Северо-западное региональное отделенье корпорации «Галактика» (ЗАО «Галактика-ИТ») начало этап внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM на все подразделения СПбГМУ.
Решение о переходе на систему электронного документооборота было принято руководством вуза в 2010 году. В результате детального изучения и анализа ведущих систем класса ЕСМ выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Основными критериями выбора явились комплексность и функциональность системы, глубокая интеграция с другими продуктами, масштабируемость системы и возможность распределенной работы, наиболее полно подходящие для образовательной структуры. Основные задачи, которые ставились перед системой это: увеличение прозрачности бизнес-процессов, сокращение затрат времени руководства и сотрудников, обеспечение конфиденциальности информации и повышение исполнительской дисциплины.
Проект по СЭД на базе DIRECTUM стартовал в конце 2010 года, однако система электронного документооборота не решала все возложенные на неё задачи в полном объеме, а лишь охватывала часть задач канцелярии.
Активная фаза проекта началась в конце 2012 года, когда новое руководство вуза стало уделять значительное внимание развитию информационной системы и положительно оценило сделанные наработки на базе СЭД DIRECTUM.
Первоочередными объектами автоматизации стали внутренние процессы делопроизводства, процессы исполнения поручений, подготовки и согласования распорядительной и исходящей документации. Куратором направления был назначен начальник отдела перспективного развития и управления качеством Александр Калыгин. Исполнителем работ по проекту выступает Северо-Западное региональное отделение корпорации «Галактика» (ЗАО «Галактика ИТ»), обладающее опытом успешных проектов автоматизации и компетентными специалистами. Немало важно для вуза стало и то, что ЗАО «Галактика ИТ» является не только сертифицированным партнером компании DIRECTUM, но и центром сертифицированного обучения по системе DIRECTUM.
В рамках завершенного этапа проекта за три месяца были успешно решены следующие задачи:
• обновление системы DIRECTUM до текущей версии 4.9;
• автоматизация деятельности общего отдела как центрального связующего звена документооборота университета;
• подключение большинства подразделений вуза к СЭД DIRECTUM;
• предоставление первым лицам возможности мобильного доступа к системе с использованием планшетных устройств для решения вопросов рассмотрения, согласования и принятия решений по входящей и организационно-распорядительной документации;
• масштабное обучение работников аппарата управления университета – 120 человек, включая ректора и проректоров вуза.
Калыгин А.Б., куратор проекта, СПбГМУ им. И.П.Павлова:
«Исполнителем по проекту выступает компания «Галактика ИТ», которая проявляет себя как надежный партнер, помогающий решать проблемы университета. Ведь предстоит не краткосрочная реализация проекта по локальной автоматизации, а масштабное, повсеместное внедрение новой системы, автоматизации функций, исторически выполняющихся только на бумаге. Безусловно, и в первую очередь, мы решаем ряд серьёзных организационных вопросов, и для реализации проекта необходима компетентная поддержка опытных специалистов – экспертов по автоматизации деятельности вузов».
Ленько Д.В., руководитель проекта, компания «Галактика ИТ»:
«Доверие и ответственность, возложенная на нас, в очередной раз подтверждают наши компетенции как в части внедрения СЭД, так и в части подготовки специалистов наших заказчиков по эксплуатации и развитию СЭД».
СПРАВКА:
Санкт-Петербургский государственный медицинский университет имени И.П. Павлова— крупнейший учебный, научный и лечебный медицинский центр Северо-Запада России. Персонал СПбГМУ им. И.П. Павлова насчитывает более 6000 человек. В составе университета имеется 11 факультетов, 12 научно-исследовательских центров и институтов. Клинические базы кафедр располагаются в клиниках университета, а также в 43 крупных больницах и поликлиниках. В университете идет постоянная работа над учебными программами, направленная на их обновление и развитие в соответствии с быстрым обновлением медицинских технологий и научными достижениями. СПбГМУ им. И.П. Павлова уделяет значительное внимание вопросам внедрения инновационных технологий, как в медицинской, так и в учебной деятельности.
