Документы появились с возникновением письменности. Документы, сохранившиеся на территории нашего государства, свидетельствуют о постоянном документировании различных сторон жизнедеятельности людей.
В настоящие время требования Россаккредитации к хранению копий деклараций о соответствии органом по сертификации или уполномоченным органом устанавливаются в соответствии с законодательством государств-членов, согласно Положения о регистрации деклараций о соответствии продукции требованиям технических регламентов Таможенного союза по решению Коллегии Евразийской экономической комиссии от 9 апреля 2013 г. № 76.
На основании требований Критерии аккредитации и перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя и аккредитованного лица критериям аккредитации - приказ Минэкономразвития России от 30 мая 2014 года № 326, документы о подтверждении соответствия хранятся один год после истечения срока их действия. В органе по сертификации ФГБУ «Ростовский референтный центр Россельхознадзора» порядок списания документов, хранение и ведения архива осуществляется согласно документированной процедуре Системы Менеджмента Качества.
Результаты работы по подтверждению соответствия, комплекты дел с сертификатами соответствия и другими материалами, обосновывающими правомерность выдачи сертификата соответствия, хранятся до срока окончания действия документа, после срока окончания ещё 1 год в органе по сертификации, после чего передаются в основной архив Учреждения, где хранятся не менее 2 лет.
Зарегистрированные декларации о соответствии вместе с комплектами документов, являющихся основанием для их принятия, хранятся в архиве органа по сертификации соответствия продукции в течение срока действия декларации о соответствии. После окончания срока действия декларация о соответствии уничтожаются по акту уничтожения документов.
С 1 июля 2018 года вступает новый порядок регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии продукции требованиям технических регламентов Евразийского экономического союза по Решению Коллегии Евразийской экономической комиссии от 20 марта 2018 года №41, где указано их хранение на бумажных и (или) электронных носителях в органе по сертификации не менее 5 лет после окончания срока действия декларации о соответствии.
Специалисты Органа по сертификации ФГБУ «Ростовский референтный центр Россельхознадзора».
