ФСК ЕЭС и TopS BI выполнили проект автоматизации документооборота

Компания TopS Business Integrator (TopS BI), входящая в ГК «Систематика», завершила первый этап тиражирования и внедрения типового решения Автоматизированной системы управленческого документооборота в компаниях распределительного электросетевого комплекса Федеральной Сетевой Компании.
Решение «Автоматизированная система управленческого документооборота» (АСУД) разработано совместно компаниями TopS BI и «ФСК ЕЭС» на платформе EMC Documentum для автоматизации всех процессов управленческого документооборота компании «ФСК ЕЭС», ее филиалов и дочерних обществ. Как уже сообщалось ранее, проект создания АСУД получил награду корпорации EMC как «Наиболее интересный и успешный индустриальный проект» 2007 года в России.
Целью проекта тиражирования и внедрения АСУД в МРСК и РСК являлось создание единого информационного пространства и единого подхода в области управленческого документооборота в ОАО «ФСК ЕЭС» и распределительных электросетевых компаниях. По своему масштабу данный проект не имеет аналогов в России.
Система автоматизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями руководителей, протоколами правления и совета директоров, приказами о командировании и на обучение, резолюциями, извещениями, а также внутренними распорядительными документами уровня компании и подразделений. Внедрение системы обеспечивает комплексную автоматизацию бизнес-процессов документационного обеспечения, контроля работы с документами и их исполнения, организацию единой базы управленческих документов. Кроме того, обеспечивается доставка документов и поручений в режиме реального времени, оперативный контроль их исполнения, организация удаленной работы, мониторинг состояния документооборота.
За 10 месяцев АСУД была внедрена в 71 распределительной сетевой компании: Межрегиональных распределительных сетевых компаниях (МРСК) и Распределительных сетевых компаниях (РСК). На первом этапе АСУД в 13 компаниях внедрена «до последнего пользователя», т.е. все сотрудники компаний подключены к системе (исполнительные аппараты ОАО «МРСК Урала», ОАО «МРСК Сибири», ОАО «МРСК Северо-Запада», ОАО «МРСК Центра», ОАО «МРСК Центра и Приволжья», ОАО «МРСК Северного Кавказа», ОАО «МРСК Волги», ОАО «МРСК Юга», ОАО "МГЭСК", ОАО «Ленэнерго», ОАО «Тюменьэнерго», ОАО «Кубаньэнерго», ОАО «Янтарьэнерго»); в каждой из охваченных проектом 58 РСК (в настоящее время филиалах МРСК) внедрено до 20 рабочих мест. Всего к системе подключено около 5000 пользователей.
В ходе реализации проекта тиражирования АСУД в БЕ «Сети» было настроено и запущено в эксплуатацию 13 серверных групп. Более 5000 пользователей прошли обучение и последующее он-лайн тестирование уровня полученных навыков работы в АСУД. Этот процесс обеспечивала специально приглашенная компания Учебный Центр «Софтлайн», специализирующаяся в области обучения информационным технологиям. Кроме того, для создания служб поддержки первой линии консультанты TopS BI провели обучение на местах специалистов локальных центров компетенции и около 30 администраторов системы.
За время опытно-промышленной эксплуатации системы, проводившейся в течение 2 месяцев, в системе было сформировано более 180 тысяч документов и резолюций.
В ходе проекта была использована разработанная TopS BI технология «Федерация», предоставляющая пользователям, подключенным к территориально-распределенным серверным группам, возможность вести обмен документами в единой системе электронного документооборота. К основным функциям этого модуля, интегрированного в интерфейс АСУД, относятся формирование общего списка адресатов и списков рассылки из всех компаний, подключенных в федеративную сеть, а также автоматическая регистрация входящего документа на основе исходящего из другой компании.
Успешной реализации проекта способствовали создание в ОАО «ФСК ЕЭС» эффективных органов управления программой тиражирования – Управляющего комитета проекта под председательством Директора по информатизации ОАО «ФСК ЕЭС» А.Г. Чернова и Директора по административному управлению ОАО «ФСК ЕЭС» Н.С.Кувшиновой, а также центрального проектного офиса, состоящего из нескольких рабочих групп: методологии документооборота, внедрения, технической группы и группы сопровождения. Внедрение проводилось одновременно во всех компаниях параллельно работающими проектными командами консультантов TopS BI. Кроме того, была создана служба «горячей линии» по внедрению и проектный портал для обеспечения всех участников проекта актуальной информацией и своевременной поддержкой по всем возникающим вопросам.
Как уже сообщалось, типовое проектное решение АСУД используется и для автоматизации управленческого документооборота ОАО «ФСК ЕЭС» и его филиалов. Число пользователей центральной серверной группы АСУД в текущий момент составляет более 6000 человек. Таким образом, общее число пользователей АСУД в ОАО «ФСК ЕЭС», филиалах и ДЗО компании составляет в настоящий момент более 11 000 человек.
«Результатом тиражирования и внедрения АСУД в распределительных сетевых компаниях станет сокращение сроков согласования документов, транслирования поручений на все уровни компании в режиме реального времени, что приведет к повышению оперативности принятия управленческих решений и усилению исполнительской дисциплины, - говорит Наталия Сергеевна Кувшинова, Директор по административному управлению ОАО "ФСК ЕЭС. – Кроме того, внедрение системы позволило решить задачу создания единого информационного пространства поручений и управленческих документов в условиях географической распределенности компаний».
«В ходе реализации проекта тиражирования АСУД в МРСК и РСК было создано решение для территориально-распределенного внедрения системы документооборота на основе EMC Documentum и отработан процесс тиражирования системы АСУД на большое количество организаций и пользователей за ограниченный срок 10 месяцев, - говорит Екатерина Волощенко, Руководитель Дирекции электронного бизнеса и заказных разработок компании TopS BI. – В дальнейшем мы предполагаем увеличить количество пользователей системы и усовершенствовать возможности системы, внедрить новые виды документов и бизнес-процессов».