«Анкор» оптимизировал затраты на печать с помощью Konica Minolta

Konica Minolta перевела московский офис кадрового холдинга «Анкор» на аутсорсинг печати. Компания унифицировала парк печатной техники, упростила процесс сервисного обслуживания, снизила издержки на печать и сократила трудозатраты сотрудников службы поддержки на 10%. В будущем «Анкор» планирует масштабировать проект и на другие офисы, а также внедрить «интеллектуальное» распознавание и обработку документов.

Цель проекта – реорганизация инфраструктуры печати с созданием единой точки входа для всех запросов. Необходимость изменений связана с выработкой ресурса парка печатной техники «Анкор», а также с потребностью унифицировать печатное оборудование, которое было представлено несколькими вендорами. Обслуживание устаревшего мультивендорного парка техники повышало нагрузку на инженеров и требовало наличия широкого спектра запасных частей и расходных материалов. Одним из решающих факторов при выборе поставщика услуг стало наличие у Konica Minolta собственного сервиса с едиными параметрами обслуживания офисных многофункциональных устройств (МФУ), что позволило «Анкору» исключить риски при обслуживании оборудования в условиях территориально распределенной структуры компании.

В ходе проекта в московском офисе «Анкор» было установлено 25 полноцветных и монохромных МФУ серии bizhub. Каждое из устройств оснащено программным решением SafeQ, которое обеспечивает централизованное управление печатными устройствами и учетными записями пользователей, а также формирует отчетность и позволяет устанавливать требуемые правила печати для различных групп сотрудников. Кроме того, SafeQ контролирует доступ пользователей к функциям МФУ за счет обязательной авторизации на устройствах печати. Система идентификации распознает пользователя по карте доступа, а функция Follow-me не требует привязки сотрудника к конкретному устройству печати, что позволяет распечатать необходимый документ на ближайшем к пользователю МФУ.

«Как рекрутинговая компания мы обязаны обеспечить защиту всех файлов, содержащих личную информацию наших клиентов, от возможных утечек данных. Внедрение обязательной авторизации сотрудников на устройствах печати позволило нам защитить конфиденциальные документы и внутрикорпоративную информацию. Кроме того, уже сейчас мы наблюдаем снижение объемов печати на 20% и сокращение трудозатрат на поддержку сервиса на 10%, – комментирует Дмитрий Сироткин, руководитель отдела технической поддержки «Анкор». – Ранее обслуживанием мультивендорного парка оборудования занимались наши инженеры, теперь они могут сосредоточиться на решении более важных задач».

«Анкор» рассматривает возможность масштабирования решения на другие регионы присутствия компании и внедрение различных программных решений Konica Minolta, помимо SafeQ, для автоматизации бизнес-процессов.

«В режиме пилотного проекта на нескольких печатных устройствах установлено решение bEST Message, которое позволяет кастомизировать интерфейс офисных МФУ, – сообщает Наталья Кравченко, руководитель подразделения Konica Minolta Business Solutions Russia в СЗФО. – Компания сможет размещать на экранах МФУ свой логотип и любые другие тематические изображения. В процессе запуска находится проект по автоматизации обработки анкет и других документов на бумажных носителях. Благодаря функции «интеллектуального» распознавания данных в программном решении Document Navigator, документы из различных источников можно легко обрабатывать, распознавать, переводить в нужный формат и автоматически распределять в соответствии с заранее настроенными сценариями».