Система электронного документооборота «ЕВФРАТ» внедрена в кузбасском парламенте

В Совете народных депутатов Кемеровской области (СНДКО) завершено внедрение системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» компании Cognitive Technologies. Для реализации проекта было приобретено 50 пользовательских лицензий, сервер с конфигурацией «Быстрый старт», а также модули «Архивариус» и WEB-Сервер. Поставку и внедрение системы осуществил партнер Cognitive Technologies в Сибирском федеральном округе — ГК «СибПроект».

СНДКО является постоянно действующим высшим и единственным органом законодательной (представительной) власти в Кемеровской области. Совет принимает Устав Кемеровской области и поправки к нему, а также осуществляет законодательное регулирование и иные полномочия, установленные Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом и законами Кемеровской области.

Деятельность Совета сопровождается большим объемом работ с бумажными документами, причем это касается как высшего руководящего состава, так и всех служащих аппарата. По этой причине председателем СНДКО Николаем Шатиловым было принято решение автоматизировать документооборот и делопроизводство Совета с помощью системы электронного документооборота. После анализа нескольких систем, представленных на российском рынке, специалисты СНДКО остановились на программном продукте «ЕВФРАТ». При выборе системы особое внимание уделялось гибкости системы и ее функциональным возможностям.

Реализация проекта началась летом 2009 года. На первом этапе внедрения специалистами ГК «СибПроект» было проведено комплексное обследование документооборота СНДКО и разработаны регламенты по работе с входящими, исходящими и внутренними документами, договорной документацией и законопроектами.

На втором этапе внедрения система «ЕВФРАТ» была настроена в соответствии с техническим заданием, составленным по результатам первого этапа. Благодаря встроенному инструментарию и конфигурации «Быстрый старт», содержащей набор типовых элементов для автоматизации основного контура документооборота организации, настройка системы не потребовала применения программирования.

На третьем этапе внедрения сотрудники Совета прошли комплексное обучение, после чего система «ЕВФРАТ» была запущена в промышленную эксплуатацию. В настоящее время в ней работает более 70 пользователей.

"Внедрение системы «ЕВФРАТ» позволило значительно ускорить регистрацию, согласование и поиск документов, обеспечить выдачу поручений и заданий, а также организовать контроль их исполнения с помощью системы отчетов. В результате возросла скорость согласования документов , а время, затрачиваемое на их поиск и перемещение, сократилось", - отмечает председатель СНДКО Николай Шатилов.