых, координировать деятельность большого количества персонала, занятого в строительстве объекта, обеспечивая надлежащие сроки выполнения работ, зафиксированные в договоре. С использованием инструментов Primavera была организована выдача план-заданий подрядчикам, с указанием перечня работ, сроков их выполнения, а также сбор фактической информации по выполнению работ и ее ввод в график проекта. Постоянный контроль хода выполнения работ позволил отслеживать все существующие и потенциальные отклонения, появляющиеся в проекте и своевременно на них реагировать.
В-третьих, с использованием ПО ИСУП была решена одна из основных проблем – связь календарно-сетевого графика и смет с помощью PMAgent, что обеспечило график необходимой информацией о плановой потребности в персонале и стоимости выполнения работ.
В-четвертых, была решена задача учета большого количества документов, начиная с корреспонденции и заканчивая постоянно меняющейся рабочей документацией, а также необходимость постоянного обмена документами между большим количеством участников проекта. Задача была решена за счет построения специфической организационной единицы – группы администрирования проектов, и автоматизации деятельности подразделения посредством модуля для администрирования проектов Primavera Contract Management. Посредством этого модуля также собирается периодическая отчетность (еженедельные отчеты с площадки, справки КС-2, 3 и т.д.), отслеживаются протоколы совещаний. В результате меньше времени тратится на получение необходимой информации за счет сокращения количества интерфейсов.
В настоящее время пилотный проект успешно завершен. Основные результаты – это обобщенный опыт использования ИСУП для управления проектом, который позволяет решать задачи комплексного планирования и контроля проекта во всех его аспектах. Результаты совместной работы сотрудников компании и консультантов ПМСОФТ используются и на других проектах, реализуемых в настоящий момент компанией, причем начиная уже с самых ранних стадий работы с проектом – на этапе подготовки конкурсных предложений.
После завершения внедрения ИСУП на пилотном проекте, одновременно с развертыванием ИСУП на все проекты компании, с середины 2007 года был развернут еще один крупномасштабный проект – внедрение системы управления рисками (СУР) и автоматизация этого процесса с использованием Primavera Pertmaster. В компании была создана группа, непосредственно занимающаяся оценкой рисков на всех этапах проекта, начиная с анализа необходимости его реализации и заканчивая сервисным сопровождением эксплуатируемого объекта. Совместно с консультантами ПМСОФТ в рамках проекта разрабатываются бизнес-процессы управления рисками на разных этапах проекта, сформирован корпоративный реестр рисков. Качественная и количественная оценка рисков производится с использованием модуля Primavera Pertmaster, интегрированного с модулем календарно-сетевого планирования проектов Primavera Project Management. Уже сейчас для каждого проекта формируется реестр рисков, и при разработке календарно-сетевого графика проекта анализируется влияние каждого риска на целевые показатели проекта, формируется план реагирования на риски. Разрабатываемая модель анализируется, и по результатам анализа определяется предельная рисковая нагрузка, которую модель может на себя принять. СУР позволяет значительно повысить точность прогнозирования сроков и стоимости выполнения работ, четко определить наиболее эффективных «управляющих рисками», что, безусловно, обеспечивает надлежащее исполнение проекта и удовлетворенность всех его участников.
В 2008 году планируется завершение развертывания ИСУП в основных бизнес-единицах «Группы Е4». ИСУП будет расширена модулями для управления договорами, поставками и стоимостью проектов на базе программных продуктов PM.Soft, а также проведена интеграция этих модулей с модулем для календарно-сетевого планирования и контроля проектов и системой Управления Финансово-Хозяйственной деятельностью. Планируется методическое сопровождение проектов ведущими специалистами ГК ПМСОФТ в целях совершенствования используемых методик управления в области проектного документооборота, управления проектированием, снабжением и другими областями EPC- EPCM-контрактов.
