ФОРС автоматизировал договорное делопроизводство в Парке Горького

ГК ФОРС объявляет о разработке и внедрении в Парке Горького системы автоматизации договорного делопроизводства АИС «Корпоративный информационный портал». Это полнофункциональная гибкая система, реализованная на основе типового портального решения ФОРС для управления внутренними и внешними процессами организации.

Парк Горького - одно из излюбленных мест отдыха москвичей - стал не только пионером в организации современного досуга на уровне лучших мировых стандартов, но и примером того, как информационные технологии могут с пользой применяться предприятиями этой сферы.

Парк Горького – поистине народный парк с посещаемостью свыше 50 000 человек в будни и 120 000 в выходные и более 200 000 в праздничные дни. С 2011 года парк задает новые стандарты, став первым парком мирового уровня в России, пространством для отдыха, спорта, танцев и игр на свежем воздухе. Бесплатный вход, Wi-fi покрытие, современный дизайн, насыщенная программа мероприятий и внимание к людям – все это превратило Парк Горького в эпицентр культурной жизни столицы.

Столь динамичное развитие потребовало столь же технологичных средств управления бизнес-процессами. С помощью стандартных офисных программ становилось всё труднее справиться со стремительно растущим документооборотом, обеспечить эффективную работу с многочисленными контрагентами и он-лайн взаимодействие сотрудников между собой. По итогам открытого конкурса ФОРС и был привлечен в качестве подрядчика, который обеспечил проведение предпроектной экспертизы, обследование и анализ деловых процессов, подготовку технического задания и прочей необходимой документации, а также осуществил разработку и внедрение самой системы.

«Перед нами стояла цель создания портала, который бы обеспечил единое информационное пространство для организации совместной работы всех сотрудников с различной информацией, поступающей и существующей в виде единой базы знаний по договорам, контрагентам, документам и их перемещениям, - рассказывает начальник отдела ИТ Парка Горького Алексей Лизунов. – Эта задача была успешно решена специалистами ФОРС. В результате мы получили не просто автоматизированную систему для работы с договорами, но и электронный документооборот, возможность подготовки аналитической отчетности и инструмент внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников».

Отличительная особенность портала состоит в том, что он сочетает в себе финансово-экономический блок с кадрово-административным, что позволяет сотрудникам вести совместную работу с документами, генерировать и публиковать новости, обмениваться сообщениями.

Система состоит из двух основных модулей. Первый - внутренний корпоративный портал с подсистемами электронного документооборота, взаимодействия кадрового состава и управления системой в целом. Второй - это контрактный модуль, состоящий из подсистем управления договорами и формирования специальной отчётности. Работе с системой было обучено около 40 человек.

Внедрение АИС «Корпоративный информационный портал»» позволило сократить издержки, связанные с оперативным согласованием документов, свести к минимуму документы на бумажных носителях, избежать дублирования, повысить качество управления документами, вести анализ оперативной деятельности, формировать отчетность – иными словами, создать централизованную систему по управлению внутренними деловыми процессами парка с учетом специфики этого муниципального учреждения. При этом портал является ещё и площадкой для делового общения сотрудников и укрепления корпоративного духа - того особого, творческого и яркого, который делает парк совершенно особым местом.

Проект был выполнен менее чем за год. ФОРС продолжает работы по поддержке и развитию системы в части разработки дополнительной функциональности и создания новых подсистем и подразделов. Увеличивается количество автоматизируемых бизнес-процессов, расширяется аналитика, планируется включение в портал аппаратной части (кассы, прокат и т.д.), а также интеграция портала с сайтом парка, что создаст постоянно действующий канал коммуникации с внешней аудиторией – гостями, партнерами и органами власти.

Отметим, что тиражируемое решение ФОРС по управлению договорами и договорной деятельностью может быть востребовано компаниями и организациями любых отраслей и масштаба. Но дополнительные преимущества смогут извлечь государственные учреждения федерального, регионального или муниципального уровней - именно для них реализованы функции по подготовке государственного заказа к размещению, контролю ограничений по прямым договорам, планированию и учету использования субсидий в договорном процессе, а также множество других специализированных функций.