Алтайская информационная база на СЭД «Дело»

Система электронного документооборота «Дело» является самым распространенным решением для построения единых СЭД органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации. Одним из первых регионов, начавших внедрение СЭД «Дело», является Алтайский край. С начала 2000-х годов здесь реализуются проекты по автоматизации управления документами в органах власти и местного самоуправления, и на сегодняшней день в рамках единой СЭД во властных структурах территории сформировано общее документационное пространство. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта по созданию Единой системы электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (ЕСЭД) является «КС-Консалтинг», партнер ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири.

Об особенностях проекта и эффекте от внедрения СЭД рассказал в интервью порталу «Вечерний Барнаул» Сергей Миев, заместитель начальника управления информационных технологий и связи Алтайского края. «В крае создана единая система электронного документооборота, участниками которой являются Администрация края, все краевые органы исполнительной власти, представительство Алтайского края при Правительстве России, МФЦ. На данном этапе доля электронного документооборота между органами исполнительной власти составляет 60 процентов», – сообщил он.

Проект начинался с создания локальных систем в органах власти. Первые рабочие места СЭД «Дело» были установлены в общем отделе Администрации края, Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций. В дальнейшем шло постепенное расширение числа структур, охваченных СЭД, увеличивалось количество рабочих мест, внедрялись дополнительные опции и подсистемы («Поточное сканирование», «Архивное ДЕЛО» и др.).

С принятием в эксплуатацию в 2009 году защищенной корпоративной сети передачи данных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края была организована совместная работа систем документооборота органов исполнительной власти. Из Администрации края карточки зарегистрированных документов, поручения и отсканированные тексты направлялись и регистрировались в автоматическом режиме в системах участников документооборота.

В 2011 году в целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края было принято решение объединить разрозненные программы автоматизации в единую систему электронного документооборота. В декабре распоряжением Администрации края был утвержден «Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края», который определил основные принципы и правила работы в единой системе. С 2012 года ЕСЭД заработала в полном объеме. Было создано единое хранилище всех документов, внедрены унифицированные технологии работы с управленческими документами.

«Применение единой системы обеспечило доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям и текстам документов с момента их создания или внесения изменений, а также контроль всех этапов исполнения документов; повысило исполнительскую дисциплину при подготовке документов и выполнении поручений. Пользователям системы стали доступны сведения об исполнителях и ходе работы с документами в других организациях, при этом их действия протоколируются», – рассказал Сергей Миев. Он подчеркнул, что в конечном итоге сокращается время работы с документами, увеличивается скорость принятия управленческих решений.

С начала 2013 года в Администрации внедрена подсистема, позволяющая автоматически размещать информацию о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, в «Личных кабинетах» заявителей. Модуль для интеграции системы электронного документооборота «Дело» с сайтом Президента России разработан специалистами компании «КС-Консалтинг». Заявители получили доступ в раздел «Личный кабинет», где размещаются результаты рассмотрения их обращений в Интернет-приемную Президента Российской Федерации и в Интернет-приемную Администрации Алтайского края.

В текущем году Администрация Алтайского края провела серьезную работу по развитию проекта: было увеличено число пользователей СЭД, закуплены дополнительные подсистемы, опции и модули. С января по ноябрь 2014 года для обеспечения работы в единой системе администраций городов и районов края, ряда подведомственных организаций было закуплено около 50 дополнительных рабочих мест СЭД «Дело», порядка 400 – «Дело-Web», около 200 лицензий на опцию «ЭП и шифрование», а также подсистемы «Мониторинг документов», «Сервер электронного взаимодействия», «Сервер удаленной проверки ЭП». Для обеспечения доступа в СЭД руководителей были закуплены лицензии на подсистему «АРМ Руководителя» (6 мест).

Был сделан ряд серьезных шагов в направлении развития электронного документооборота. В 2014 году постановлением Администрации края установлено равенство собственноручной подписи и электронной подписи в СЭД, что позволяет реализовать электронное взаимодействие между участниками системы в полном объеме. В тестовом режиме отработано согласование проектов документов в электронном виде. Кроме этого, был проведен комплекс работ для подключения ЕСЭД к системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).

Проведена и большая организационная работа. В текущем году утверждена новая Инструкция по делопроизводству, которая формально закрепила правила и требования к работе в ЕСЭД. В рамках подготовки к использованию СЭД в аппарате Администрации края прошло обучение нескольких групп пользователей, ранее не имевших доступа в систему.

«В настоящее время внедрено более 800 рабочих мест. Обеспечен электронный документооборот с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций. Из системы документооборота нормативные правовые документы направляются для официального опубликования на Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru). С использованием электронной почты осуществляется автоматическая рассылка документов в подведомственные организации», – рассказал Сергей Миев. Говоря об эффекте от внедрения системы, он подчеркнул, что, помимо расширения количества рабочих мест, обеспечения бесперебойной работы на первый план выходит необходимость организации эффективной работы пользователей. «Система из инструмента делопроизводителей стала уникальной информационной базой для государственных и муниципальных служащих, содержащей более 600 тысяч отсканированных документов, и должна давать отдачу так же, как и другие системы, как, например, уже известные всем потребителям «Кодекс», «Гарант», – резюмировал Сергей Миев.

Напомним, что на базе СЭД «Дело» региональные системы управления документами, объединяющие органы власти с подключением муниципального звена, созданы в десятках субъектов Российской Федерации. Наиболее масштабные проекты реализованы в Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, республиках Дагестан, Саха (Якутия), Северная Осетия-Алания, Хакасия, Забайкальском, Камчатском краях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других.

Справка:

Управление информационных технологий и связи Алтайского края создано Указом Губернатора Алтайского края от 17.10.2013 № 51. К числу его полномочий относится развитие и функционирование Единой системы электронного документооборота Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края, а также обеспечение взаимодействия ЕСЭД с информационной системой Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и официальным сайтом Администрации края.