Cognitive Technologies разработала методику оценки эффективности организации документооборота

Компания Cognitive Technologies объявляет о разработке методики оценки эффективности организации корпоративного документооборота. В качестве исполнителей данного проекта компанией были привлечены Московская финансово-промышленная академия (МФПА) и Российская академия естественных наук (РАЕН). В настоящее время Flash-программа тестирования и оценки эффективности документооборота размещена на сайте Cognitive Technologies (http://www.evfrat.ru/testirovanie/). Использование программы позволяет получить качественную и что самое главное количественную оценку эффективности организации работы с документами. Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА.

Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота — трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов. На практике его реализуют лишь в некоторых крупных организациях, так как стоимость подобного исследования для среднего и малого бизнеса (СМБ) часто сопоставима с общей стоимостью внедрения системы электронного документооборота.

Методика оценки эффективности организации документооборота на предприятии, подготовленная специалистами МФПА при участии сотрудников РАЕН, включает проведение тестирования предприятия (экспресс-обследование в режиме online) и последующую обработку собранной информации. Вывод о текущем уровне и эффективности организации работы с документами делается на основе качественной и количественной оценок. Полученные результаты могут быть использованы при реализации комплекса мероприятий по совершенствованию документооборота, а само тестирование — для проведения повторных оценок по итогам проведенных мероприятий.

Авторами методики предложены коэффициенты, позволяющие комплексно описать проблему организации документооборота, и смоделировано их влияние на общую эффективность документооборота. Ключевыми являются четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отраслевая принадлежность, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.

Итогом обследования является комплексная оценка (в процентах) и система показателей, отраженная на графиках и диаграммах. Полученные результаты сравниваются со статичными показателями для различных способов работы с документами (отсутствие учета, организованное бумажное делопроизводство и использование системы электронного документооборота), что позволяют оценить текущий уровень организации документооборота на предприятии.

Целевой аудиторией тестирования являются руководители небольших организаций и руководители департаментов, отделов и других функциональных подразделений средних и крупных организаций. Оценка эффективности делается на основе работы одного управленческого звена (руководитель и его подчиненные), поэтому для получения наиболее объективной оценки рекомендуется выбрать в качестве обследуемого характерный для предприятия участок управления или протестировать несколько подобных участков и усреднить полученные показатели.