Вышла новая версия ELMA 3.5

Очередные полгода работы компании завершились релизом версии ELMA 3.5.

Осенью, когда мы формировали задачи, чего мы хотим достичь к весне, мы ставили перед собой 3 большие цели:

Цель 1. Переработать пользовательский интерфейс – сделать его удобнее, реализовать новые сценарии работы плюс сделать инструмент для легкой персонализации интерфейса.

Цель 2. Добиться большой степени «стандартизации» инструмента. Т.е. добиться такого подхода: на входе желание и специалист – на выходе удачное внедрение и обученный специалист. Для этого нам пришлось ввести систему компетенций и выпустить ELMA Framework 1.0.

Цель 3. Скорость работы и процессов. Причем поработать как надо откликом интерфейсов, так и проанализировать основные сценарии при настройке и внедрении системы и продумать как можно ускорить эти процессы.

Итак, обо всем по порядку. Начнем с интерфейсов.

Во-первых, был полностью переработан дизайн пользовательских интерфейсов для веб-приложения системы.

Он стал на порядок свежее, элементы интерфейса мы сделали крупнее – и с ним действительно стало приятнее работать.

Более того, переработаны почти все формы внутри самого приложения (по пути мы реализовали много сценариев, которые ранее были недоступны или сложно-доступны для пользователя).

Большие изменения произошли в Ленте сообщений. В текущей Ленте мы сделали 2 больших новшества – выделили отдельно «Новые сообщения» и сделали приоритеты сообщений – это позволит не читать сообщения «не очень важные». Особенно это будет востребовано людьми занятыми, руководителями.

Редактор портала

Но это далеко не все! Как бы прекрасен не был интерфейс – мы не можем в коробке «угадать» какие процессы будут заложены в систему на этапе внедрения. Перечень процессов диктует перечень ролей, которые будут пользоваться системой. Например, для использования системы в качестве канцелярии это будут Сотрудник Канцелярии, Руководители, Исполнители, Контроллеры.

Поэтому в версии ELMA 3.5 вышел новый инструмент, который позволяет очень легко делать ролевую персонализацию интерфейсов. Мы назвали эту функцию «Редактор Портала». Как это выглядит на практике?

1. На этапе проектирования или использования системы Вы выделяете роли, которые работают с системой.

2. Делаете удобный интерфейс под каждую из ролей.

ELMA Framework 1.0

Но что если не хватает просто настройки интерфейсов? Если надо что-то доработать, сделать новый функционал.

Для реализации этих вещей вышел новый продукт – ELMA Framework 1.0.

BPM (Business Process Management)

Ну и конечно, мы продолжаем развивать наше основное направление – платформу ELMA BPM !

В самом механизме мы реализовали очень важную вещь – механизм эмуляции (или отладки) бизнес-процессов.

Для чего нужен инструмент? Вообще BPM-систему покупают тогда, когда в компании есть необходимость в быстром внедрении каких-то больших сложных процессов, для которых нет типового Программного обеспечения из коробки. И тогда BPM-система отлично себя показывает – она содержит инструменты, как правило излишне сложные для ERP-систем и порталов, которые позволяют выстроить и достаточно быстро внедрить процессы по 100 и более шагов, с большими ветвлениями.

Для того, что бы сделать процесс внедрения еще легче и проще мы выпустили инструмент «Эмулятор бизнес-процесов».

Суть инструмента очень проста: Вы можете отладить как Ваш работает процесс в едином окне и с любой точки этого процесса.

Те, кто делал процессы от 50-ти шагов, думаю уже хорошо представляют сколько времени позволит сэкономить данный инструмент.

Кроме Эмулятора в платформе мы добавили единый механизм привязки процессов к объектам (например, можно указать какие процессы могут быть запущены с карточки проекта или контрагента), доработали Монитор процессов и так далее.

ECM+ (Документооборот)

Много новшеств и в приложении ELMA ECM+.

Самое, пожалуй, больше – это инструмент для Предпросмотра документов. В ELMA 3.5 не обязательно скачивать документ на клиентскую машину, реализована функция, которая позволяет просмотреть содержимое документа через веб-браузер.

Другая новинка – это интеграция с ABBYY Recognition Server – что позволяет реализовать распознавание документов при сканировании. Распознанный документ автоматически попадает в систему и может использоваться для поиска.

При работе с документами очень часто возникает необходимость посмотреть, с чем же вы работали в последнее время. Конечно, можно попытаться вспомнить, где находился нужный вам документ и как он называется. Система ELMA предлагает принципиально иное решение задачи – списки ваших последних документов.

CRM+ и PRJ+ (Управление Клиентами и Управление проектами)

Процессы, процессы и еще раз процессы! Таков наш девиз при развитии решений CRM и Управление проектами.

Для решения «Управление проектами» мы реализовали концепцию «Проектный конвейер». Суть концепции проста. Когда Вы руководите одним проектом – у Вас есть время «провалиться» и понять что там происходит.

Если вы руководите десятком – надо знать у кого уточнить + представляться статусы.

Если речь идет о нескольких десятках или сотнях – уже не до «проваливаний», должны быть четкие процессы, четкие статусы проектов и так далее.

Концепция «Проектный конвейер» как раз и реализует инструмент, который пригодится для компаний, которые хотят выстроить процессы по управлению проектами.

От управления процессами к Управлению эффективностью

Большая порция обновлений приготовлена нами в приложении ELMA KPI.

Для чего нам вообще это надо? Как инструмент по управлению будет уживаться с решением для управления эффективностью? Не сбиваемся ли мы с курса? Ответ – нет, не сбиваемся. Мы его органично продолжаем.

Давайте рассмотрим типичную ситуацию:

Есть компания АБВГД.

В компании есть понимание, что надо жить как-то по-новому, по-старому в силу разных причин уже нельзя (конкуренция, рост и другие причины).

Таблетка №1: Реализовать единое информационное пространство.

Что начинает работать: сразу «взлетают» Задачи, Календари, Ленты, веб-хранилища документов и так далее. То есть самые простые для внедрения вещи.

Чуть подольше «взлетают» стандартные процессы документооборота: Входящие/Исходящие, Договоры, Служебки, ОРД, Счета и так далее.

Что потом: многим в целом хватает и этого, но возникают опять же типичные вопросы:

А почему я поставил задачу, а ее все еще не сделали

А почему Иванов ставит мне какую-то странную задачу – не буду делать, он мне не начальник !!!

Руководитель настолько занят, что уже не успевают реагировать на проведение через себя задач, служебок.

Появляется Таблетка №2: Процессы.

Вот это уже умный инструмент! Т.е. вместо того, что бы поставить просто задачу в ИТ-отдел «у меня не работает мышка», мы заранее проектируем процесс обработки, договариваемся таким образом об условиях игры и компания начинает жить по этим четко регламентированным условиям игры. И внутренний потребитель уже начинает потреблять четко выстроенный сервис, который предоставляется другими подразделениями компании.

Более того, что процессы можно вынести наружу и инициировать их может внешний потребитель – тогда все вообще хорошо, мы имеем четкий регламент оказания внешней услуги, сильно минимизирую себестоимость этой услуги для нашей компании.

Что потом: В целом все уже хорошо. Если все грамотно построена сетка процессов, то мы экономим условный рубль на каждой транзакции. Но появляется новый вопрос, которого раньше и быть не могло по определению – это управление качеством процесса (сервиса). Т.е. раньше, когда процесса не было, мы видели «хорошо» или плохо «в целом», т.е. таким старым добрым котловым способом. А сейчас когда все разбито на процессы мы видим что в целом все хорошо, но вот в Процессе №1 и Процессе №2 есть вопросы, их надо решать.

Какие это вопросы? Часто – неисполнение регламента. Почему? Потому что нет последствий за неисполнение. Ну, допустим – приходит задача в 17-12 что надо что-то там клиенту ответить. Ну да наверно, но ведь уже 17-12… Регламент допустим на ответ – один час. Т.е. теоретически можно и завтра с утра. Есть на это время у исполнителя? Да, есть, просто надо уйти в 18-05.

И вот таких транзакций – сотни в день. Те, кто занимался оперативным управлением знают, что если из 100 раз 98 будет сделаны хорошо, а 2 плохо – то эти 2 случая и будут самыми важными, как назло… Про прежние 98 никто и не вспомнит.

Так что же делать? Залезть везде – не вариант. «Подскакивать» каждый раз при нарушении регламента – тоже не вариант.

Таблетка №3.Статистические показатели и контроль отклонений (эти как раз и занимается приложение ELMA KPI).

Это уже таблетка конечно очень сильная. И нужна она для тех компаний, которые съели таблетки №1 и №2. Можно есть кстати все 3 сразу – эффект будет просто замечательным.

Суть очень проста:

Вводим показатели, которые отвечают на вопросы «Что такое хорошо и что такое плохо»

Показатели превращаем в % эффективности сотрудника

Меняем систему мотивации таким образом, что бы % эффективности сотрудника начинал учитываться.

В итоге исполнитель сделает все, что бы количество процессов с отклонениями было минимально.

Что в результате: в результате получаем систему, которая при правильном построении требует не очень много менеджмента, но при этом работает четко по заранее установленным правилам и в рамках которой каждый заинтересован в хорошем результате.

Новое в ELMA KPI в версии 3.5

Помимо большого количества мелких улучшений, мы сделали 2 большие вехи:

1. Выпустили ELMA KPI for iPad (приложение будет доступно для скачивания примерно 30-го мая 2014 года, сейчас находится на review).

Приложение ориентировано на руководителей и позволяет за 1 минуту с утра понять ситуацию и динамику изменений.

2. Выпустили новый модуль целевого управления.

Данное решение позволят объединить в единый контур Показатели, Мотивацию и Цели компании.