Легкий учет тяжелой строительной техники с помощью «1С:Бухгалтерия 8»

Компания «RG-Soft» успешно завершила работы по автоматизации управления и учета компании ЗАО «Механизация МСМ-1», оказывающей полный комплекс услуг по механизации строительно-монтажных работ, на базе типового решения «1С:Бухгалтерия 8».

ЗАО «Механизация МСМ-1» оказывает весь комплекс услуг по механизации строительства и в данный момент является лидером в этом сегменте рынка. На сегодняшний день ЗАО «Механизация МСМ-1» располагает огромным парком строительных механизмов, насчитывающим более 500 единиц самой современной техники, которую обслуживает высококвалифицированный персонал.

Основной целью проекта было создание единого информационного пространства для управления компанией, оптимизация и автоматизация процессов учета. Кроме того, необходимо было наладить детальный учет по каждой единице техники, имеющей свою специфику оценки эффективности.

Проведя анализ и сравнение функциональных характеристик различных программ, представленных на рынке, руководство ЗАО «Механизация МСМ-1» выбрало программный продукт «1С:Бухгалтерия 8». В качестве партнера по реализации данного проекта была выбрана компания «RG-Soft».

Проект состоял из 5-ти этапов: экспресс-анализ бизнес процессов, перевод бухгалтерии с «1С:Бухгалтерии 7.7» на «1С:Бухгалтерию 8», составление технического задания, разработка макета системы управленческого учета, внедрение блоков системы.

Одновременно с написанием общего технического задания проходило внедрение типового решения «1С:Бухгалтерия 8» - проведено обучение пользователей и выполнен перенос документов из «1С:Бухгалтерии 7.7» с начала 2006 года по каждому подразделению компании.

В детальном техническом задании были подробно проработаны объекты, интерфейсы и функциональное наполнение блоков по каждой подсистеме. Разработка макета системы осуществлялась поблочно - это позволило внедрить основные оперативные участки в первую очередь.

Результатом проведенных работ явилась система учета, условно разбитая на две части:

1.Управленческая база данных (УБД), включающая в себя информацию по всем подразделениям и весь необходимый набор аналитики.

2.Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому подразделению.

Для внесения данных в систему разработан и успешно применен следующий алгоритм:

- Одна часть информации вносится через УБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.

- Другая часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в УБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики.

Внедренная система управленческого учета позволила эффективно вести управление продажами, учет взаиморасчетов в части механизации строительства, учет недвижимости, управление денежными потоками, управление механизмами, бухгалтерский и налоговый учет.

В аппарате управления автоматизированы бухгалтерия, плановый отдел, банковская группа, юридический отдел, расчетная группа. В производственных подразделениях автоматизированы диспетчерская (отдел эксплуатации), производственно-технический отдел, плановый отдел. С помощью механизма ежедневного обмена выполнена интеграция управленческой и бухгалтерских подсистем, синхронизация данных происходит ежедневно в автоматическом режиме. Общее количество рабочих мест – 50; ежедневно в системе выполняется до 200 операций.

Внедрение системы управленческого учета позволило:

- Оперативно формировать выручку на основе первичных данных (путевой лист, рапорт работы механизмов и др.).

- Оперативно формировать и анализировать взаиморасчёты с контрагентами в требуемой разбивке (по срокам, по документам, по объектам, по видам деятельности и др.).

- Исключить проблему сверки между бухгалтерским и управленческим учётом.

- Отслеживать статус первичных документов.

- Автоматизировать обработку первичных документов в разрезе механизмов с требуемой аналитикой (диспетчера работают в УБД).

- Иметь массив данных и гибких отчетов, позволяющих получать оперативные данные об использовании техники в требуемых разрезах аналитики (по объектам, по контрагентам, по видам техники).

- Оперативно вносить и обрабатывать платежные документы, вести обмен данными с Банк-клиентом автоматически.

- Идентифицировать платежи по статьям бюджета и ЦФО.

- Оперативно формировать отчеты по выручке и оплате в режиме on-line.

- Автоматизировать выставление актов и счетов (нажатием «одной кнопки» сразу по всем договорам).

- Наладить гибкие отчеты в разрезе требуемой аналитики (тип площади, объект, договор, контрагент и пр.).

- Снизить трудоемкость и ручной составляющей при формировании бюджета Доходов и Расходов, Бюджета движения Денежных Средств (факт).

- Иметь гибкость настройки формата и источников для заполнения статей.

- Хранить промежуточные результаты в рамках АСУП.

- Вести пересчёт бюджета за предыдущие периоды при изменении подхода/формата бюджета.

Автоматизированы отдельные участки работы при составлении консолидированной отчетности по МСФО.

В настоящее время разработаны и находятся в процессе внедрения блоки: учета ТМЦ, основных управленческих отчетов и консолидации по РСБУ.

Подводя итоги проекта, финансовый директор ЗАО «Механизация МСМ-1» С.А.Мичковский отметил: «В результате выполненного проекта мы получили информационную систему, которая стала надежным источником управленческой и финансовой информации. Возможности «1С:Бухгалтерии 8» позволяют решать различные задачи учета и финансового планирования деятельности нашей компании. Дополнительные настройки и разработанные блоки позволили связать в единое информационное пространство различные подразделения, а также значительно сократить бумажный документооборот, исключить дублирования операций, сократить ручной труд. Система управленческого учета, разработанная компанией «RG-Soft» как надстройка над типовой конфигурацией «1С:Бухгалтерия 8», позволила сохранить функциональность и обновляемость типового решения, а также обеспечить простоту настройки механизмов синхронизации данных между базами».