Управление учебным процессом с помощью «Галактики»

В Югорском государственном университете (ЮГУ) завершается очередной этап ввода в промышленную эксплуатацию отраслевого решения корпорации «Галактика» для управления высшим учебным заведением Галактика Управление вузом. Данное решение базируется на основе системы Галактика ERP и охватывает основные направления финансово-хозяйственной деятельности вуза.

Отличительные особенности решения Галактика Управление вузом – наличие развитой функциональности для управления учебным процессом. Формирование и контроль расписания, управление движением контингента студентов и анализ их успеваемости, управление приемной кампанией и набор абитуриентов, планирование и контроль объемов педагогической нагрузки, управление аудиторным и вспомогательным фондом, - вот далеко не полный перечень задач по поддержке учебного процесса, реализованных в решении.

Решение Галактика Управление вузом создавалось корпорацией «Галактика» в тесном сотрудничестве с Югорским государственным университетом – одним из наиболее динамично развивающихся вузов страны. В его составе 6 институтов, 5 факультетов, 8 филиалов. В университете учится более 10 тысяч студентов и работает более 1700 сотрудников, из которых 600 – профессорско-преподавательский состав.

Проектирование и разработка отраслевой версии системы Галактика ERP для вузов стартовала в середине 2007 г. и велась совместной командой специалистов Югорского государственного университета, корпорации «Галактика» и ее партнера – компании «Техинфоком».

При создании решения были изучены лучшие практики отечественных и зарубежных вузов, обработан большой объем информации. По замыслу разработчиков, система для управления вузом должна была полностью поддерживать отраслевую специфику, законодательные и нормативные требования в области образования, гибко адаптироваться к внутренним изменениям вуза, давать возможность составлять расписание и получать оперативную информацию об успеваемости, управлять нагрузкой профессорско-преподавательского состава, планировать и контролировать использование аудиторного и вспомогательного фонда и т.д..

Это нетривиальная задача, решение которой потребовало творчества и применения инновационных подходов, как со стороны разработчика, так и со стороны вуза. В общей сложности проектирование, разработка и «обкатка» решения заняли около двух лет. Важно отметить, что ресурсы, вложенные в внедрение системы, рассматриваются ЮГУ как инвестиции в развитие основных инфраструктур вуза и инновационной управленческой среды университета.

В результате проделанной работы «Галактика» предложила вузу прогрессивное комплексное ИТ-решение, в котором полностью поддерживается отраслевая специфика в области управления персоналом (штатное расписание, табельный учет), договорами и логистикой, финансами, недвижимостью, бухгалтерским учетом. Поддержка задач управления учебным процессом реализована в специальном контуре системы, куда вошли модули «Учебный процесс», «Студенты», «Успеваемость», «Приемная кампания». Испытания решения в реальных условиях проходили с декабря 2008 г. по март 2009 г. совместно с корпорацией «Галактика».

В настоящий момент в ЮГУ осуществляется поэтапный ввод решения Галактика Управление вузом в промышленную эксплуатацию. Итоговым действием каждого из автоматизированных процессов является формирование отчетности и анализ данных, при необходимости – ведение архива. Этап внедрения системы и обучения сотрудников взяло на себя управление информатизации Югорского государственного университета.

В нынешнем году приемная компания и набор абитуриентов в ЮГУ будут в тестовом режиме поддерживаться средствами решения «Галактики», с помощью которого вуз сможет планировать набор студентов, регистрировать абитуриентов, вести картотеки личных дел, составлять расписания вступительных экзаменов и консультаций, формировать пакеты документов для работы приемной комиссии (протоколов, ведомостей), фиксировать результаты вступительных испытаний вести предварительное зачисление абитуриентов и т.д.