Договоры без точной стоимости: как вести их учёт, зная о всех нюансах

Предисловие

В строительстве иногда практикуется следующее: при заключении договора с заказчиком в приложении к данному договору не указывается точная стоимость работ по нему. То есть, начало строительных работ приходится на период, в который смета ещё не утверждена, а существует лишь некий проект. Иными словами, проект «не осмечен», а стоимость его не известна.

Вопрос

Как же в этом случае, при планировании и учёте работ между заказчиком и подрядчиком отслеживать финансовые показатели? К примеру, как понять, не вышла ли стоимость выполнения работ, оговоренная с заказчиком, за какую-то границу, которая нигде не обозначена (ни в договоре, ни в приложении к нему)?

Пример ответа подрядной организации

По наблюдениям компании «Алтиус Софт» (московского разработчика готовых компьютерных решений для строительных компаний), ответ от подрядной организации звучит примерно так, как описано ниже.

Приблизительную, ориентировочную стоимость выполнения работ мы, как подрядная организация, объявляем исходя из некоторых аналогов подобных объектов недвижимости, которые строились ранее.

Таким образом, мы опираемся на ориентировочную стоимость, которая в итоге будет отличаться от действительности. Выполнив часть работ, мы отслеживаем затраты, учитываем их и прибавляем к ним свою норму рентабельности. В эту норму закладываются, к примеру, накладные расходы, сметная прибыль и так далее.

Затем на эту сумму составляется приложение к договору с заказчиком или дополнительное соглашение, в котором указывается стоимость и наименование работ, которые сразу закрываем актом выполненных работ. При этом необходимо отслеживать, о какой первоначальной стоимости удалось договориться с заказчиком, и не вышла ли наша подрядная организация за её рамки. Если же наблюдается отклонение от запланированной стоимости работ (по причине сезонности, повышения цен на материалы и аренду техники, форс-мажорных обстоятельств и т.п.), то нужно вновь встретиться с заказчиком, чтобы пересмотреть условия.

Как правило, такая практика применима при долгосрочных и сложившихся отношениях между заказчиком и подрядчиком. Заказчик доверяет исполнителю, выделяет необходимый бюджет на строительство. А подрядчик, в свою очередь, фактически работает «вбелую», предоставляя заказчику все необходимые документы, включая кассовые чеки и приходные накладные на материалы. Как правило, договориться удаётся всегда, но, конечно, такой подход нельзя назвать совершенным.

Реальный учёт договоров без точной стоимости

Из ответа можно сделать вывод, что учёт договоров без точной стоимости в строительстве – явление нестандартное и непривычное для разработчиков По. Тем не менее, упорядочить данный участок учёта возможно. Во всяком случае, в программе «Алтиус – Управление строительством» предусмотрен весь необходимый функционал для осуществления этой цели.

В программе «Алтиус – Управление строительством» учёт работ по договору без точной первоначальной стоимости можно вести своевременно и чётко, несмотря на всю непредсказуемость ситуации.

В программе нужно задать договор с одним приложением, которое называется «Ориентировочная стоимость работ по договору». Далее этому приложению следует присвоить статус «Не действует». Затем в приложение ввести сумму, о которой удалось договориться с заказчиком, но указать её со знаком «минус».

После того, как выполнены реальные работы, создаётся следующее приложение на тот этап работ, который выполнен. Например, земляные работы. На этом этапе вносится стоимость работ, которые выполнены на самом деле – уже со знаком «плюс». Этому приложению уже нужно присвоить статус «Действует». На него составляются акты выполненных работ и на это же приложение относятся авансы, которые были получены от заказчика, исходя из определения предварительной стоимости работ. То есть, можно увидеть, какая часть полученного аванса ушла на выполнение конкретных работ.

Далее следует отследить дельту между суммами, указанными в действующем и недействующем приложении. На этот случай в программе «Алтиус – Управление строительством» предусмотрен ряд отчётов, в которых всегда есть возможность указать, какие договоры и приложения показывать пользователю: действующие, недействующие или все.

Когда пользователь решает, что хочет видеть все приложения, то он может отследить дельту между той условной отрицательной суммой, заданной ранее, и суммой, на которую были на самом деле выполнены работы. До тех пор, пока пользователь видит тот самый «минус», он всегда может понять, сколько денежных средств у него ещё есть в запасе. Как только пользователь видит только «плюс», это означает, что за рамки предварительной договорённости с заказчиком о стоимости работ субподрядная организация вышла.

Чтобы составить отчёты, которые проходят сверку с бухгалтерскими данными, данными от заказчика, пользователю нужно указать, чтобы программа демонстрировала ему только действующие договоры и приложения.

В этом случае условное приложение со знаком «минус» нигде не отобразится, и можно будет увидеть только те данные, которые относятся к реально выполненным работам, включая все суммы оплат, которые были «разнесены» по работам. То есть, это и акты выполненных работ, и затраты субподрядной организации.

Полная автоматизация управленческого учёта в строительстве

Таким образом в программе «Алтиус – Управление строительством» можно вести учёт договоров без точной стоимости. С одной стороны, может показаться, что это довольно узкий участок учёта. Но, с другой стороны, в строительстве практика работы по договору, не отражающему точную стоимость проекта, встречается не так уж часто.

Я считаю, что наша программа непременно должна включать в себя и фундаментальные основы (финансовое, календарное, ресурсное планирование, учёт договоров с заказчиками и подрядчиками и многое другое), но также должна учитывать и различные нюансы в ведении учёта в строительстве. Договоры без точной стоимости – это, конечно, не совсем нюанс, но и, как говорится, не то чтобы классика. Однако программа ведёт учёт таких договоров, позволяет в них ориентироваться, даёт возможность руководителям подразделений принимать важные управленческие решения.

В целом учёт договоров в строительстве (с указанием точной стоимости или без неё) – важная область управленческого учёта, с которой, собственно, и надо начинать автоматизацию. Одним из заблуждений выступает мнение о том, что полностью автоматизировать процессы на строительном предприятии нет необходимости, а достаточно взять лишь отдельные области, такие как оперативное управление денежными средствами, управление складскими запасами и управление ремонтом и оборудованием, не принимая во внимание учёт договоров, планирование и другие важные аспекты ведения бизнеса.

В строительстве такой подход недопустим, поскольку все процессы связаны между собой и представляют единую структуру. Правильнее изначально идти от учёта договоров, фиксируя при этом все остальные составляющие, а не наоборот. Именно в таком случае программа для управления строительством будет работать, как полноценная программа для управленческого учёта и приносить ощутимые результаты в виде экономии средств, выявления незапланированных издержек и сокращении временных показателей. В противном случае программа послужит просто неким аналогом электронных таблиц, в которые вносят разрозненные данные. Соответственно, ждать от какой-либо программы реальных результатов, не понимая её основного функционального назначения, не имеет смысла.