Сегодня среда, 08.02.2023, 06:27, ньюсмейкеров: 43713, сайтов: 1198, публикаций: 3300422
21.11.2013 11:19
Новости.
Просмотров всего: 7080; сегодня: 2.

В администрации г. Стрежевой «в связке» работают «Дело», eDocLib и сайт города

В администрации г. Стрежевой «в связке» работают «Дело», eDocLib и сайт города

Автоматизация управления документами, создание единого информационного пространства, обеспечение жителям города доступа к информации о деятельности муниципалитета с возможностью «обратной связи» – таковы три составляющих проекта, реализованного в Администрации городского округа «Стрежевой» (Томская область) компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке. Эти задачи были решены путем модернизации официального сайта органов местного самоуправления города, а также через интеграцию установленных в организации систем электронного документооборота «Дело» и eDocLib с обновленным сайтом.

Проекты автоматизации в администрациях небольших муниципалитетов, как правило, очень похожи: обычно они начинаются с внедрения системы электронного документооборота в канцелярии, реже – в нескольких структурных подразделениях. С течением времени система может охватить отраслевые комитеты и управления, а позднее к единой базе получают доступ муниципальные учреждения. По такой схеме на базе продуктов ЭОС развиваются СЭД в сотнях муниципалитетов России.

Во всех подобных случаях объектом автоматизации остается управленческий документооборот (регистрация, контроль исполнения, перевод служебной документации в электронный вид и т.д.) Иные ИТ-системы организации (сайт, правовые базы и др.), как правило, работают независимо от СЭД.

На фоне таких стандартных внедрений проект, который реализован компанией «КС-Консалтинг» в Администрации городского округа Стрежевой, является уникальным. Начав с системы управления документами, в итоге Администрация Стрежевого создала общее рабочее пространство для сотрудников с разграничением доступа к различным видам документов в соответствии с должностными обязанностями, а также полноценный внешний информационный ресурс для жителей города.

СЭД «Дело» и работа с обращениями граждан

Система электронного документооборота «Дело» в Администрации ГО Стрежевой была внедрена еще в 2003 году. К концу 2012 года в «Деле» велась регистрация входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, подписанных (изданных) правовых актов. Средствами СЭД были автоматизированы контроль исполнения поручений и работа с обращениями граждан. В системе работали Управление делами Администрации ГО, Финансовое управление, приемная, а также руководители – первый заместитель и заместитель Мэра города.

СЭД «Дело» охватило весь цикл работ с обращениями граждан. Все поступающие в Администрацию обращения и документы по их рассмотрению были разделены на несколько регистрационных категорий: «Заявления», «Поручения по рассмотрению обращений», «Жалобы», «Обращения граждан», «Личный прием Мэра города» и «Ответы на обращения граждан».

Система «Дело» в рамках работы с обращениями граждан позволила решить ряд важных задач:

• организация работы с номенклатурой дел обращений граждан;

• создание и ведение реестра обратившихся граждан;

• фиксация устных обращений;

• рассмотрение обращений и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним);

• автоматическое формирование отчета о ходе исполнения конкретного поручения (по запросу);

• автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;

• контроль подготовки и отправки ответа заявителю в установленные сроки;

• поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов;

• подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах.

Вместе с тем, в этой стройной системе работы с обращениями не хватало важной составляющей – Интернет-приемной на официальном сайте. Популярность такой формы взаимодействия граждан с властью в последние годы резко возросла: все больше обращений в органы власти (от Президента России до сельсовета) приходит именно по таким каналам.

Жители России оценили простоту сервиса: не нужно искать почтовый адрес организации и нести письмо на почту, не нужны даже электронные адреса: как правило, интернет-приемные принимают обращение через веб-форму. А статус таких обращений ничем не отличается от привычных бумажных писем – они обязательны для рассмотрения, и орган власти должен дать ответ в сроки, установленные федеральным законом.

От потребностей – к проекту

Именно потребность создать Интернет-приемную стала одной из причин принятия решения о модернизации официального сайта. Важной причиной стала и необходимость обновления содержания. В соответствии с требованиями федерального законодательства органы местного самоуправления обязаны раскрывать информацию о своей деятельности, в том числе и путем ее опубликования на страницах официальных интернет-ресурсов. Законодатель определил обширный перечень сведений, обязательных для размещения в Интернете, и для этого требовалась реструктуризация разделов сайта. Кроме этого, «движок» сайта уже не мог удовлетворить всех информационных потребностей Администрации. Дизайн также требовал серьезной переработки.

Приняв решение о масштабной переделке сайта, Администрация Стрежевого задумалась об автоматизации процесса наполнения ресурса информацией. В блоке, обязательном для размещения в Интернете, самый большой объем – это нормативные правовые акты. Органы местного самоуправления должны не только публиковать их, но и поддерживать базу в актуальном состоянии – отмечать утратившие силу, вносить изменения в ранее принятые документы и т.д.

Процесс правотворчества (разработка проектов правовых актов и их согласование) в Администрации Стрежевого был реализован в системе eDocLib. Система была установлена в дополнение к СЭД «Дело» и охватывала все подразделения, задействованные в создании правовых актов. Общее число полнофункциональных рабочих мест системы превысило 100, также использовалось 10 рабочих мест категории «Читатель». Публиковать документы на сайте по мере их принятия было возможно только в виде списка. В этом случае найти на сайте актуальные документы (с учетом последних изменений) заинтересованному жителю города было очень сложно. Процесс требовал оптимизации и применения современных технических решений.

Сформулировав общие пожелания по проекту, Администрация Стрежевого в конце 2012 года обратилась к компании «КС-Консалтинг», которая в итоге и осуществила весь комплекс работ.

Модернизация сайта и интеграция с «Делом» и eDocLib

На первом этапе проекта специалисты «КС-Консалтинг» в удаленном режиме совместно с работниками муниципалитета определись с перечнем функций, которые должны были решать модернизированный сайт и интегрированные с ним системы. В частности, в окончательный вариант технического задания был включен пункт об автоматизации выгрузки обращений граждан из Интернет-приемной и дальнейшей их пересылке посредством электронной почты для автоматической регистрации в СЭД «Дело».

Кроме этого, проектом была предусмотрена пересылка из СЭД «Дело» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через Интернет-приемную) сведений о ходе работы с обращением. В итоге гражданин, направивший обращение, зайдя в «Личный кабинет», должен был видеть все стадии, которые прошло его письмо: какие поручения даны, в каком подразделении находится, как вопрос решен в итоге.

Автоматизировать публикацию нормативных актов было решено через интеграцию eDocLib с официальным сайтом. База документов, созданная таким образом, должна была позволять отслеживать историю изменений в документах и их текущий статус. Также требовалось организовать поиск среди опубликованных правовых актов для внешних посетителей сайта.

После подготовки технического задания и ранжирования задач с целью уложиться в текущий бюджет на реализацию проекта в 2012 году оставалось около двух месяцев. Проект начался с модернизации сайта. Это направление не является для компании «КС-Консалтинг» профильным, поэтому собственно разработка сайта была отдана субподрядчику. Однако обновление дизайна и создание новых графических элементов было проведено собственными силами компании.

В качестве системы управления сайтом (CMS) была выбрана joomla, версия 2.5. Параллельно с разработкой нового сайта специалисты «КС-Консалтинг» вели адаптацию собственного модуля интеграции СЭД «Дело» с интернет-приемной и модуля публикации документов из eDocLib.

Для обеспечения публикации документов из eDocLib была применена проверенная схема обмена пакетами по e-mail. Был создан специальный тип документа – «Публикация». Нормативные акты, которые требовалось довести до сведения населения, после принятия и полного оформления в электронном виде в eDocLib направляются на публикацию. Объект «Публикация» создается в качестве связанного с ними документа и автоматически копирует из регистрационной карты (РК) нормативного акта всю информацию, которая требуется для опубликования: краткое описание, группа документов, номер, дата, файлы документа, основные связки и основные реквизиты связанных документов.

Во избежание возможных ошибок автоматический процесс публикации нуждается на конечной стадии в человеческом участии. Сформированные в eDocLib карточки «Публикации» попадают к оператору, который проверяет и корректирует краткое описание публикуемого документа, при необходимости – укомплектовывает карточку файлами документа в формате PDF и т.п. После завершения оформления РК в соответствии с требованиями объёма, подачи и формата файлов оператор отправляет пакет на публикацию. При этом формируется специальный файл XML (паспорт), паспорт и файлы документа отправляются по e-mail на сторону сайта на специальный адрес, обрабатываемый роботом. Робот разбирает полученный пакет и автоматически размещает его на сайте в статусе «неопубликованные» (для дополнительного контроля перед опубликованием).

При этом документ публикуется в соответствующий раздел исходя из группы документов в eDocLib. Если в связках к публикуемому документу указаны другие документы, ранее опубликованные на сайте («в отмену» – «отменен» и т.п.), то в публикации на сайте автоматически формируется гиперссылка на первичный документ. Администратору сайта остается проконтролировать корректность и полноту данных и одним кликом опубликовать документ из CMS.

Модернизированный сайт с интеграционными модулями был сдан заказчику в декабре 2012 года. В течение первого квартала 2013 года производилось его наполнение контентом. После этого новая редакция сайта, интегрированная с СЭД «Дело» и eDocLib, стала доступна в сети Интернет.

В 2013 году работа по модернизации сайта была продолжена – в частности, разработана версия для слабовидящих. Тестируются несколько новых функций Интернет-приемной: возможность прикрепить к обращению файлы документов, а также выбора гражданином способа получения ответа на обращения – почтой и/или в электронном виде на e-mail.

К системе eDocLib в настоящее время подключены все подразделения Администрации. Специалисты заказчика отмечают, что упорядочилась работа с нормативными актами. Также eDocLib используется как справочная правовая система: в любое время сотрудники могут найти нужный документ и узнать его статус (действует, утратило силу и др.). Чаще всего программой пользуются юридическая служба и экономисты.

В дальнейших планах заказчика – расширение функционала интегрированных систем (в частности, поисковых возможностей). Модуль интеграции с eDocLib планируется дополнить новыми функциями: автоматическая публикация статусов документов при поступлении на сайт связанных документов («в отмену», «действует в редакции» и т.п.), указание «крайних дат» для документов с конкретным периодом действия и др. Задумываются специалисты Администрации и о продолжении интеграции систем – высказаны пожелания о возможности выгрузки данных из СЭД «ДЕЛО» в eDocLib.

Напомним, что система «Дело» много лет подряд является уверенным лидером российского рынка СЭД. Платформа eDocLib, более поздняя разработка ЭОС, относится к классу ECM-систем и продолжает набирать популярность среди клиентов и как самостоятельное решение, и как база для создания прикладных конфигураций. За последний год система внедрена в ряде муниципалитетов, а самый крупный муниципальный проект (по числу рабочих мест) реализован в г. Коврове Владимирской области.

О заказчике:

Город Стрежевой расположен на северо-западе Томской области и является территорией, приравненной к районам Крайнего Севера. Население городского округа Стрежевой – около 42 тыс. человек, средний возраст стрежевчан – 32,2 года, основная сфера занятости – нефтегазободывающая промышленность и нефтепереработка. Мэром ГО Стрежевой с 2009 года по настоящее время является Валерий Михайлович Харахорин. За несколько последних лет структура местной Администрации максимально оптимизирована: упразднены все комитеты и два управления, реорганизованы два отдела Администрации.

Сферы деятельности: PublisherNews - портал системы продвижения публикаций, Автоматизация, Законодательство, право, Консалтинг, Стандартизация, Трудоустройство, занятость
Сайты субъектов РФ: Томская область
Сайты федеральных округов РФ: Сибирский федеральный округ
Сайты стран: Россия
Сайты объединений стран: Евразийский экономический союз (ЕАЭС)

Ньюсмейкер: Электронные Офисные Системы — 1311 публикаций
Поделиться:

Интересно:

«Метриум»: В каких новостройках можно сходить в спортзал и SPA
07.02.2023 10:18 Товары и услуги
«Метриум»: В каких новостройках можно сходить в спортзал и SPA
В 40% премиальных и элитных новостроек Москвы предусмотрены фитнес-центры и SPA-зоны. За десять лет количество таких проектов увеличилось почти в два раза – в 2013 году такая инфраструктура была представлена лишь в 24% столичных жилых комплексов. Эксперты «Метриум» рассказывают о самых...
Празднование победы в Сталинградской битве продолжается
07.02.2023 4:16 Мероприятия
Празднование победы в Сталинградской битве продолжается
80-ая годовщина победы советского народа в Сталинградской битве празднуется всей страной как величайшее событие в борьбе добра против зла. В каждом регионе есть своя история Героя, который сражался под стенами нерушимого города, кто отбивал натиск врага в жаркий зной лета и в лютый зимний мороз. На...
62-й Антикварный маркет «Блошинка»
06.02.2023 22:02 Мероприятия
62-й Антикварный маркет «Блошинка»
Антикварные выходные с «Блошинкой». 62-й Антикварный маркет «Блошинка» пройдет 11-12 февраля 2023 в центре столицы. Только-только отпраздновали Новый год, и снова праздники — День святого Валентина и 23 февраля, День защитника Отечества. И накануне 14 февраля именно влюблённым следует обратить...
06.02.2023 17:00 Товары и услуги
В «Балтийском лизинге» авто Exeed доступны с выгодой до 1,1 млн рублей
ООО «Балтийский лизинг» в партнёрстве с официальным дистрибьютором Exeed Cars Rus продлевают специальное предложение на приобретение автомобилей Exeed. С февраля оформить эти авто в лизинг можно будет с выгодой до 1 130 000 рублей от рекомендованной розничной цены. Спецусловия...
Подвиг защитников Сталинграда помнит вся страна!
02.02.2023 18:13 Мероприятия
Подвиг защитников Сталинграда помнит вся страна!
Сегодня вся страна вспоминает подвиг защитников Сталинграда – ведь прошло ровно 80 лет с момента, как в этом ключевом сражении Великой Отечественной войны была одержана победа. На два дня город на Волге снова переименован в Сталинград, там идут торжества, в которых принимают участие активисты и...