«1С:Предприятие 8» управление электронными документами в лизинговой компании

В комплекты поставки прикладных решений на платформе

«1С:Предприятие 8» входят печатные формы документов. Это, например, «Авансовый отчет», «Приходный кассовый ордер», «Сличительная ведомость», «Счет» и множество других. Формирование печатных форм документов в решениях на платформе «1С:Предприятие 8» выполняется автоматически, на основании соответствующих электронных форм, заполненных необходимыми данными.

В то же время, организация может нуждаться в печатных формах документов, отсутствующих в прикладном решении, которое она использует в целях автоматизации.

Это может быть, например, «Договор об аренде помещения», «Служебная записка», «Договор об оказании услуг по охране объекта», разнообразные дополнительные соглашения к договорам, заявления и т.д.

Развитые средства «1С:Предприятия 8» позволяют создавать печатные формы практически любой сложности. При этом следует учесть, что разработка некоторых, достаточно сложных печатных форм, может потребовать привлечения ИТ-специалиста.

Для автоматизации процесса формирования печатных форм произвольных документов силами пользователей, компания «Трейд Софт» (1С:Франчайзи, г. Москва) предлагает прикладное решение «Управление электронной документацией». Данное решение разработано на платформе «1С:Предприятие 8» и является дополнением к программе «1С:Бухгалтерия 8». Продукт позволяет создавать печатные формы документов, которые не входят в комплект поставки этой программы. Разработать такое решение позволило тесное сотрудничество специалистов «Трейд Софт» с лизинговой компанией НОМОС-Лизинг, для которой потребовалось создание подсистемы управления электронной документацией.

Программа облегчает создание и редактирование печатных форм различных документов на основе шаблонов, созданных пользователями в редакторе MS Word. Предусмотрено создание карточек контрагентов с дополнительными характеристиками, а также актов, служебных записок и т.д.

Реализована возможность формирования фирменных бланков организации, писем, анкет, запросов, заявлений, коммерческих предложений, предложений о сотрудничестве, и прочих нестандартных отчетных форм.

Рассмотрим далее особенности программы «Управление электронной документацией».

Особенности программы

В программе реализован механизм автоматической подстановки данных информационной базы в шаблон печатной формы документа, созданный в MS Word. Работает данный механизм следующим образом.

Предварительно в MS Word создается шаблон документа, например, «Договор страхования». В данном шаблоне можно предусмотреть такие ключевые поля, как «Наименование контрагента», «ФИО директора» «ИНН контрагента», «Сумма договора» и т.д.

На следующем этапе, в справочнике «Шаблоны печатных документов» программы, создается шаблон «Договор страхования», поля которого соответствуют ключевым полям шаблона «Договор страхования» MS Word. После этого, для каждого поля шаблона справочника указывается источник данных - реквизит элемента справочника, документа, предусмотрен признак, который позволяет указать, следует ли для этого поля использовать источник данных или не следует и пр.

Программа допускает автоподстановку данных типа «текст», «число», «дата» и «табличная часть». Возможна подстановка произвольных колонок «табличной части» с выводом итогов по выбранным колонкам. Также предусмотрен ввод в программу и последующая автоподстановка произвольных характеристик контрагентов и договоров – «Дата окончания срока действия договора», «Сумма дополнительных расходов» и.д.

Для некоторых данных реализована возможность преобразования в процессе автоподстановки. Например, сумма в документе «1С:Бухгалтерии 8», указанная в виде последовательности цифр, при подстановке в документ MS Word может быть преобразована в «число прописью». Для фамилии, имени и отчества ответственного лица, которые могут быть указаны в «1С:Бухгалтерии 8» в именительном падеже, при подставке можно выбрать необходимый падеж и т.д.

Для удобства работы с документами предназначен специальный интерфейс «Рабочий стол документов», который обеспечивает доступ ко всем возможностям в части формирования печатных форм.

Внедрение в ОАО «НОМОС-Лизинг»

«НОМОС-Лизинг» (г. Москва) - является крупной лизинговой компанией, которая предоставляет услуги лизинга автотранспортных средств, оборудования, недвижимости с 1993 г.

В связи с резким увеличением количества лизинговых договоров, сопровождаемых компанией «НОМОС-Лизинг», возникла необходимость в систематизации работы с печатными документами, которые необходимо создавать в процессе заключения договоров лизинга и сопутствующей им документации.

Выполнение проекта по автоматизации работы с электронными документами руководство «НОМОС-Лизинг» поручило специалистам компании «Трейд Софт». После обследования документооборота заказчика было принято решение о разработке модуля «Управление электронной документацией». В результате выполнения проекта автоматизирована работа более чем с двадцатью видами печатных документов.

В процессе автоматизации были востребованы все возможности системы, позволяющие, например, подставлять в документ в MS Word тот или иной текст в зависимости от данных в информационной базе. Если элемент «Балансодержатель» имеет значение «Лизингодатель», то в документ может быть подставлен текст «Учет ведется на балансе лизингодателя», и пр.

Благодаря использованию программы появилась возможность готовить за одну итерацию такой сложный документ, как «Договор лизинга». Данный документ состоит из нескольких частей.

Основная страница договора включает данные о лизингополучателе, лизингодателе, а также данные об условия лизинга - о сроке лизинга, лизинговой ставке, валюте договора, данные об учете предмета лизинга, о страховании и т.д. В состав основной страницы входит также информация, необходимая для формирования блока «Подписи сторон» - адреса, банковские реквизиты, данные о подписантах и т.д.

Приложение № 1 к договору включает таблицы с описанием предметов лизинга и содержит информацию о наименовании, VIN, годе выпуска, номере кузова и двигателя и другие данные.

В Приложениях №№ 2-8 представлены сформированные таблицы графиков платежей, выкупной стоимости и начислений. К данному блоку относятся также приложения об общих условиях лизинга, о заявлениях и заверениях лизингополучателя, «Акт приемки – передачи» и другие документы.

При завершении процесса создания документа все приложения сводятся в один файл и открываются пользователю для ручной коррекции, которая, как правило, не требуется или требуется в минимальной степени.

В результате использования модуля «Управление электронной документацией» в компании «НОМОС-Лизинг», полностью автоматизировано создание документов MS Word. Исключение повторного ввода данных в процессе подготовки документов существенно повысило производительность труда при их создании, а также снизило вероятность появления ошибок, которые могут быть весьма критичны при заключении договоров.

В дальнейшем, специалистами ООО «Трейд Софт» был обобщен опыт подобных разработок в других сферах деятельности. В результате, на рынок был выпущен программный продукт «Управление электронной документацией 2.0» - универсальное дополнение к любым конфигурациям на базе 1С:Бухгалтерия 8.

Программа «Управление электронной документацией» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».