Решения HP по управлению документооборотом помогут компаниям оптимизировать расходы

Управление документооборотом дает возможность контролировать коэффициент бумажного и электронного оборота (коэффициент Б/Э).

В 2008 году Ассоциация специалистов по обработке информации и изображений (AIIM) , в задачи которой входит создание стандартов для технологий управления документами, провела обширное исследование отрасли. В результате было выявлено, что главное требование к современным системам по управлению документооборотом, -«повышение их эффективности». Такой ответ дали 32% респондентов.

Однако сегодня, в новой экономической ситуации, в любой компании приоритетной становится задача максимально сократить расходы. По мнению Акселя Людеманна (Axel Luedemann), консультанта по корпоративным решениям HP Imaging and Printing Group, EMEA, «в ближайшие год - полтора сокращение расходов станет основной причиной необходимости введения систем управления документооборотом».

Пример подобной тенденции - совместный проект компании Hewlett-Packard и ОАО «Российские железные дороги». Еще в 2008 году специалисты «Трансинформа», отделения, отвечающего за бизнес-технологии ОАО «РЖД», задались целью оптимизировать средства печати. После проведения исследования рынка, «Трансинформ» обратился за помощью к специалистам компании HP.

В результате проведенных ими работ был модернизирован парк печатных устройств и, как итог, оптимизированы расходы компании ОАО «РЖД». По словам Владимира Кибалова, менеджера ИТ отделения «Трансинформ», «особенно полезным приобретением для Российских железных дорог стали 250 сетевых сканеров НР 9250 Digital Sender, конструкция которых позволяет совместное использование, архивирование и интеграцию бумажных документов в электронные потоки операций».

«Одна из наших основных задач, - добавляет Кибалов, - это перевозка грузов. В случае, например, когда груз идет с Дальнего Востока в страны Балтии, он проходит через множество отделений, что влечет за собой подготовку огромного количества перевозочных документов, таких как таможенные декларации. Раньше это занимало очень много времени - многочисленный персонал работал в архивах со старыми бумажными документами. Теперь, когда электронные копии создаются и хранятся при помощи сетевых сканеров НР Digital Sender, качество и скорость работы значительно повысились».

На сегодняшний день, компания HP следуя последним тенденциям рынка, предлагает широкий ассортимент продуктов и решений, позволяющие организациям сократить издержки на поддержание документооборота, а также автоматизировать обработку документов.

К числу таких последних новинок относятся новые модели сканеров, которые сочетают в себе удобное управляющее ПО и широкий спектр средств по обеспечению безопасности хранения информации. По словам Акселя Людерманна, «новые сканеры НР (HP Scanjet 5000 и HP Scanjet 7000) были разработаны для того, чтобы максимально упростить процесс обработки бумажных документов и автоматически направлять их в систему документооборота компании. Это, безусловно, повысит уровень безопасности процесса, позволит добиться лучшей управляемости, большей эффективности обработки, и, в конечном счете, поможет снизить общие расходы компании».

Не так давно компания HP представила новый портфель программных решений, с помощью которых компании смогут повысить защищенность информационных систем и производительность в целом. Эти продукты позволяют получить моментальный эффект за счет перевода заданий, ранее обрабатываемых вручную, в полностью автоматизированную систему. К числу новых технологических решений относятся - Automated Data Removal, автоматическое удаление данных; Delivery Notification, позволяющее автоматизировать отчеты о доставке документов; Output Server Solution - для обмена данными и многие другие.

Управление документооборотом является также необходимым элементом защиты окружающей среды. Сегодня компании все больше внимания уделяют экономному расходованию природных ресурсов (воды, энергии). Управляя документооборотом, компании производят меньше химических отходов и потребляют меньше воды и электроэнергии, что, в свою очередь, позволяет экономить на расходах.