Специалисты ЗАО «Аптеки 36,6» и компании TopS Business Integrator (TopS BI) завершили проект по созданию информационной системы поддержки принятия управленческих решений, в которую вошли системы автоматизации процессов бюджетного управления и формирования консолидированной финансовой и оперативной управленческой отчетности.
Аптечная сеть 36,6 - национальный лидер в области розничной торговли товарами для красоты и здоровья. Компания управляет более чем 550 аптеками в 65 городах России; осуществляется активное расширение аптечной сети. Интенсивный рост компании, быстрое региональное развитие, формирование географически распределенной организационной структуры потребовали совершенствования механизмов финансового управления, и руководство Аптечной сети 36,6 инициировало проект по автоматизации процессов бюджетного планирования и формирования консолидированной финансовой отчетности в соответствии со стандартами МСФО, а также внутренними практиками оперативной управленческой отчетности.
По итогам открытого тендера исполнителем проекта была выбрана компания TopS BI. Технологической основой Системы поддержки принятия управленческих решений стали программные продукты Oracle (Oracle Financial Analyzer и Oracle Sales Analyzer, СУБД Oracle 10g Database Server, Oracle Express Server, Oracle Warehouse Builder, Oracle General Ledger).
Консультанты TopS BI в сотрудничестве со специалистами Аптечной сети 36,6 формализовали бюджетную модель компании, охватив все функциональные подразделения и аптеки. Была разработана финансовая структура Аптечной сети 36,6 и выделены центры финансовой ответственности (более пятисот).
Определены состав и порядок формирования бюджетов, включая бюджеты центров затрат, действующих и новых центров продаж, бюджеты регионов. Выделены 24 аналитических разреза для формирования бюджетов и отчетности об их исполнении. Оптимизирован состав годового бюджета компании, предусмотрена возможность его корректировки по итогам полугодия.
Формализованная бюджетная модель была реализована в информационной системе поддержки процессов бюджетирования. В системе настроены более 90 бюджетных форм и более 60 отчетов. Система обеспечивает планирование инвестиций в разрезе проектов; планирование продаж в разрезе товарных категорий с учетом факторов сезонности, инфляции; планирование доходов и расходов по центрам продаж с учетом форматов аптек, формы собственности и способов их приобретения; формирование бюджетов верхнего уровня (Бюджетного баланса, Бюджета прибылей и убытков и Бюджета движения денежных средств). Командой проекта был также подготовлен набор нормативных документов, включая регламенты, альбом бюджетных и отчетных форм, методики формирования бюджетов. В процесс планирования вовлекаются директора всех аптек и руководители функциональных подразделений компании. Второй составляющей системы поддержки принятия решений стала система формирования консолидированной финансовой отчетности по МСФО и оперативной управленческой отчетности. Командой проекта разработан единый для всех юридических лиц план счетов управленческого учета, формализованы и реализованы в информационной системе алгоритмы формирования консолидированной отчетности по МСФО с учетом юридической структуры компании и внутренних хозяйственных операций (более 20 отчетных форм и форм для трансформации).
В настоящее время система передана в финансовые службы Аптечной сети 36,6. Система обеспечит поддержку процессов финансового планирования, контроля и анализа деятельности, предоставит руководству компании объективную и своевременную информацию для принятия управленческих решений, а также повысит прозрачность компании для ее инвесторов.
