Электронный документооборот – по интернету

Компании UpScale Soft удалось в сжатые сроки завершить проект создания системы электронного документооборота для холдинга «ТД завода им. Горького» и добиться устойчивой работы системы в условиях промышленной эксплуатации. Отличительной особенностью проекта была значительная удаленность объектов Заказчика, что, однако, не создало проблем в развертывании системы. Компания UpScale Soft использовала передовой подход – создание единого информационного пространства с удаленным доступом к базе данных через VPN (виртуальную частную сеть) для сотрудников всей филиальной сети предприятия. Эффективность примененного такого подхода доказана в процессе промышленной эксплуатацией системы электронного документооборота в «ТД им. Горького».

О перспективах тиражирования решения по удаленному доступу к системе электронного документооборота рассказали Александр Маккавеев, вновь назначенный директор Дирекции по проектам, и Родион Сафонов, руководитель проектов компании UpScale Soft.

Проект создания системы электронного документооборота в машиностроительном холдинге «ТД им.Горького» на условиях удаленного доступа стал действительно «первой ласточкой» для нашей компании. Но, образно выражаясь, это та «ласточка, которая делает весну». Наша компания получила возможность не только широко представлять своим клиентам использование системы в режиме удаленного доступа, но и демонстрировать опыт успешной работы в промышленной эксплуатации OPTiMA-WorkFlow в «ТД им.Горького».

Выбирая архитектуру системы, заказчик, как правило, сталкивается с серьезной дилеммой: остановиться на полноценном функционале и удобстве пользовательского интерфейса «толстого клиента», пожертвовав мобильными возможностями онлайн технологий, или на функционально обедненном «тонком клиенте». Данное решение снимает проблему выбора, успешно сочетая в себе и то и другое.

Несомненными преимуществами данного подхода являются технологическая простота, масштабируемость, безопасность, сокращение сроков построения системы автоматизации документооборота, и, главное, весьма ощутимая экономия средств, временных и человеческих ресурсов.

VPN является практически единственным способом получения быстрого доступа к базам данных с точки зрения информационной безопасности. Он позволяет напрямую подключить компьютеры по удаленной сети к базе данных нашего программного обеспечения, и физически удаленный пользователь может с достаточно высоким быстродействием сети работать так, будто находится в соседнем с базой кабинете. Конечно, существуют и другие технологии, например такие как «удаленный рабочий стол», но все они работают медленнее, имеют ограничения по безопасности, быстродействию и удобству использования. Здесь же всего одна база, и клиент, заведенный в эту базу, работает как в обычном офисе.

Технологическая простота заключается в том, что. для внедрения нужно лишь согласие заказчика, не требуется создания каких-то эксклюзивных мощностей, супер-пропускного канала: достаточно выделенной линии Интернет со средними пропускными возможностями и канала связи между собственными филиалами, позволяющего работать с единой базой. На сегодняшний день, применение VPN-доступа является практически повседневной практикой на многих предприятиях и не требует специальной подготовки специалистов Заказчика.

Сейчас большинство организаций стремятся к оптимизации, унификации, сокращению издержек. Удаленный доступ к базе данных позволяет экономить серверные мощности: нет необходимости создавать распределенную сеть. Достаточно одного сервера, в котором находится единая нормативно-справочная информация, и отпадает необходимость синхронизации документации между серверами. Все пользователи подключаются к единой базе, работают в едином информационном пространстве. Это экономит не только серверные, но и ресурсные мощности, потому что для обеспечения и сопровождения каждого сервера нужно содержать сотрудников.

Кроме того, есть свои серьезные преимущества для компании-исполнителя проекта. Значительно упрощается разработка системы, так как не нужно отправлять сотрудников в командировки на удаленные объекты заказчика. Разработчик создает фактически все в единой базе, а пользователи удаленных объектов просто подключаются к ней, соответственно – есть возможность удаленной установки клиентских мест. То же можно сказать и о техподдержке системы, которая значительно упрощается, так как нет необходимости выезжать за тысячи километров на объект заказчика и на месте выяснять, в чем проблема: в единой базе все можно быстро восстановить.

Единственный минус – работа с удаленной базой подразумевает зависимость от канала связи и, следовательно, выбирая данный подход, клиентам необходимо учесть возможные риски. Тем не менее, многие руководители компаний осознают, что автоматизация документооборота, выполненная по данному принципу, позволяет всей филиальной структуре крупного предприятия работать в едином ритме, что непосредственно влияет на улучшение репутации предприятия и является конкурентным преимуществом в динамичной рыночной среде.

Благодаря созданию системы электронного документооборота в режиме удаленного доступа и успешной реализации проекта в «ТД им. Горького»UpScale Soft получила передовой опыт и достаточно востребованное на рынке конкурентное преимущество. Для трех крупных холдингов, которые уже заявили о своем интересе к такому подходу, принципиальным аргументом стал факт устойчивой работы системы в условиях предприятия с удаленными филиалами.