Монолит-Инфо создаёт «личный кабинет» для сотрудников Балтики

Проект по внедрению функциональности «Личный кабинет», созданной на базе системы «Монолит: Персонал», является одним из стратегических проектов развития ИС в пивоваренной компании «Балтика», часть Carlsberg Group. Поставщик решения — бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо».

«Личный кабинет» (ЛК) — это одно из направлений развития электронного сервиса для работников; он обеспечивает доступ сотрудников всех уровней компании к персональной информации в защищенном режиме, а также доступ руководителей подразделений разного уровня к информации о подчиненных сотрудниках, которая необходима для повышения эффективности управления персоналом.

Внедряемая на «Балтике» функциональность «Личный кабинет» — это прикладное программное обеспечение, реализованное на основе использования возможностей системы «Монолит: Персонал» и корпоративного портала компании «Балтика», построенного на Microsoft SharePoint.

Ход и планы развития проекта

Работы по проекту были начаты в 2012 году с подготовки и согласования технического проекта, в рамках которого были определены требования службы персонала, содержание и очередность реализации функциональности.

В рамках первого этапа проекта реализована и внедрена функциональность «Личный кабинет» и «Кабинет руководителя», позволяющая с помощью портала Micosoft SharePoint 2010 отображать согласованный перечень данных о сотрудниках из системы «Монолит: Персонал», в том числе:

• Отображение прямой подчиненности сотрудников с их фотографиями

• Отображение дерева организационной структуры предприятия и места сотрудника в нем с указанием руководителей работника (прямых и функциональных) и статуса самого сотрудника

• Отображение информации о графиках, фактах, остатках по периодам собственных отпусков сотрудника, а также подготовка и печать заявлений на отпуск

• Отображение (для руководителей) информации о графиках, фактах, остатках отпусков нижестоящих подчиненных

• Отображение информации о стаже сотрудника и его медицинских полисах (с возможностью оформления заявки на изменение параметров, получение дубликата и пр.)

• Отображение информации о персональных документах: паспорт, ИНН, пенсионное страховое свидетельство и т.д.

• Предоставление доступа к должностным инструкциям и другим документам с отметкой о факте ознакомления с ними

Авторизация пользователей на портале SharePoint осуществляется стандартными средствами Windows. Доступ к порталу получают только пользователи, зарегистрированные в AD корпоративной сети Балтики.

На втором этапе был решен вопрос с доступом сотрудников к содержанию расчетного листка, которое требует более серьезной защиты от несанкционированного доступа. Для обеспечения дополнительного уровня защиты был реализован механизм двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений.

Следующий этап развития функциональности «Личный кабинет» посвящен решению вопросов, связанных с организацией электронного архива документов на примере работы с трудовой книжкой (сканирование, хранение сканов страниц, возможность получения копии из «Личного кабинета» и пр.), что позволит в итоге связать учетные данные системы «Монолит: Персонал» с реальными (бумажными) документами.

В настоящее время начаты работы по внедрению функциональности, обеспечивающей поддержку следующих рабочих процессов:

• Оформление заявления на замену паспорта / международного паспорта РФ

• Оформление заявления на замену адреса регистрации

• Оформление заявления на замену / получение дубликата СНИЛС

• Оформление заявления на изменение транслитерации ФИО

• Получение копии трудовой книжки

• Получение расчетного листка

• Ознакомление с должностными инструкциями и положениями об отделе

В дальнейшем предполагается постепенно расширять перечень информации, отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя». Также использовать принципы электронного документооборота можно для других задач в системе «Монолит: Персонал», в том числе:

• Обмен документами для оформления приема, перевода, увольнения

• Приказы на работу в выходные дни, на отгулы

• Информация по лимиту на питание

• Оформление справок, связанных с работой и материальной помощи

• Оформление корпоративных заявок на оформление СНИЛС и ДМС

• Приказы на командировки

• Приказы на поощрения / взыскания

• Заявки на резервирование помещений (переговорных)

• Закрепление и учет закрепленного IT оборудования и др.

Задачи, решенные в ходе проекта

В ходе проекта были решены следующие задачи:

• выполнена формализация требований службы персонала к архитектуре и принципам построения «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя»;

• разработана функциональность «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя» с использованием возможностей корпоративного портала «Балтики» на основе MS SharePoint, интегрированного с системой «Монолит: Персонал»;

• реализован механизм двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений, обеспечивающий возможность дополнительной защиты наиболее «чувствительной» информации;

• обеспечена возможность подготовки ряда заявлений (на отпуск, на замену полиса ДМС и др.) самим сотрудником, что существенно снижает нагрузку на службу работы с персоналом;

• обеспечена возможность формирования электронного архива документов (на примере работы с трудовой книжкой);

• обеспечена расширяемость функциональности как в части отображаемой информации, так и в части перечня рабочих процессов, включаемых в электронный документооборот

Основные преимущества реализуемого решения

Реализуемая в рамках проекта функциональность полностью интегрирована с функционалом системы «Монолит: Персонал», что обеспечивает непротиворечивость информации и исключает двойной ввод.

Используемые при разработке подходы позволяют обеспечить актуальность всей отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя» информации и возможность сотрудникам компании самостоятельно получать информацию и выполнять некоторые действия в режиме реального времени. По мере расширения функциональности проекта с сотрудников службы персонала будут во все большей степени сниматься многочисленные рутинные работы по подготовке справок и заявлений, что позволит им сосредоточиться на существенно более важных вопросах управления персоналом.

Светлана Ефремова, начальник департамента трудовых отношений и социального партнерства компании «Балтика»:

«Самостоятельный доступ работника к персональной рабочей информации в личном кабинете обеспечит развитие электронного сервиса в HR процессах, оптимизирует HR-сервис и позволит уменьшить число обращений в отделы по работе с персоналом и повысить качество и сроки выполнения таких запросов». Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».