В «Bolаshak Atyrau» завершено внедрение RBC Solutions BIP (разработчик – RBC Group)

«Bolаshak Atyrau» для управления финансовой и хозяйственной деятельностью использует ERP-систему Infor FMS SunSystems. Услуги поддержки системы оказывает RBC Group. В 2016 году, специалистами RBC Group, был успешно проведен апгрейд системы Infor FMS SunSystems 5.2.1 на Infor FMS SunSystems 6.2.1.

Задача автоматизации платежной системы у Bolаshak Atyrau возникла при нарастании объема ручной обработки большого количества платежных поручений/выписок. В месяц через отдел банк/кассы может проходить более двухсот платежей и выписок, при этом могут быть задействованы 3 разных банка, форматы и банк клиенты которых имеют отличия. Количество строк в каждом платежном поручении может доходить до 20-30. В выписке количество строк может достигать 200-300. Обработать такой объем информации, и ввести его в систему в виде журналов - это очень трудоемкая задача.

Более того, платёжные поручения должны формироваться как из Финансовой системы Sun Systems (оплаты по счетам, предоплаты, взаиморасчеты с поставщиками и т.д.), так и из Зарплатной системы HRB (оплата ЗП и прочие оплаты, связанные со спецификой работы компании с персоналом). Банковские же выписки, должны всегда попадать в Финансовую систему в виде журналов и обновлять оригинальные проводки в Зарплатной системе (чтобы избежать дубляжей оплат).

В процессе внедрения в ТОО "Болашак-Атырау" модуля регистрации Счет Фактур (Purchase Invoicing) cистемы Infor FMS SunSystems, специалистами RBC Group была сделана презентация нового продукта, разработанного RBC Group - RBC Solutions BIP. RBC Solutions BIP решает проблему предприятий, работающих с несколькими банками, связанную с выгрузкой данных из используемой ERP-системы в банк-клиенты данных банков, но не имеющих средств для организации обмена данными с используемыми системами учета. Особенно, когда используемая финансовая система тяжело модифицируется или банк-клиент работает только с собственными форматами файлов.

Специалистами RBC Group было предложено совместное использование модуля регистрации Счет Фактур Sun Systems и RBC Solutions BIP. В результате такого внедрения, ТОО "Болашак-Атырау" получила бы полный цикл автоматизации работы со Счетами Фактурами, включающий:

• регистрации Счет Фактур в системе;

• контроль и утверждение Счетов Фактур и Счетов на оплату;

• автоматическая генерация платежных поручений в банк;

• автоматическая обработка выписок, полученных из банков.

В качестве дополнительного бонуса, было предложено настроить автоматизацию оплат из Зарплатной системы HRB, которая также могла быть реализована в рамках данного проекта.

Заказчик согласился с предложением RBC Grouр. Внедрение RBC Solutions BIP было выполнено в рамках проекта по настройке модуля регистрации Счет Фактур Infor FMS SunSystems и состояло из следующих этапов:

• Предпроектное обследование;

• Подготовка и настройка справочных данных (поставщики, адреса, банковская информация);

• Настройка журналов и нумераторов;

• Настройка системы утверждения счет фактур на оплату;

• Настройка формирования Платежный поручений в BIP;

• Настройка обработки выписок в BIP;

• Разработка отчетности по счетам фактурам и оплатам.

Команда внедрения была сформирована из специалистов RBC Group и Болашак Атырау. Со стороны Заказчика в команду входили: супервайзер отдела Банк/Касса Жанаргуль Алжанова и сотрудники отдела, которые непосредственно работают с оплатами через банк. Команда со стороны ТОО "Болашак-Атырау" была искренне заинтересована в успехе данного проекта, принимала активное участие, как в постановке задач, так и в тестировании внедренного решения.

Проект внедрения RBC Solutions BIP в ТОО "Болашак-Атырау" длился 3 недели.

Сегодня все платежи из системы Infor FMS SunSystems 6.2.1 проходят систему утверждения, где сразу же выбирается банк, через который необходимо провести оплату. После того, как платеж прошел все стадии утверждения, он автоматически выгружается в xml или другой соответствующий формат файла для последующей передачи в банк-клиенты банков.

На данный момент настроено взаимодействие с 3-мя банками.

Полученные выписки, выгружаются из банк-клиентов банков в специализированном формате. После чего данные файлы подгружаются в RBC Sоlutions BIP и, пройдя обработку, разносятся в систему Sun Systems. На стадии обработки настроена защита от повторной загрузки выписок, чтобы избежать проблем дубляжа проводок в системе.

По словам Олега Бибика – управляющего директора RBC Group по СНГ - «Bolаshak Atyrau» является нашим клиентом уже более 10 лет. Это современная компания, оказывающая высококвалифицированные кадровые услуги в нефтегазовом, горнодобывающем и машиностроительном секторе Республики Казахстан, использует IT – технологии как инструмент управления компанией, как способ повысить уровень сервиса и снизить издержки. Ключевые бизнес процессы компании - автоматизированы. Настроенный автоматический процесс формирования платежных поручений и обработки банковских выписок позволяет значительно сократить ручной труд и время, требуемое со стороны сотрудников компании для обработки счетов на оплату и регистрации банковских выписок в системе, а также минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором».