Крупная компания по мере роста сталкивается с трудностями в своем развитии. В 2005 году в ТД «Перекресток» назрела проблема автоматизации системы бюджетирования. Для ее решения был выбран программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы».
Основной причиной были бумажный документооборот и ручная проверка заявок на соответствие бюджету. По мере роста компании бумажный документооборот стал настолько большим, что можно было создавать новую организационную единицу – «отдел по поиску заявок». Количество информации так захлестнуло финансовый департамент компании, что стало сложно отслеживать, у кого находится тот или иной документ, а главное – в какой стадии находится бизнес-проект или процесс текущего документа.
До начала проекта в компании для ведения системы бюджетирования применялся западный программный продукт, но он был информационно оторван от фактических данных, и логика его работы не позволяла контролировать прохождение отдельных документов. Для решения проблемы бумажного документооборота компанией был выбран программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», поскольку он обладает как широким функционалом в области бюджетирования, так и гибкой системой настройки документооборота и автоматизации бизнес-процессов.
Проект состоял из нескольких этапов. На первом этапе была разработана и имплементирована система бюджетного управления. Далее автоматизировался бизнес-процесс «Заявка на расход/оплату». Разработана схема бизнес-процесса заявки. Для этого был выбран программно-методический комплекс - «ИНТАЛЕВ: Навигатор», как средство моделирования бизнес-процессов.
На третьем этапе был настроен бизнес-процесс «Ввод договора» с целью обеспечения дисциплины и прозрачности документооборота договоров.
Сотрудники «Х5 Retail Group N.V.» прошли серию обучающих мероприятий в ГК «ИНТАЛЕВ». Полученные слушателями навыки и методики настройки, варианты применения функциональных возможностей продукта позволили облегчить процесс описания и автоматизации документооборота и бизнес-процессов в компании.
В течение 1 месяца проходила опытно-промышленная эксплуатация, в течение которой подразделения компании постепенно переходили на единую автоматизированную систему.
Для сопровождения пользователей и программного комплекса компания «ИНТАЛЕВ» на территории Заказчика организовала Центр компетенции АСБУ (Автоматизированной системы бюджетного управления), в состав которого вошли: руководитель центра компетенций (ИНТАЛЕВ), бизнес-аналитик (X5), специалист по тех. поддержке пользователей (ИНТАЛЕВ), программист и системный администратор (X5).
Результаты проекта
Благодаря внедрению автоматизированной системы бюджетирования, казначейства и документооборота договоров на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» достигнуты следующие результаты:
1. консолидация сведений из различных источников;
2. своевременная отчетность;
3. автоматический контроль над расходованием средств
4. автоматическая проверка заключаемых договоров на соответствие бюджету;
5. автоматическое составление кассовых планов;
6. ускорение платежей и обработки данных;
7. прозрачность и дисциплина движения документов в системе.
Спустя 2 года
Компания «Х5 Retail Group N.V.» развивается очень динамично и используемый в ней комплекс «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы + Документооборот» также изменяется согласно требованиям бизнеса. Проведенный недавно аудит системы «ИНТАЛЕВ» в «Х5 Retail Group N.V.» показал, что по истечении 2-х лет после начала промышленной эксплуатации ПО «ИНТАЛЕВ» надежно работает даже при одновременных 200 пользователях (вместо 70 проектных) и с объемом базы в 140 Гб (вместо 16 Гб после проекта).
В компании по-прежнему успешно функционирует Центр компетенции АСБУ, в состав которого входят бизнес-аналитик, программист «1С» и специалисты по поддержке пользователей. Гибкость программного продукта очень пригодилась Заказчику, агрессивно скупающему менее крупных игроков на рынке продуктового ритейла и встраивающему их как подразделения в собственную финансовую структуру. В частности, после покупки «Перекрестком» розничной сети «Меркадо» последняя органично влилась в работающую модель бюджетирования и документооборота в системе «ИНТАЛЕВ Х5». Также достаточно легко к системе была подключена сеть дискаунтеров «Пятерочка».
