Система «ЕВФРАТ» — вся автоматизация в одной коробке

Cognitive Technologies представила новую систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ».

Согласно маркетинговым исследованиям, проведенным Cognitive Technologies весной 2009, более 70% предприятий СМБ и 25-30% крупных организаций, несмотря на наличие широкого спектра предложений для различных направлений деятельности (CRM, HRM, управление проектами и др.), используют для автоматизации бизнес-процессов стандартные офисные программы и электронную почту.

Компания Cognitive Technologies объявляет о выпуске и начале продаж системы «ЕВФРАТ», в которой реализованы принципиально новые технологии автоматизации бизнес-процессов. Возможности системы по управлению процессами (workflow) позволяют обеспечивать всю технологическую цепочку обработки документов и событий в автоматическом режиме для решения задач автоматизации документооборота, канцелярии, взаимодействие с заказчиками, управления договорами, обращениями граждан, архива документов и других бизнес-процессов.

Предшественником системы «ЕВФРАТ» является популярный продукт «ЕВФРАТ-Документооборот», а базовыми технологиями автоматизации бизнес-процессов — технологии электронного документооборота. При этом Cognitive Technologies сохраняет нумерацию версий системы (текущая версия v.15). Новое позиционирование продукта «Вся автоматизация в одной коробке» означает, что Cognitive Technologies предлагает альтернативу использованию средств создания и редактирования документов MS Office и электронной почты для автоматизации бизнес-процессов. При этом в «ЕВФРАТ» реализована интеграция с популярными офисными программами, что делает удобным переход на работу с системой.

Комментируя выпуск «ЕВФРАТ» v.15, вице-президент по маркетингу и общественным коммуникациям Cognitive Technologies Н. Никольский отмечает: «Нашим главным конкурентом, если можно так сказать, действительно является офисный пакет от Microsoft. Хотя входящие в его комплект программы изначально и не предназначены для обеспечения бизнес-процессов. В системе «ЕВФРАТ» мы, используя преимущества этого программного пакета и наши технологические ноу-хау, предложили заказчикам более глубокую и полную автоматизацию бизнес-процессов».

Расширение спектра решаемых системой задач и выход в новый рыночный сегмент стал возможным благодаря реализованным в «ЕВФРАТ» подсистемам «Автоимпорт документов», «Автообработка» и «Понимание документов».

• Подсистема «Автоимпорт документов» позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде в текстовом формате или в графическом формате (включает распознавание), в бумажном виде (требуется сканирование и распознавание), а также данные полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

• Подсистема «Автообработка» включает средства автоматической обработки документов и событий за счет включения в бизнес-процессы функциональных узлов, которые выполняются системой автоматически, без участия человека. В настоящее время система «ЕВФРАТ» обеспечивает автоматическое выполнение более десятка рутинных операций, таких как определение типа документа, назначение исполнителя, срока исполнения и специалиста, контролирующего выполнение бизнес-процесса, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам, отправка документа контрагенту по электронной почте и др.

• Подсистема «Понимание документов» предназначена для извлечения реквизитов документа или смысловых частей из неструктурированного или слабо структурированного текста. «Понятая» таким образом информация может автоматически заноситься в регистрационную карточку документа или инициировать необходимые процессы обработки документов. Использование подсистемы позволяет качественно сократить объем рутинной работы с документами, традиционно выполняемой человеком.

По словам руководителя технологической лаборатории «ЕВФРАТ» А. Чудакова: «Возможность понимать содержание и автоматически обрабатывать документы обеспечивает преимущество «ЕВФРАТ» по сравнению с другими системами автоматизации. Так как типовые рутинные и часто повторяющиеся операции, совершаемые при подготовке и обработке документов, анализе информации, ранее требовавшие участия человека, система производит самостоятельно, бизнес-процессы протекают более оперативно, а процесс принятия управленческих решений более эффективен».

С точки зрения архитектуры, новый «ЕВФРАТ» представляет собой платформу с набором конфигураций для решения различных задач автоматизации. Инструменты для управления загруженными конфигурациями доступны администраторам системы. В текущей версии система «ЕВФРАТ» и конфигурации на ее базе позволяют реализовать:

• электронный документооборот (делопроизводство, управление процессами движения и обработки документов, автоматизация бизнес-процессов);

• электронный архив;

• управление договорами;

• взаимодействие с клиентами (для коммерческих компаний) и обращениями гражданами (для государственных учреждений).

Как отметил руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies М. Потапенко: «При разработке системы мы сделали ставку на то, что узкоспециализированные решения по каждому из направлений автоматизации зациклены на учетных функциях, и слабо обеспечивают возможности движения документов и коллективной работы. При этом возможности таких систем зачастую не просто избыточны для большинства компаний СМБ, их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудников».

Новая система «ЕВФРАТ» ориентирована в первую очередь на средний и малый бизнес, которому, в силу высокой стоимости, недоступны внедрения на базе программных продуктов для каждого бизнес-процесса и у них отсутствует потребность в излишней учетности узкоспециализированных систем. Интерес к новой системе со стороны крупных компаний заключается в комплексном подходе, что позволит сократить затраты на приобретение и поддержку целого парка программ.

Государственному сектору, помимо обеспечения традиционных задач документооборота, «ЕВФРАТ» предлагает принципиально новую модель автоматизации работы с обращениями граждан, в которой граждане рассматриваются как клиенты, а задача системы — повысить их лояльность. Система обеспечивает оперативную и качественную обработку запросов, в том числе в полностью автоматическом режиме без участия человека. Для коммерческих компаний система «ЕВФРАТ» предоставляет возможность повысить уровень организации работы с клиентами и поставщиками в рамках концепции CRM.

Для взаимодействия системы «ЕВФРАТ» с программами финансового учета разработчики предлагают возможность интеграции посредством API, кроме этого в системе реализовано взаимодействие с «1С:Бухгалтерия» (версии 7 и 8).

Система «ЕВФРАТ» интегрирована с другой разработкой Cognitive Technologies — программным интерфейсом Scanify API, который обеспечивает функциональность сканирования и распознавания документов. Традиционно при разработке системы большое внимание было уделено повышению производительности и стабильности работы.

Дистрибутив новой версии системы «ЕВФРАТ» доступен на сайте продукта (http://evfrat.ru).