Navicon объединил предприятия системой электронного документооборота

Трубная Металлургическая компания (ТМК) завершила внедрение системы электронного документооборота. Проект реализован на базе системы WSS Docs 4, которая разработана на платформе Microsoft SharePoint Server. Работы выполнены специалистами компаний Navicon и WSS-Consulting. Сегодня в системе работают более 600 сотрудников ТМК.

Развивающийся бизнес требует изменений в информационной архитектуре компании. Поэтому в конце 2012 года руководством ТМК было принято решение о замене системы электронного документооборота. Система, которую специалисты ТМК использовали в течение 9 лет, уже не справлялась с возросшими нагрузками, а также требовала существенных усилий по поддержке и доработке функциональности. Была необходима современная, многофункциональная и отказоустойчивая СЭД.

Для выбора наиболее оптимального решения руководство ТМК обратилось в Navicon. Специалисты ИТ-компании провели анализ рынка СЭД и предложили реализовать систему документооборота на платформе Microsoft SharePoint Server, как наиболее отвечающей требованиям заказчика.

Подрядчик проекта определялся в рамках внутреннего конкурса. Предпочтение было отдано Navicon, специалисты которого уже на этапе выбора решения продемонстрировали понимание задач компании и глубокое знание продукта.

2014 год компания начала уже с новой системой документооборота. В ходе проекта была реализована функциональность классического документооборота – работа с входящими и исходящими документами, служебными записками, организационно-распорядительными документами, а также уникальными типами документов, применяемыми в ТМК (например, корпоративными письмами). Также система оптимизирует процесс постановки и контроля исполнения поручений, который не был реализован в старой системе и не применялся на практике.

Кроме стандартной функциональности заказчик получил возможность использовать дополнительный функционал системы. В частности, простановку факсимиле в документах и листах согласования, автоматическое создание входящих документов, приходящих с факс-сервера, а также функционал, разработанный в ходе реализации системы, например, простановки штампа на входящие документы. В системе также выполнен ряд доработок для исключения ошибок при выборе бланков и значений полей при работе пользователей с документами нескольких компаний и т.д. Кастомизация продукта была необходима для автоматизации регламентов, правил и бизнес-процессов делопроизводства, работавших на практике в компании уже много лет. Кроме этого, произведенные доработки позволили минимизировать ошибки пользователей. Доработка системы под требования заказчика была произведена специалистами компании WSS-Consulting.

Новую СЭД отличает высокий уровень надежности при массовых рассылках и одновременной работе большого числа пользователей.

В ходе проекта также было разработано мобильное приложение для IPad, которое позволяет получить доступ ко всем документам личного кабинета СЭД и работать с ними удаленно. Благодаря этому удалось существенно повысить оперативность принятия управленческих решений.

«Мы получили инструмент, который успешно решает задачи управления такой крупной компании, как наша, имеющей территориально-распределенную структуру, - комментирует итоги проекта Ольга Петровна Шаповал, Директор Дирекции Корпоративных информационных систем ОАО «ТМК» – Только за месяц промышленной эксплуатации было подписано, зарегистрировано и отправлено на исполнение более 5 тысяч документов. А всего в ней может храниться и обрабатываться несколько миллионов документов. Пользователи отмечают быстродействие нового решения – время отклика составляет менее 1 секунды. Мы можем констатировать, что система оправдывает наши ожидания».

ТМК планирует дальнейшее развитие системы и увеличение количества пользователей.