Завершен проект по внедрению СЭД на 350 рабочих мест в ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр»

Специалистами компании «1С-КПД» автоматизирован документооборот в ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр» на 350 рабочих мест. В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот» реализован обмен исходящими документами с использованием сервера внешнего документооборота (СВД) внутри компании с территориально распределенной структурой. Это позволило компании сократить временные и материальные затраты, связанные с их доставкой; ускорить процессы обработки документов и повысить контроль исполнительской дисциплины.

ОАО Холдинговая компания «Главное всерегиональное строительное управление «Центр» было создано в 1998 года указом Президента РФ на базе Главного военно-строительного управления Министерства Обороны. Компания представляет собой вертикально интегрированный многопрофильный холдинг, обеспечивающий полный цикл строительства и сдачи объектов.

С момента возникновения компании документооборот осуществлялся в традиционном бумажном виде. Компания имеет территориально распределенную структуру (офисы филиалов расположены по Москве и Московской области), что усложняло процесс передвижения документов по филиалам и влекло за собой дополнительные временные и материальные затраты на их доставку. Рабочие коммуникации и контроль исполнительской дисциплины производились преимущественно посредством электронной почты. Для автоматизации процессов компании, связанных с документами; ускорения процессов обработки документов и повышения контроля исполнительской дисциплины руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД).

В результате детального анализа решений, имеющихся на рынке информационных технологий, проектная команда ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр» остановила свой выбор на программном продукте «1С:Документооборот». Выбор был обусловлен тем, что данная СЭД реализована на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». Кроме того, в штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, а для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации.

В качестве партнера по внедрению была выбрана компания «1С-КПД», специалистами которой в ходе выполнения проекта были реализованы следующие основные цели и задачи:

• Автоматизированы виды входящих, исходящих и внутренних документов: приказы, распоряжения, регламенты, решения, служебные записки, акты, протоколы.

• Автоматизированы процессы обработки входящих/исходящих и внутренних документов. Настроены шаблоны часто повторяющихся процессов, настроены шаблоны процессов с использованием условий маршрутизации.

• Внедрен модуль СВД — внутрихолдинговый обмен входящими и исходящими документами.

• Автоматизирован процесс учета бумажных документов, сформирована номенклатура дел и порядок хранения бумажной документации.

• Произведена настройка прав доступа пользователей в разрезе дочерних обществ организации. Созданы и настроены профили делопроизводитель, руководитель, пользователь, ответственный за НСИ и др.

• Разграничены права доступа пользователей на папки внутренних документов.

• Настроены нумераторы по видам документов, шаблоны входящих/исходящих и внутренних документов.

• Проведено обучение сотрудников.

О практических результатах произведенного внедрения рассказывает Хрулев Сергей Дмитриевич, начальник отдела информационных технологий и защиты информации ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр»:

«В рамках проекта по внедрению системы электронного документооборота «1С:Документооборот» было автоматизировано 350 рабочих мест. Все документы компании теперь хранятся в единой информационной базе: сотрудники могут быстро найти нужный документ. Процессы обработки документов (согласование и другие) значительно ускорились: пропала необходимость ходить с бумажными версиями документов из кабинета в кабинет. Учет документов и задач стал более прозрачным, поскольку на любой стадии их обработки можно увидеть статус и ход их исполнения. У руководителей появился дополнительный эффективный инструмент контроля поставленных задач»

Справка

ОАО Холдинговая компания «Главное всерегиональное строительное управление «Центр» было создано 25 мая 1998 года указом Президента РФ на базе Главного военно-строительного управления Министерства Обороны, образованного 27 января 1964 года.

ОАО Холдинговая компании ГВСУ «Центр» — вертикально интегрированный многопрофильный холдинг, обеспечивающий полный цикл строительства и сдачи объектов: инвестирование в строительство, разработка проектной документации, производство строительных материалов на собственных промышленных предприятиях, реализация построенных объектов.

Сайт компании: http://www.gvsu.ru

Компания «1С-КПД» — дочернее предприятие Фирмы «1С», специализирующееся на внедрении «1С:Документооборот» и «1С-Битрикс: Корпоративный портал». На счету компании большой опыт успешно реализованных проектов, подтвержденный положительными отзывами клиентов, среди которых: ОАО «Ил», ЗАО «Экспоцентр», ГК АК «Черкизовский», ЗАО «Газпром инвест Юг» и многие другие. Одно из направлений деятельности «1С-КПД» — разработка полезных приложений DocStore: дополнений к «1С:Документооборот», таких как «1С-КПД iDecide: Рабочее место руководителя на iPad», «1С-КПД: Мобильный пользователь», «1С-КПД: СМС-оповещение» и другие. Компания занимает первое место в рейтинге Центров компетенции по документообороту фирмы «1С», имеет партнерский статус «1С-Битрикс» «Золотой сертифицированный партнер», соответствует требованиям международного стандарта системы менеджмента качества ISO 9001.