Всероссийский центр карантина растений (ФГБУ «ВНИИКР») выбрал систему Elma для автоматизации документооборота и коллективного взаимодействия сотрудников. В ходе проекта внедрения системы партнер Elma компания «МетаПрок» провела обучение специалистов центра работе с новым ИТ-решением.
На первом этапе автоматизации документооборота ФГБУ «ВНИИКР» были проработаны и автоматизированы бизнес-процессы движения внутренних документов. Настройка маршрутов движения документов – списков согласующих лиц, мест регистрации, атрибутов карточек документов и других параметров – выполнялась в тесном сотрудничестве специалистов по внедрению Elma с экспертами центра «ВНИИКР».
В ходе проекта внедрения Elma для сотрудников подразделения, осуществляющего прием, отправку и регистрацию документов, было проведено обучение работе с системой. Специалисты центра смогли познакомиться с новым ИТ-инструментом, посмотреть, как реализованы процессы документооборота, обмен задачами и сообщениями. Директор компании «МетаПрок» Анатолий Апанюк и представитель группы внедрения в ФГБУ «ВНИИКР» Валерий Антонов ответили на вопросы сотрудников.
В рамках следующих этапов автоматизации документооборота в ФГБУ «ВНИИКР» запланированы:
• Автоматизация маршрутов движения входящей и исходящей документации.
• Настройка потокового сканирования входящих документов с привязкой к регистрационно-контрольной карточке.
• Создание пользовательских инструкций в системе по сформированным маршрутам движения документов.
• Консультирование администраторов и аналитиков системы – сотрудников центра.
