Datum Group завершила внедрение электронного документооборота в южно-российском издательстве

Специалисты компании Datum Group завершили внедрение решения «1С:Документооборот 8» в южно-российском издательстве «ГеоДом». Новая система помогла организовать надежное хранение документов и обеспечила их быстрый поиск в электронном архиве компании. Втрое ускорено согласование договоров. В результате работа с дилерами и поставщиками стала более эффективной: с момента принятия решения о сотрудничестве до поставок продукции проходит всего несколько дней, как следствие – продукция издательства быстрее отпускается со склада и оказывается на полках магазинов. Уже в первые месяцы использования системы компания смогла увеличить объем продаж на 10%.

«ГеоДом» с 2000 года производит картографическую продукцию различных видов: складные и настенные карты, различные виды атласов, путеводители. В 2014 году издательство пополнило ассортимент продуктов специализированной развивающей линейкой для детей (детские атласы, карты, пазлы, раскраски и т.д.). Сегодня ассортимент компании насчитывает более 500 собственных изданий различного формата и содержания. «ГеоДом» является членом российской «Ассоциации индустрии детских товаров» и работает с дилерами по всей территории России и стран ближнего зарубежья. Качество продукции издательства подтверждено многочисленными дипломами и сертификатами, полученными на российских и международных выставках.

Ежемесячно в компании оформляется около 500 договоров. Каждый из них проходит процедуру согласования, в которой, помимо руководителя, могут принимать участие несколько сотрудников. Эти сотрудники зачастую находятся в разных подразделениях компании, расположенных в удаленных частях города. После согласования и подписания договора – его оригинал уходит в архив.

2014 год стал периодом бурного развития издательства. Возросло количество дилеров, расширилась территория сбыта, выросли объемы поставок. Вместе с этим значительно увеличилось количество заключаемых договоров и соглашений, разросся бумажный архив. Все больше времени стало уходить на согласование и подписание документов. Инициатор процесса практически не имел информации о том, где на данный момент находится документ, не мог в короткий срок выяснить причину задержки в согласовании и устранить ее. Искать договоры в бумажном архиве было неудобно и долго. Компании стала необходима информационная система, которая помогла бы ускорить процедуру согласования договоров, обеспечила сохранность и быстрый поиск нужных документов.

Для решения поставленных задач была выбрана EСM-система «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Партнером по внедрению стала компания DATUM Group.

На данный момент более 100 сотрудников издательства «ГеоДом» используют «1С:Документооборот 8» в ежедневной работе.

Ключевые итоги проекта:

• Организовано оперативное согласование договоров в электронном виде. Это помогло наладить более системную работу с документацией, на которую не влияет физическое расстояние между подразделениями издательства. Для каждого из документов в системе можно установить срок его согласования и исполнения. При получении договора на согласование руководитель может сразу оценить срочность задачи и проконтролировать своевременность ее выполнения участниками процесса.

• Еще большее удобство при работе с документами обеспечивается установленным для руководителей мобильным приложением: в любое время и в любом месте с его помощью можно ускорить рассмотрение и согласование важного документа

• Соблюдение сроков исполнения договоров включено в схему денежной мотивации сотрудников. Время на согласование документов сокращено. Теперь на согласование уходит не более трех рабочих дней, в то время как ранее один документ мог находиться на согласовании неделю или дольше.

• Обеспечено надежное хранение документов. Практически моментально можно получить доступ к нужному документу, переданному в электронный архив. Не нужно копаться в груде бумаг в поисках договора, к которому необходимо составить дополнительное соглашение о продолжении сотрудничества или изменении сроков поставок. Скорость работы с документами в таких ситуациях положительно сказывается на имидже издательства и повышает лояльность его заказчиков.

• Оперативная обработка и согласование договоров позволяет издательству выстраивать более эффективные отношения с дилерами и поставщиками. Срок от принципиального согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции составляет теперь всего несколько дней. В результате уже в первые месяцы использования системы объем продаж издательства увеличился на 10 %.

А.Ю.Полинкова, директор ООО «ГеоДом»: «Для развивающегося бизнеса очень важно вовремя принять решение о систематизации работы. Тем более в такой важной части любой организации, как документооборот. В нашем случае специалисты DATUM Group очень своевременно предложили систему «1С:Документооборот 8», которая не только позволила устранить имеющиеся проблемы с ведением документации и принятием решений, но и извлечь из этого реальную материальную выгоду. Теперь руководитель может согласовать документ в любом месте и в любое время – благодаря мобильному приложению, а инициатор процесса видит все этапы согласования. Втрое сократилось время на решение этих вопросов. А значит, освободилось время для работы с новыми поставщиками и дилерами. Мы уже увидели реальные цифры, подтверждающие преимущества внедренной системы».