СЭД на базе системы «Дело» впервые стала использоваться Администрации города Вологды в 2006 году. С тех пор решение постоянно совершенствуется специалистами Администрации в партнерстве с компанией «Офис-Док». Проект широко известен: в конце прошлого года он освещался в рамках клиентской конференции компании ЭОС «Осенний документооборот», а в этом году получил звание лауреата конкурса «Инновационные решения в управлении документами», о чем было объявлено в рамках форума «ИНФОДОКУМ-2015». О развитии системы, ее интеграции с другими ИТ-решениями Вологды и Вологодской области, а также о значимости коллективной работы над проектом рассказывает управляющий делами Администрации города Вологды Надежда Малахова.
- Надежда Викторовна, известно, что СЭД «Дело» в Администрации города Вологды развивается на протяжении почти десяти лет. Опишите, пожалуйста, наиболее значимые этапы этого масштабного проекта.
- За это время прошло несколько важных этапов. Среди них можно выделить следующие. Прежде всего, это внедрение и ввод в эксплуатацию СЭД «Дело», адаптация системы под делопроизводственные процессы Администрации города Вологды в соответствии с календарным планом. Во-вторых, создание комплекта нормативно-методических документов. В-третьих, создание автоматизированных отчетных форм, разработка единой концепции по работе с документами и контролю за исполнительской дисциплиной. Еще два значимых момента – это обеспечение согласования, подписания и рассылки муниципальных правовых актов в электронном виде, а также организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде, переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот.
Важной вехой стала интеграция СЭД «Дело» Администрации города Вологды с СЭД Directum Правительства Вологодской области, организация переписки между Администрацией города Вологды и Правительством Вологодской области в электронном виде. Наконец, отметим создание Единой системы электронного документооборота органов местного самоуправления города Вологды: присоединение рабочих мест Вологодской городской Думы, подключение к системе Контрольно-счетной палаты города Вологды, подведомственных муниципальных учреждений.
- В октябре 2014 года доклад по автоматизации документооборота в Администрации Вологды на базе СЭД «Дело» вызвал большой интерес на «Осеннем документообороте». Что изменилось в системе за прошедшие месяцы?
- С момента проведения конференции нам удалось реализовать ряд интересных проектов, связанных не только с организацией внутренних процессов, но и с организацией взаимодействия со сторонними корреспондентами.
Так, как уже говорилось выше, мы создали Единую систему электронного документооборота органов местного самоуправления города Вологды (ЕСЭД ОМСУ) на базе СЭД «Дело» Администрации города Вологды. Участниками ЕСЭД ОМСУ стали Вологодская городская Дума, Контрольно-счетная палата города Вологды и Администрация города Вологды. Вся переписка между структурными подразделениями участников ЕСЭД ОМСУ на сегодняшний день осуществляется в электронном виде с использованием электронной подписи.
Интеграция СЭД «Дело» Администрации города Вологды с СЭД Directum Правительства Вологодской области тоже произошла в этот промежуток времени. Специалистами Управления делами по сопровождению СЭД «Дело» был разработан специализированный программный комплекс (шлюз), осуществляющий обмен электронными документами. Таким образом, вся переписка с Правительством Вологодской области в настоящий момент осуществляется в электронном виде.
Кроме того, мы организовали межструктурное взаимодействие между органами местного самоуправления города Вологды в части согласования и рассмотрения проектов решений Вологодской городской Думы в электронном виде.
На данный момент СЭД «Дело» отвечает требованиям Администрации города Вологды к автоматизации процессов в области делопроизводства.
- Какие существуют планы по развитию системы - в ближайшей и отдаленной перспективе?
- В ближайшее время мы планируем осуществить плановое подключение к ЕСЭД ОМСУ подведомственных учреждений Администрации города Вологды. Планируется также частичная интеграция СЭД «Дело» с официальным сайтом Администрации города Вологды в части предоставления посетителям сайта общей информации о работе с обращениями граждан.
- Какие еще ИТ-решения используются в Администрации Вологды, какие из них интегрированы с СЭД (или будут интегрированы)?
- В Администрации города Вологды реализованы несколько информационных систем. Например, «Муниципальная геоинформационная система» и «Геопортал Администрации города Вологды» применяются для учета муниципального имущества, земельных участков, находящихся на территории города Вологды, автоматизации работы с адресным планом, а также для учета очередников на получение жилья в городе Вологде.
«Электронный помощник муниципального служащего» - это внутренняя справочно-информационная система Администрации города Вологды, интегрированная с СЭД «ДЕЛО» в части работы с поручениями. Электронный помощник включает в себя две очень важные подсистемы: «Показатели эффективности», «Планирование работы», влияющие на систему мотивации муниципальных служащих.
Система «Общественная оценка работы Администрации города Вологды» предоставляет гражданам возможность высказать свое мнение и дать оценку деятельности работникам и органам Администрации города Вологды. При регистрации обращения в СЭД «Дело» гражданину по указанному адресу электронной почты направляется уведомление, содержащее номер и дату регистрации обращения, и предложение оценить работу Администрации города Вологды в системе.
«Электронные услуги города Вологды» - информационная система, предназначенная для автоматизации работы по оказанию муниципальных услуг в электронном виде.
«Реестр рекламных конструкций» - интересная разработка с применением технологии дополненной реальности, предназначенная для контроля за размещением рекламных конструкций на территории города Вологды.
- Расскажите, пожалуйста, о сайте Администрации Вологды. Есть ли связь между ним и СЭД?
- Сайт Администрации города Вологды работает с 2006 года. На нем размещена информация о наиболее значимых официальных и неофициальных городских событиях, о деятельности органов Администрации города Вологды и подведомственных учреждений, справочная информация и многое другое.
Действительно, мы начинаем работу над частичной интеграцией сервисов официального сайта с СЭД «Дело». В данный момент необходимость публикации проектов муниципальных правовых актов на официальном сайте отмечается в регистрационной карточке проекта именно в СЭД «Дело». На сайте работает интернет-приемная. Обращения граждан, поступившие через интернет-приемную, также регистрируются в СЭД «Дело».
- Каким образом в Вологде реализуются госуслуги?
- В 2014 году Управлением информационных технологий и защиты информации была осуществлена интеграция ИС «Электронные услуги» с Региональным порталом государственных и муниципальных услуг (РПГУ) Вологодской области. В настоящее время электронные заявления на оказание муниципальных услуг, поданные с РПГУ, поступают в ИС «Электронные услуги» непосредственно муниципальным служащим, ответственным за оказание соответствующей услуги.
После исполнения муниципальной услуги по электронному заявлению с РПГУ муниципальному служащему достаточно прикрепить файл с результатом оказания услуги и нажать кнопку «исполнить задание», после чего результат исполнения муниципальной услуги будет незамедлительно отправлен на РПГУ в личный кабинет заявителя.
- Какую роль в развитии проекта внедрения СЭД играет ИТ-служба Администрации, какую - интегратор «Офис-Док»?
- Непосредственно сопровождением СЭД «ДЕЛО», вопросами внедрения и автоматизации процессов занимаются специалисты по сопровождению автоматизированных информационных систем отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.
Управление информационных технологий и защиты информации занимается техническим сопровождением сервера, на котором располагается база данных СЭД «ДЕЛО», и отвечают за надежность операционной системы и информационную безопасность передаваемых данных.
Компания «Офис-док» оказывает всестороннюю техническую помощь в случае возникновения сложных вопросов в ходе реализации наших проектов. Большое значение имеет именно коллективная работа и, безусловно, поддержка со стороны компании «Офис-Док» очень важна.
- Пользуясь случаем, разрешите поздравить вас с тем, что СЭД в Администрации Вологды получила звание лауреата конкурса «Инновационные решения в управлении документами», проведенного «Гильдией Управляющих Документацией», о чем было объявлено в рамках «ИНФОДОКУМ-2015». Какое значение имеет эта победа?
- В рамках форума «ИНФОДОКУМ-2015» Администрацией города Вологды был представлен проект для участия в конкурсе «Инновационные решения в управлении документами», а также доклад на тему «Единая система электронного документооборота органов местного самоуправления города Вологды как инструмент управления процессами». Члены конкурсной комиссии РОО «Гильдия Управляющих Документацией» высоко оценили проект Администрации города Вологды. В проекте представлена эволюция внедрения системы электронного документооборота в органах местного самоуправления города Вологды, начиная с 2008 года на базе СЭД «ДЕЛО».
Достигнутый успех является следствием большой командной работы, в которой принимали участие ИТ-специалисты, делопроизводители, юристы и каждый пользователь СЭД «Дело» в отдельности.
Мы были очень рады получить диплом лауреата, но мы никогда не останавливаемся на достигнутом, и впереди нас ждет еще большая работа.
- Существуют ли планы по участию с данным проектом в других конференциях и конкурсах? Почему такие инициативы важны для вас?
- Конечно, Администрация города Вологды будет принимать участие в подобных мероприятиях и в дальнейшем. Проект ЕСЭД ОМСУ постоянно развивается, внедряются новые интересные решения, автоматизируются новые процессы. Участие в подобных мероприятиях - это не только повод показать себя, но и возможность обмена опытом с коллегами из других регионов в области электронного документооборота.
