Внедрение АИК «Надзор» СУ СК РФ по Томской области

Компания «КС-Консалтинг» выполнила проект по внедрению автоматизированного информационного комплекса (АИК) «Надзор» в следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Томской области. Проектом охвачен аппарат управления, а также городские и межрайонные следственные отделы.

О заказчике

К компетенции СУ СК РФ по Томской области относится осуществление предварительного расследования уголовных дел, подследственных органам Следственного комитета Российской Федерации. Главной задачей является оперативное, эффективное, качественное расследование тяжких и особо тяжких преступлений, совершенных на территории Томской области.

Об исполнителе

Компания «КС-консалтинг» специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, систем управления информационными ресурсами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета, делопроизводства и создании электронных архивов. Компания существует на рынке уже более 13 лет.

Направление систем электронного документооборота было создано в 2000 году как отдел компании «Корпоративные системы», а с 2007 года представлено специализированной компанией ООО «Корпоративные Системы – Консалтинг». Стратегическим партнером компании является компания ЭОС («Электронные Офисные Системы»).

Предыстория проекта

До старта проекта в СУ по Томской области использовалась смешанная система делопроизводства без каких-либо элементов автоматизации. Основной точкой «входа» и «выхода» документов являлся отдел по приему граждан и документационному обеспечению (отдел ДОУ), где регистрировалась входящая и исходящая корреспонденция. Часть исходящих документов регистрировалась в подразделениях, а в ДОУ они передавались для отправки.

Регистрация велась в бумажном варианте – для переписки использовались карточные и журнальные формы, а для обращений граждан – картотечная система. Документы исполнителям передавались под роспись в реестрах.

Цель проекта

Решение о внедрении программного комплекса для управления документооборотом в следственном управлении по Томской области было принято в конце прошлого года. В связи с уникальностью решаемых задач в процессе деятельности следственного управления создаются весьма специфические документы, не имеющие аналогов в иных органах власти. Поэтому при автоматизации документооборота требовалось включить в единую СЭД не только обычные управленческие документы и переписку, но и уголовные дела, а также контрольные производства. Кроме этого, необходимо было автоматизировать обмен документами между территориальными отделами и центральным аппаратом, обеспечить отслеживание исполнения документов, быстрый поиск в общей базе денных, а также создание различных отчетов – по документообороту, обращениям граждан и др.

Все эти задачи обеспечивал функционал АИК «Надзор», - специализированного программного продукта компании ЭОС. Эта система и была выбрана для внедрения. Продукт полностью соответствовал ведомственным требованиям по организации документооборота, закрепленным в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденной приказом от 18.07.2012 № 40.

Особенности реализации проекта

Для реализации проекта предварительно потребовалось установить СУБД (SQL 2005 ).

В результате внедрения АИК «Надзор» в подразделениях аппарата управления были установлены 11 рабочих мест, еще 10 мест получили городские и межрайонные отделы. Все подразделения получили доступ в единую базу данных, при этом каждый территориальный отдел и каждое подразделение аппарата работают в отдельной картотеке. Система картотек позволила разграничить права доступа к служебным документам в соответствии с распределением функций внутри следственного управления.

В системе были заведены все необходимые группы документов, установленные нормами ведомственной Инструкции по делопроизводству. Автоматизирована регистрация входящей, исходящей переписки, организационно-распорядительной документации. Также средствами АИК «Надзор» налажен учет входящих и исходящих уголовных дел. Автоматизировано заведение контрольных производств по документам, списание документов в наряды, печать почтовых реестров на заказную, простую, фельдъегерскую доставку, печать конвертов.

В регистрационных картах заведены дополнительные реквизиты, которые позволяют более полно отражать информацию по документальным единицам. Так, в карточках обращений граждан заведены стандартные формулировки решений, принятых по обращениям («отклонено», «разъяснено» и т.д.). В карточки учета уголовных дел внесены основания приостановления дела, меры процессуального принуждения, некоторые положения Уголовного кодекса Российской Федерации. Кроме информативной функции, дополнительные реквизиты позволили существенно сократить время формирования разнообразных периодических отчетов (ежемесячных, квартальных и т.д.).

Ближайшие планы

На сегодняшний момент в планах СУ СК РФ по Томской области покупка опции Поточное сканирование и поточного сканера.

Итоги проекта

АИК «Надзор» позволил вывести на новый уровень информационное взаимодействие в следственном управлении. Ранее в территориальные отделы копии документов поступали в основном через курьеров, по факсу или почтовой связью. Новая система документооборота позволила полностью заменить эти каналы, причем гарантировала своевременную (фактически мгновенную) доставку электронных документов получателям.

В середине апреля система заработала в центральном аппарате, в ближайшее время завершается подключение территориальных отделов.

По словам специалист по маркетингу и рекламе «КС-Консалтинг» Непши Яны Юрьевны, сотрудники, работающие в системе АИК Надзор, отмечают удобство контроля исполнения документов и сокращение временных затрат для составления отчетов.