Антикризис: Система электронного документооборота – эффективность, экономичность, контроль

В условиях мирового экономического кризиса российские предприятия вынуждены решать несколько принципиальных задач. С одной стороны, компании неизбежно будут снижать свои издержки. В том числе и за счет непопулярных мер – сокращения персонала, урезания зарплат, отказа от дорогостоящих проектов. С другой, существует необходимость сохранения технологических знаний по организации работы с документами.

Поэтому сегодня предприятия крупного, среднего и все чаще малого бизнеса в качестве элемента первичной автоматизации отдают предпочтение системам автоматизации документооборота. Они обеспечивают решение данных задач, в том числе позволяя сохранить управляемость и эффективность при меньшем числе сотрудников и сокращая затраты на изготовление, размножение и рассылку бумажных документов. Данных систем на рынке представлено достаточно много, и мы проанализируем их эффективность на примере системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО».

В Кемеровской области в 2007 году региональным представителем разработчика СЭД «ДЕЛО» «ЭОС» в Западной и Восточной Сибири «Корпоративные системы – Консалтинг» реализован ряд проектов. В частности, СЭД «ДЕЛО» была внедрена в структурных подразделениях и филиалах «Кемеровской Мобильной Связи». В компании отметили, что потребность перехода на СЭД была вызвана необходимостью обеспечить единую регистрацию в системе всех документов головных офисов и филиалов, а также гарантировать контроль исполнения всех резолюций и поручений к ним. В том же году в Омской области аналогичные задачи решались в производственно-строительной фирме «Полет и Ко», где серьезной проблемой стали невозможность обнаружить подлинник документа, отследить исполнение резолюций, долговременный процесс согласования договоров.

«В информационном обществе при любых экономических условиях инвестиции в ИТ-инфраструктуру остаются одним из базовых элементов в стратегии долгосрочного развития любой компании, – сообщил начальник отдела информационный технологий «Кемеровской Мобильной Связи» Николай Марченко. – В 2001 году у нас возникла острая потребность в переходе на безбумажное делопроизводство и управление электронными документами, учитывая постоянно растущее количество документов, циркулирующее в компании. Внедрение СЭД в данном случае оказалось не только более экономичным и контролируемым решением, но и наименее затратным по времени. СЭД «ДЕЛО» позволил не только автоматизировать бумажное делопроизводство, но и работать с учетом этапа развития нашей компании. Проект у нас начался еще в 2001 году, и процесс наращивания системы осуществлялся по мере необходимости».

Преимущества электронного делопроизводства очевидны любому специалисту. В частности, если речь идет о крупных компаниях с территориально-распределенной структурой, то, в первую очередь, все подразделения получают регламентированный доступ к соответствующим электронным документам. Таким образом, формируется единое информационное пространство для производственных площадок, которые могут быть рассредоточены по территории всей страны или региона. В «Кемеровской Мобильной связи» были объединены головной офис предприятия в Кемерово и филиал в Новокузнецке. Наряду с возможностью быстрого внедрения, важным моментом является то, что СЭД «ДЕЛО» позволяет интегрироваться с наиболее распространенными решениями мировых и отечественных производителей информационных технологий. В частности с продуктами «1С», Microsoft, Oracle и др.

Автоматизация документооборота позволяет решать ключевые задачи не только по оптимизации работы с финансовыми документами, снижению временных затрат на работу с ними, но и обеспечивает защиту коммерческой информации. Ее защита становится особенно актуальной, когда сокращение персонала неизбежно. В этом случае, руководству компании необходимо обеспечить сохранность баз данных по заказчикам, финансовой документации и пр.

«Функционал СЭД «ДЕЛО» позволяет гарантировать информационную безопасность, например, через разграничение прав доступа к документам между пользователями, – сказал Николай Марченко. – Кроме того, возможна настройка доступа к документам только для пользователей, зарегистрированных в системе. В результате, нам удалось избежать неконтролируемого перемещения бумажных копий по различным кабинетам, что в случае их потери отрицательно влияет на политику информационной безопасности».

Как показывает практика, в результате внедрения СЭД на российских предприятиях процесс согласования, занимавший прежде от нескольких недель, сокращается до одного двух дней. При этом автоматически решаются вопросы с контролем, сохранностью и правильной адресацией важных документов, а также исполнительской дисциплиной ответственных сотрудников. В «Кемеровской Мобильной Связи» СЭД «ДЕЛО» расширила возможности руководства по управлению предприятием, упростила процедуры подготовки документов и принятия решений.