«Аплана» организовала работу с большими объемами документов с помощью СЭД БОСС-Референт в ООО «Пенсионный КапиталЪ»

Компания «Аплана» интегрировала систему электронного документооборота БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION для организации работы с большими объемами электронных документов в компании «Пенсионный КапиталЪ». В результате проекта была снижена нагрузка на сервер IBM Lotus Notes/Domino, обеспечена возможность длительного хранения документов с использованием сервисов SAPERION, а также была обеспечена возможность интеграции информации из различных систем.

ООО «Пенсионный КапиталЪ» представляет пенсионный бизнес Финансовой группы «ИФД КапиталЪ» и осуществляет администрирование негосударственных пенсионных фондов. На сегодняшний день ООО «Пенсионный КапиталЪ» администрирует 5 негосударственных пенсионных фондов: НПФ «ЛУКОЙЛ–ГАРАНТ», НПФ «Пенсионный капитал», НПФ «Первый пенсионный фонд», НПФ «Кубанский пенсионный фонд», «Межотраслевой профессиональный НПФ».

Основная деятельность компании «Пенсионный КапиталЪ» связана с управлением большими объемами документов, поэтому бизнес компании зависит от оперативности и качества выполнения данной работы. С каждым годом количество используемых в компании документов растет, а по закону РФ их требуется сохранять весьма продолжительное время -от 1 года до 75 лет. Поскольку процент документов, которые будут необходимы на практике, сравнительно мал, то хранение документов в компании – весьма актуальная проблема.

Кроме того значительный объем документов компании «Пенсионный КапиталЪ» хранился в системе электронного документооборота БОСС-Референт на сервере IBM Lotus Notes/Domino, который не рассчитан на использование большого количества документов в виде отсканированных графических образов. В связи с этим у руководства компании «Пенсионный КапиталЪ» возникла необходимость в интеграции системы электронного документооборота БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION в целях снижения нагрузки на сервер и оптимизации работы с документами из различных корпоративных приложений.

Изучив требования Заказчика, специалисты компании «Аплана» приступили к реализации проекта по интеграции СЭД БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION, в ходе которого был осуществлен ряд поставленных задач.

• Использование технологии COM для установления взаимодействия между системами через Application Programming Interface (интерфейс взаимодействия) SAPERION.

С помощью API каждый пользователей СЭД БОСС-Референт имеет возможность делать запросы в электронный архив SAPERION для того, чтобы загружать и выгружать необходимые ему файлы.

• Создание базы данных Кэш файлов для оптимизации работы с документами.

База решает задачи повышения оперативности доступа к часто используемым электронным документам, являясь промежуточным хранилищем между SAPERION и СЭД БОСС-Референт.

• Обеспечение многопоточной работы пользователей с архивом SAPERION.

Была создана очередь на загрузку файлов из архива в рамках СЭД, которая обрабатывалась средствами сервера Domino, с использованием одной лицензии SAPERION.

• Изменение и создание новых классов и методов библиотек БОСС-Референт. Обработка технических ограничений SAPERION.

В целях обеспечения корректной и прозрачной работы пользователей, данная доработка была реализована путем создания новых классов, методов и библиотек БОСС-Референт, которые заменяли собой и расширяли существующие в базовой версии продукта библиотеки. За счет этого, не меняя внешних функциональных возможностей, удалось существенно расширить внутренние возможности СЭД.

• Использование механизма для зарегистрированных карточек документов.

Чтобы обеспечить оптимизацию обращений к электронному архиву, в SAPERION передавались электронные образы документов в конечных состояниях, например, зарегистрированных документов.

• Организация работы с большими объемами электронных документов из различных корпоративных приложений.

Поскольку большинство документов, хранящихся в СЭД, требуются для реализации специфичных бизнес-процессов организации, решение с использованием электронного архива позволило организовать доступ к данным документам, создаваемым в СЭД из других корпоративных приложений. Это позволило избежать дублирования данных и существенно сократило издержки на двойной ввод и хранение данных.

В рамках проекта были достигнуты следующие результаты:

• обеспечено взаимодействие с СЭД БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION;

• сохранен формат работы пользователей с вложениями карточек документов;

• снижена нагрузка на сервер IBM Lotus Notes/Domino;

• обеспечена возможность длительного хранения документов с использованием сервисов SARERION;

• обеспечена возможность интеграции информации из различных корпоративных систем;

• осуществлена обработка технического решения для интеграции с другими электронными архивами.

О системе SAPERION

SAPERION – мощная и широко используемая система класса ECM (Enterprise Content Management), которая предоставляет все возможности по организации и управлению информационными системами предприятия. Компоненты САПЕРИОН обеспечивают решение различных задач по работе с документами: создание электронного архива, управление документами и данными, организация электронного документооборота (СЭД) и управление бизнес-процессами.

О СЭД «БОСС-Референт»

БОСС-Референт – система электронного документооборота, разработанная специалистами ГК АйТи в 1994 г. В настоящее время решение является одним из наиболее успешных на российском рынке СЭД. Согласно оценкам аналитиков компании DSS Consulting, по итогам 2007 г. БОСС-Референт – лидер среди представленных на рынке систем электронного документооборота по объему проданных лицензий. Доля, занимаемая продуктом, приближается к 1/5 общего объема рынка СЭД в России.

Система электронного документооборота БОСС-Референт успешно используется как коммерческими компаниями различного масштаба, так и федеральными и региональными органами власти, среди которых Федеральная налоговая служба РФ (крупнейшая система документооборота в России – более 65 тысяч пользователей), Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости РФ, компании МТС (крупнейшая корпоративная СЭД в России – около 25 тысяч пользователей), «Балтика», Nemiroff, «Северсталь» и многие другие.

О компании «Аплана»

Компания «Аплана» (группа компаний АйТи) – ведущий поставщик услуг в области разработки, сопровождения и тестирования программных приложений для корпоративных заказчиков в России и за рубежом. Компания специализируется на создании и развитии в распределенных компаниях систем управления деловыми процессами и информацией – систем сбора и консолидации отчетных данных, управления имуществом, управления инвестициями, электронного документооборота и др.

Центр компетенций IBM/Lotus компании «Аплана» специализируется в разработке сложных территориально распределенных приложений с большим объемом данных и большим числом пользователей, повышении производительности приложений крупных корпоративных заказчиков, их сопровождении и является партнером компании ООО «БОСС-Референт» по распространению одноименной системы.

Более подробную информацию о компании можно найти на сайте «Апланы» по адресу: www.aplana.ru. Информация о системе БОСС-Референт представлена по адресу www.boss-referent.ru.

За дополнительной информацией обращайтесь, пожалуйста, в пресс-службу компании «Аплана» по телефону +7(495) 710-75-80 к Силенко Марии (Msilenko@aplana.com).