Системы электронного документооборота в компаниях любого профиля и численности

На сегодняшний день большинство российских и зарубежных компаний используют СЭД (системы электронного документооборота). Это объясняется и необходимостью упорядочения документооборота, и потребностью в снижении рисков компании, и желанием оперативно получать нужную информацию, а также избавить персонал от рутинной бумажной работы. Как известно, спрос рождает предложение. Соответственно, и выбор СЭД, представленных на рынке, весьма разнообразен.

Как правило, разработчики систем электронного документооборота пытаются создавать универсальные программные решения, которые могут быть использованы в компаниях любой отрасли и профиля. Подобная тенденция понятна, поскольку охват большей части рынка гарантирует успех компании, а в условиях экономической нестабильности такой подход особенно распространён.

Однако, некоторые отрасли нуждаются в специализированных СЭД, рассчитанных для выполнения специфических задач. Одной из таких отраслей является строительство. Казалось бы, что договоры, подчинённые им документы, акты выполненных работ и т.д. во вех компаниях идентичны и строятся по одному принципу. Это не совсем так, поскольку в строительных компаниях зависимости одних документов от других имеют сложную, многоуровневую структуру. Данная особенность лежит на поверхности, и убедиться в ней не составит труда. Стоит лишь обратить внимание на то, что в строительных компаниях существуют заказчики, подрядчики, субподрядчики, поставщики, некоторые работы выполняются собственными силами. Соответственно, наличие большого числа контрагентов может внести неразбериху в работу компании и ведение чёткого документооборота просто необходимо. Есть и обратная сторона медали. Зачастую в некрупных строительных компаниях реализуемых проектов и, как следствие, документов не так много, как в крупных строительных холдингах. Соответственно, с одной стороны, СЭД для строительных предприятий должна выполнять основные задачи и учитывать все нюансы работы, но с другой стороны, она должна быть максимально логична и проста в использовании. Сложное программное решение, напротив, будет отнимать время у сотрудников, отвечающих за ведение документооборота, и только усложнит работу. Тем не менее, целесообразность внедрения СЭД в компаниях с небольшим объёмом документов очевидна, поскольку чёткий документооборот должен быть поставлен на предприятии любой численности и профиля.

По данным компании «АЛТИУС СОФТ» в большинстве случаев при обращении клиентов в компанию с целью приобретения программы по документообороту первое, чем интересуются потенциальные заказчики – это простота работы с программой. Одним из самых простых программных комплексов компании «АЛТИУС СОФТ» является программа «CRM и документооборот». Данная программа позволяет облегчить работу сотрудников всех подразделений компании, так как информация о клиентах и документах будет содержаться в одной программе. Можно сказать, что это чуть больше, чем стандартная СЭД. Принцип работы данной программы основан на том, что по каждому контрагенту будет отображаться:

1) История взаимоотношений, планы и результаты работ (из CRM);

2) Набор документов, относящийся к нему, откуда видно, какие документы подписаны или находятся на согласовании, предоставлены ли все бухгалтерские документы, какие дополнительные соглашения были заключены и т.п. (из части документооборот).

Соответственно, в любой документ можно внести оперативные правки и при необходимости откорректировать список ответственных исполнителей по нему и в этой же программе запланировать необходимые мероприятия, получать напоминания, распределять обязанности между сотрудниками. Стоит заметить, что освоение данной программы займёт совсем немного времени (считанные часы). Разработчики «АЛТИУС СОФТ» специально сделали программу простой и понятной каждому, чтобы не усложнять работу сотрудникам компании, а, наоборот, облегчить её. В данной программе вся работа в каждой части (и CRM, и документооборот) происходит в одном окне, содержащем весь необходимый для работы функционал. Не нужно переключаться между различными окнами ввода, искать нужные функции в меню – все находится у пользователя перед глазами. Стоит заметить, что программа «CRM и документооборот» изначально создавалась для строительной отрасли, с учётом её специфики и принятых стандартов, но в последствии получила распространение в компаниях разного профиля (не только строительных). Данная программа будет полезна для секретарей, юристов, сотрудников канцелярии, управленцев, менеджеров. Она позволит систематизировать и оптимизировать работу с клиентами и документами.

Специалисты компании «АЛТИУС СОФТ» отмечают, что использование СЭД в ежедневной работе становится необходимым элементом каждой компании. В условиях возрастающей конкуренции и экономической напряжённости нужно особенно внимательно относится к деталям, поскольку ошибка в заполнении того или иного документа может спровоцировать непоправимые последствия.