Электронный документооборот по электронной почте

Вышло обновление системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox, содержащее новые возможности коллективной работы с документами по электронной почте.

PayDox E-Mail Клиент — функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера

PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту. Эта возможность доступна на любых компьютерах, включая iPad и на любых клиентах электронной почты.

Данная функциональность позволяет: согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты.

Дополнительная возможность включает дублирование отправляемых системой и пользователями e-mail уведомлений по SMS на сотовые телефоны пользователей. Устанавливать для себя необходимость получать SMS-сообщения пользователи могут самостоятельно. Например, в случае, если сотрудник находится на выезде и не имеет некоторое время доступа к своему компьютеру, он может на этот период включить для себя автоматическую отправку ему системой SMS-сообщений.

Система автоматически дублирует пользователям на их адреса электронной почты все документы, с которыми необходимо работать. Карточки документов, которые приходят пользователям по электронной почте, по форме похожи на эти же карточки, с которыми пользователи работают непосредственно в системе и содержат такие же кнопки управления.

Например, кликнув на кнопку «Входящие», можно отправить на сервер запрос на получение текущего списка входящих документов. Запрос будет автоматически обработан и сервер СЭД пришлет актуальный список входящих документов.

Получив необходимый список документов, можно, кликнув на номер документа, послать по электронной почте на сервер СЭД запрос на получение карточки необходимого документа. Сервер СЭД автоматически обработает запрос и пришлет карточку запрошенного документа вместе с файлами этого документа.

Далее аналогичным образом с полученным документом можно произвести необходимые действия, например, создать резолюцию, создать поручение или согласовать документ.

При создании поручения или резолюции можно вставить адреса электронной почты исполнителей из справочника контактов электронной почты — при обработке письма сервер СЭД найдет в справочнике пользователей СЭД соответствующие адресатам электронной почты логины пользователей и подставит их в создаваемое поручение

Новая функциональность также включена в бесплатную версию PayDox Team.

Полнофункциональная демонстрационная версия системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox доступна на официальном сайте системы.