«Балтика» переводит отчетность в цифровую систему Microsoft Power BI

Пивоваренная компания «Балтика», часть Carlsberg Group, активно реализовывает проект по диджитализации аналитики и отчетности в Customer Supply Chain. Разработанное на основе Microsoft Power BI решение превращает разнородные аналитические данные, собранные ранее в Excel, в наглядные интерактивные отчеты и дашборды. Все важные показатели эффективности теперь доступны сотрудникам в реальном времени с любого мобильного устройства в приложении Microsoft Power BI.

Реализацией этого масштабного проекта занимается группа по развитию бизнес-анализа и отчетности региона Восточная Европа. Главной целью проекта является создание автоматизированных инструментов для мониторинга ключевых показателей эффективности процессов цепочки поставки продукции заказчику. Решение позволило перевести из Microsoft Excel в Microsoft Power BI всю регулярную отчетность по транспортной, складкой, дистрибуционной функциям и мониторинга исполнения качества сервиса для наших клиентов.

Сергей Сучков, старший директор по логистике региона Восточная Европа, компания «Балтика», часть Carlsberg Group: «Сотрудники, отвечающие за все звенья цепи поставок продукции клиентам, каждый день обращаются к различным аналитическим данным, оперативный доступ к которым крайне важен для понимания того, какие аспекты работы требуют улучшений. Автоматизация сбора этих данных позволила сократить время на подготовку отчетности в несколько раз. Так, отчеты по комплексным показателям клиентского сервиса, складской или транспортной функциям, на подготовку которых тратилось до нескольких дней, теперь формируются за 15-20 минут и доступны для мониторинга в удобной детализации и простой визуализации на мобильных устройствах. В результате нам удалось значительно сократить время принятия управленческих решений, напрямую влияющих на развитие нашего бизнеса».

Инструмент Microsoft Power BI собирает аналитические данные из многочисленных внутренних источников, полученный массив обрабатывается, а результаты визуализируются в виде графиков, таблиц и диаграмм, доступ к которым можно получить на единой облачной платформе. Сотрудники могут просматривать различную статистику по ключевым показателям эффективности процессов с компьютеров, планшетов, телефонов и оперативно реагировать в случае отклонения фактических данных от поставленных целей. Необходимые данные объединяются в одном отчете или дашборде в соответствии с уровнем управления, что позволяет увидеть необходимый срез KPI по своей зоне ответственности и оперативно принять управленческое решение, не обращаясь к нескольким документам.

Одно из ключевых преимуществ системы — разнообразная визуализация данных, которая позволяет выделить основные тенденции, корреляции и отклонения от нормативных показателей. Кроме того, система дает возможность детализировать показатели, выделять из общего массива данных именно те, которые необходимы в данный момент и на конкретном управленческом уровне. Благодаря возможностям Power BI удалось настроить автоматическую ежедневную рассылку результатов мониторинга сервисных показателей всем заинтересованным сотрудникам компании, что позволило полностью отказаться от Excel-отчетов, создаваемых ранее вручную. Инструмент Microsoft Power BI помогает настроить автоматическую индикацию показателей, которые опережают или отстают от целевого значения, таким образом фокусируя внимание сотрудника или отдела на том, что необходимо исправить.

«Эффективная работа с данными — важный элемент обеспечения конкурентного преимущества, необходимого для успеха бизнеса, — комментирует Анна Кулашова, директор департамента по работе с крупными заказчиками Microsoft в России. — Промышленная революция 4.0. и развитие цифровой экономики требуют от бизнеса оперативной реакции на любые малейшие изменения, как внутренние, так и внешние. Повышение эффективности цепочки поставок за счет консолидации отчетности на основе Power BI, которую реализует компания «Балтика», — это прекрасный пример современного подхода к управлению бизнесом».

Для перевода бизнес-аналитики цепочки поставок продукции заказчику на единую платформу Power BI была проведена полная диагностика исходных данных в информационных системах компании, описаны все методики расчета ключевых показателей, посчитаны целевые значения, сформированы и реализованы необходимые технические доработки для минимизации использования Excel-отчетности. В результате предварительной работы, Power BI практически не требует регулярного ручного менеджмента показателей, что устраняет возможность человеческой ошибки при подготовке отчетов.

Нововведения касаются работы служб, отвечающих за оперативную и эффективную доставку продукции клиентам: складское хозяйство, транспорт, дистрибуцию и клиентский сервис. Работа по проекту продолжается — к системе подключаются службы прогнозирования и планирования. Команда регулярно собирает обратную связь у пользователей системы дашбордов и отчетов, вносит необходимые корректировки, создает дополнительные форматы представления данных, которые помогают сотрудникам разного уровнять получать актуальную информацию по текущей эффективности своих процессов. Группой активно развивается система обучения для всех сотрудников компании — разработан авторский тренинг по Power BI, принять участие в котором может каждый сотрудник, проводятся вебинары по конкретным дашбордам и отчетам с подробным пояснением структуры данных, визуализированных в Power BI.

В дальнейшем планируется расширить проект и на другие страны региона Восточная Европа, среди которых Украина, Беларусь, Азербайджан и Казахстан.