Идеальная система управления задачами: функционал

Ранее мы писали о нефункциональных особенностях, которыми должна обладать хорошая система управления проектами. Настало время перейти к освещению необходимой функциональной части.

Нередко компании, выбирая себе приложение для налаживания рабочих процессов, даже не до конца представляют, что именно они могут автоматизировать. А тем более, как. На прямой вопрос они перечислят учет клиентов, ведение сделок и постановку задач. Но мы знаем, что аппетит приходит во время еды: разобравшись с потенциалом таких систем, пользователи начинают понимать, чего им не хватает от решения, и какие моменты в работе они также хотели бы оптимизировать.

Мы опишем ключевые пункты, которые помогут вам пропустить стадию поисков и (нередко) печального опыта. И вот какой функционал, по нашему мнению, должна включать хорошая система управления проектами:

Группирование задач на проекты

Создавать задачи и хранить их в общем списке – плохая идея для любого планировщика. Со временем, когда количество задач все возрастает, их отображение требует все более четкой иерархии. А хорошая система управления проектами эту иерархию обеспечивает сразу же.

Задачи должны относиться к разным проектам, а крупные и сложные задачи –делиться на подзадачи. Подзадачи, в свою очередь, подразумевают одновременное выполнение нескольких этапов крупной задачи разными исполнителями. В отдельных случаях удобен чек-лист – список пунктов поручений, которые вычеркиваются по мере их выполнения.

Ограничение прав доступа

Даже у небольших по численности организаций возникает потребность в ограничении видимости тех или иных проектов, задач, полей. И дело здесь даже не в доверии: просто, например, системному администратору не нужно (да и не интересно) знать о задачах финансового отдела, и наоборот. Главное требование к функционалу настройки ролей и прав доступа – гибкость и простота. Настройка должна производиться без привлечения специалистов техподдержки приложения.

Возможность делегирования

Если задача выполняется несколькими пользователями, она должна поддерживать возможность делегирования. Хорошо настроенное делегирование предусматривает настройку, кто и кому может давать поручение, для соблюдения субординации.

Система оповещений

Самостоятельно отслеживать изменения в задаче неэффективно и трудоемко. В толковой системе управления бизнесов нотификации должны поступать оперативно и автоматически заинтересованным пользователям. Оповещения могут приходить по почте или в различные мессенджеры (Skype, Viber, Jabber и др.), отображаться в рамках самого приложения. При этом системой должна быть предусмотрена и возможность настройки/отключения уведомлений. Такая функция особенно актуальна для руководителей и начальников отделов, получающих за день до сотни различных оповещений.

Календарь

Очень хорошо, если система управления проектами выполняет и функцию планировщика. В таком случае она включает календарь, где вы можете составить личное расписание. Насколько подробным будет это расписание, решать вам. При желании можно расписать каждый рабочий день по минутам, а можно просто обозначить самые важные события и встречи, чтобы не забыть о них. В идеале планировщик должен поддерживать и возможность создания коллективного повторяющегося события (например, еженедельной планерки). Если вы привыкли к использованию других календарей (от google, yandex, outlook, evernote и проч.), плюсом выбранной системе будет возможность интеграции с ними.

Комментарии к задачам

Это обязательный пункт для задач, которые выполняются продолжительное время и/или несколькими людьми. В комментариях они могут указывать любую информацию, которую сочтут нужной.

Совместная работа с файлами

Многие из нас уже давно отказались от хранения информации на собственном сервере и перешли в «облака». Многие системы управления задачами учитывают этот момент и предоставляют возможность хранения файлов у себя в «облаке» или интегрируются с такими сторонними ресурсами как Google Drive, Yandex Disk или Dropbox. И, опять-таки, здесь важно обратить внимание на настройку прав доступа для различных пользователей вашей компании.

Закрытый чат и другие средства общения

Система управления проектами подразумевает и наличие собственных средств коммуникации. Согласитесь, несколько странно обсуждать задачи и проблемы организации по скайпу, имея многофункциональное приложение для бизнес-процессов. Следует отметить, что внутренняя почта не сможет покрыть все потребности коммуникации. Ищите онлайн-чат, оптимально с возможностью звонков.

Учет рабочего времени и аналитика

Такая функция полезна на любом проекте, где выполнение задач имеет более-менее четкие временные рамки. Учет времени может подразумевать как контроль отработки сотрудниками положенных часов, так и время, затрачиваемое на закрытие задач проекта каждым пользователем.

Из функционала по учету рабочего времени закономерно вытекает еще одна особенность, которая должна быть предусмотрена хорошей системой управления проектами: это составление отчетов и предоставление данных для анализа. Мощный аналитический модуль позволяет оценить эффективность работы отделов и сотрудников, выявить так называемые узкие места и помочь принять правильные решения по управлению компанией.

Фильтры

Это единственный удобный способ разобраться в огромном количестве задач и проектов, которые со временем накапливаются в системе управления бизнесом любой компании. Чем мощнее и функциональнее фильтры, тем лучше. Отдельный плюс – возможность сохранения фильтров, составленных под себя.

Настраиваемость

Даже если разработчик с полной уверенностью утверждает, что его система универсальна и подходит под любой бизнес, настроек под себя не избежать. Постарайтесь учесть этот момент, выбирая для себя бизнес-приложение. Подумайте, чем ваш бизнес-процесс отличается. Узнайте, сможете ли вы создавать новые поля для задач, управлять шаблонами, правами доступа и так далее.

Экспорт/импорт данных

Эта функция необходима при переходе с одной системы управления на другую. Чаще всего достаточно простой поддержки импорта .csv или .xls файлов, но некоторые системы имеют интеграцию с другими популярными приложениями и позволяют сделать переход автоматически.

Кроме того, если вы привыкли работать с другими приложениями (например, составлять таблицы данных в MS Excel), то возможность экспорта задач через интеграцию или создание внешних экспортных файлов тоже будет уместно.

Надеемся, наши советы помогут вам выбрать систему управления, идеально подходящую для ваших бизнес-процессов.