Выбор средств автоматизации – важный этап управленческого консалтинга

В последние несколько лет количество компаний, оказывающих услуги в области управленческого консалтинга, стало расти. Такое явление понятно, поскольку деловая активность в докризисный период была довольно высокой, а с наступлением рецессии в экономическом развитии многие компании пришли к понимаю того, что нужно осуществлять принципиально новые подходы к ведению бизнеса и искать способы оптимизации работы компании. На сегодняшний день руководители многих российских и зарубежных компаний делают ставку на персонал. Известно, что человеческий фактор является одним из основных. Так, некачественная работа персонала порой может поставить под угрозу выполнение важных проектов, напряженность в коллективе становится разрушительным фактором, который оказывает влияние на работу компании в целом и т.д. При возникновении подобных ситуаций консалтинговые компании проводят аудит корпоративной культуры, дают практические рекомендации, выявляют причины возникновения конфликтов, предлагают способы локализации напряженности в компании, проводят различные семинары и тренинги с целью закрепления навыков командной работы и т.д.

Однако иногда такие глубинные исследования и основательные мероприятия не приводят к должному результату, поскольку причина состоит вовсе не в каких-то конфликтных ситуациях между сотрудниками, а заключается в банальной, ненадлежащей организации рабочего процесса. Нередко причиной срыва сделки может стать несвоевременный звонок со стороны сотрудника компании клиенту, не вовремя отправленное письмо, полный провал сделки, проведение которой совпало с командировкой или отпуском ответственного лица, и заменяющий его сотрудник просто не смог разобраться в нюансах работы над проектом и «сел в лужу», потянув за собой всю компанию. В итоге, виноваты в такой ситуации оба сотрудника, которые не должным образом скоординировали свою работу, не обсудили важные аспекты. Не стоит в подобных случаях оставлять в стороне и топ-менеджмент компании, который по определению должен быть в курсе всех событий, происходящих в коллективе, и в любой момент времени иметь возможность оперативно отреагировать на возникающие сложности и предотвратить некоторые неурядицы. Зачастую описанные выше ситуации происходят по причине архаичных способов ведения бизнеса в компании, отсутствия специализированных программных решений, способных упорядочить деятельность сотрудников или наличие громоздкого ПО, которое только усложняет работу персонала, создаёт лишние временные затраты. Нередко можно увидеть, что монитор компьютера сотрудника и его стол пестрит разноцветными стикерами, в которых записаны номера телефонов, важные даты и другие сведения. Иногда такое распространённое явление можно встретить даже в крупных компаниях с богатой историей. Вторым распространенным примером является наличие специализированного ПО, которое предназначено для работы сотрудников, но в кулуарах менеджеры говорят о том, что имеющееся программное решение не то, что не облегчает работу, а просто вводит в состояние ступора своей сложной структурой и непонятным алгоритмом работы.

Если брать конкретные примеры, то программа «АЛТИУС CRM – Управление контактами» от российской компании «АЛТИУС СОФТ» служит для планирования и учёта контактов, содержит в себе систему напоминаний, список ответственных лиц и всех контрагентов, с которыми осуществляется взаимодействие. В программу можно вносить планы и результаты работ получать разнообразные отчёты.

Отличительной особенностью данной программы является её низкая стоимость и возможность самостоятельного внедрения без привлечения разработчиков. Программа может быть использована юристами, управленцами, менеджерами, секретарями, административными служащими, рекламными службами и т.д. Руководство может видеть планы и результаты работы всех сотрудников и непрерывно контролировать ход ведения определённых проектов, не прибегая к многочасовым совещаниям и вызовам «на ковёр».

Системы электронного документооборота (СЭД) также получили широкое распространение в ряде российских и зарубежных компаний. На рынке представлено множество СЭД, и потенциальному заказчику остаётся только выбирать. Но зачастую руководители компаний считают правильным внедрять не просто отдельную систему электронного документооборота, но и сохранить тандем CRM и СЭД. Улавливая подобные тенденции, специалисты «АЛТИУС СОФТ» разработали программу «CRM и документооборот», которая выступает не просто системой управления взаимоотношений с клиентами, но и работает, как полноценная СЭД. Основной функционал программы основан на том, что в части CRM по каждому контрагенту отображаются планы и результаты работ, сведения о ведении сделки, а из части документооборота можно увидеть набор документов, договоров, относящийся к контрагенту.

В карточку документа можно внести необходимые правки, откорректировать список ответственных лиц. Одним словом, в режиме реального времени можно получить сведения о том, какие документы подписаны или находятся на согласовании, к какому числу необходимо представить бухгалтерские документы, копии или оригиналы договоров и дополнительных соглашений, зная при этом с кем именно нужно вести переговоры в рамках отдельного договора, контракта.

Если перечисленные выше программные решения актуальны для компаний различных отраслей и являются универсальным ПО, то некоторые специфические отрасли нуждаются в организации управленческого учёта в несколько ином, более масштабном плане. Например, строительство, как одна из основных отраслей экономики, требует полной автоматизации. Строительные компании осуществляют работу с множеством контрагентов, заказчиков, поставщиков, подрядчиков, субподрядчиков, выполняют часть работ собственными силами. Соответственно, все бизнес-процессы имеют весьма сложный, многоступенчатый характер. Для автоматизации управленческого учёта на строительном предприятии нужны специализированные ERP-системы, созданные с учётом специфики строительных компаний. Подобного ПО на рынке не меньше, чем CRM-решений и СЭД, но, тем не менее, не все из них представляют собой удачные программные комплексы, способные удовлетворить главные потребности строительных компаний. Основные барьеры для руководителей строительных предприятий при выборе специализированного ПО – долгий срок внедрения, высокая стоимость и длительный процесс обучения сотрудников. Порой покупка и внедрение новой программы провоцирует некоторый спад в работе персонала. ПО может быть устроено так сложно, что даже опытный и терпеливый сотрудник будет негодовать по поводу его освоения. В компании «АЛТИУС СОФТ» отмечают, что в 70 % случаев, первое, чем интересуются потенциальные заказчики ПО для строительных компаний – это простота его освоения и возможность внедрения в течение считанных дней. Порой даже стоимость отходит на второй план, а аспекты, связанные с внедрением и обучением, занимают главенствующие позиции. Так, программа «АЛТИУС – Управление строительством» является одной из самых простых и эффективных ERP-систем для управления строительной организацией. В программе возможно вести учёт договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками, осуществлять оперативное календарное, ресурсное, финансовое планирование, непрерывный контроль затрат, материалов, оборудования, производить точный расчёт налогов, составлять графики авансирования подрядчиков, оперативно реагировать на любые происходящие изменения, избегать незапланированных издержек, получать целый набор важных, аналитических отчётов.

Обучение программе составляет порядка 20 часов, для региональных компаний есть возможность обучения в удалённом доступе через Интернет. Внедрение занимает считанные дни. Добиться таких результатов удалось лишь благодаря тесному взаимодействию с клиентами, пониманию их основных потребностей и требований. Несколько раз в год выходит новая версия программы «АЛТИУС – Управление строительством», которая включает в себе принципиально новые возможности, основанные на объективных требованиях заказчиков и основных тенденциях рынка.