Внедрение системы электронного документооборота

В марте 2010 года в Санкт-Петербурге компания «Вест Концепт» приступила к реализации проекта создания корпоративного портала электронного документооборота в Местной администрации Муниципального округа «Академическое» Калининского района.
Внедрение системы электронного документооборота было призвано решить ряд проблем, препятствующих эффективной работе Администрации, таких как высокая загрузка сотрудников в связи с длительным поиском необходимой информации в большом объеме архивных данных, отсутствие автоматизации бизнес-процессов взаимодействия сотрудников Администрации, и, как следствие, длительное время обработки запросов граждан.
Администрация МО «Академическое» в первую очередь поставила задачу создания информационной системы, автоматизирующей деятельность канцелярии Администрации, а также процесс разработки правовых актов.
Внедряемая система реализует типовой бизнес-процесс приема обращений от физических лиц, когда заявки, написанные гражданами от руки на приеме у Главы Администрации либо присланные по почте, поступают в канцелярию Администрации для их дальнейшей обработки.
В соответствии с требованиями Заказчика система электронного документооборота канцелярии Администрации должна обеспечивать:
• удобство и простоту ввода информации по входящей и исходящей корреспонденции;
• связь исходящей и входящей корреспонденций;
• постановку задач исполнителям;
• контроль исполнения;
• хранение и архивацию документов;
• поиск, фильтрацию и сортировку документов по любым ключевым полям;
• создание различных отчетов (журнал учета, карточки документов, способы прихода);
• импорт в табличные базы данных;
• вывод на печать.
Выбор в пользу Windows SharePoint Services 3.0 был обусловлен его характеристиками, обеспечивающими простоту и привычность интерфейса, легкость развертывания и обслуживания, отказоустойчивость, возможность удаленного доступа, возможность одновременной работы, разделение по уровням прав доступа. Немаловажным фактором стала также и невысокая стоимость решения. В дальнейшем, МО «Академическое» планирует переход на полнофункциональное решение Microsoft SharePoint Server 2007, за счет более расширенных возможностей и невысокой стоимости решения благодаря дополнительным скидкам для государственных учреждений.
Компания «Вест Концепт» была выбрана в качестве исполнителя этого проекта как признанный специалист по созданию систем электронного документооборота. Опыт компании подтвержден большим количеством реализованных проектов и положительными отзывами клиентов. Специалисты «Вест Концепт» предложили решение, полностью соответствующее требованиям, предъявляемым Администрацией МО «Академическое».
В ходе проекта осуществляется кастомизация Windows SharePoint Services 3.0 специально под требования Муниципальных советов, предъявляемые к процессам делопроизводства. В системе будет работать 32 пользователя. Выполнение проекта займет 1,5-2 месяца, а канцелярия Администрации сможет пользоваться системой уже через 2 недели.
Помимо задачи автоматизации деятельности канцелярии в ходе реализации проекта запланирован ввод системы «Правовые акты ОМСУ» с блоком разработки проектов правовых актов с учетом внесения сведений в регистр муниципальных нормативных правовых актов Санкт-Петербурга, а также системы «Реестр муниципальных контрактов». Планируются к разработке системы «Коллегиальные органы ОМСУ», «Целевые (адресные) программы ОМСУ», «Муниципальный архив», «Реестр муниципальных услуг».
Менеджер проекта, со стороны компании «Вест Концепт» Дмитрий Миняев так прокомментировал проект: «Реализация этого проекта обеспечит эффективное взаимодействие Местной администрации с гражданами, минимизирует сроки ответа по заявлениям граждан, оптимизирует процессы делегирования полномочий внутри Администрации муниципального округа. Кроме того, выполнение этого проекта поможет нам лучше понять специфику работы муниципальных округов, что позволит тиражировать это решение и таким образом способствовать выполнению программы создания электронного правительства, принятую к исполнению в России».
Напомним, что Председатель правительства РФ Владимир Путин, выступая на заседании правительственной комиссии по вопросам регионального развития, заявил, что в ближайшие годы в России должна быть отстроена система предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде. Внедрение корпоративного портала электронного документооборота в администрации муниципального округа является первым шагом на пути реализации этой программы.
В дальнейшем компанией «Вест Концепт» планируется реализовать единое информационное пространство, объединяющее все Муниципальные округа города Санкт-Петербурга и Администрации районов, организовав передачу информации в области:
1. Нормативно-справочной информации;
2. Создание базы по административным правонарушениям;
3. Создание базы по торговле;
4. Базы по программам благоустройства.