Из офлайна в онлайн. 25 критериев выбора вебинарной площадки. Часть 1

В связи с переходом из офлайна в онлайн многие столкнулись с проблемой выбора площадки для проведения онлайн-мероприятий.

Я прошла этот путь почти три года назад, когда начала свое дело. До выхода на "вольные хлеба", я работала руководителем корпоративного учебного центра. Поэтому у меня уже был большой опыт проведения вебинаров и я представляла, что мне нужно по функционалу. Однако, корпоративные инструменты мне, как представителю микробизнеса, стали не "по карману". Соответственно, встала задача найти приемлемую по цене и качеству вебинарную площадку.

 Я ко всему подхожу серьезно и мой "синдром отличницы" заставил меня создать таблицу, состоящую из 25-ти критериев. По этой таблице я оценила предложения по рынку платформ для проведения вебинаров и выбрала для себя оптимальный вариант. За три года эти критерии не изменились. Вы смело можете смело воспользоваться ими при выборе инструмента для проведения онлайн-мероприятий.

Критерий 1: Цена.

При анализе вебинарных площадок оказалось, что площадка, набравшая в моем рейтинге самое большое количество баллов, оказалась не самой гуманной по цене. С другой стороны, даже при выборе колбасы, низкая цена вызывает подозрение и заставляет более тщательно смотреть состав. А здесь даже не колбаса, а информационная система - основной инструмент для работы. И призрачная экономия может стоить дорого.

Сколько стоит потерянный из-за неработающей вебинарной площадки клиент? А сколько стоит потерянная из-за этого репутация? Стоит ли она сэкономленных 600-800 рублей? Кстати, у многих владельцев вебинарных площадок индивидуальный подход к клиенту и вам могут сделать очень интересное предложение по цене, которое может значительно отличаться от того, что на сайте. Поэтому, хоть цена и важна, важнее "начинка"...

Критерий 2: Количество спикеров.

Для меня это очень важный критерий. Особенно для платной площадки. Почему? Раз я выбираю платный продукт, я хочу использовать его на 100%.

Честно говоря, не люблю, когда у меня "зоопарк" из различных программ: например, в программе A я провожу вебинары, а в программе Б видеоконсультацию. Зачем, если есть программа, в которой я могу делать и то, и другое? Так вот, количество спикеров показывает, сколько человек вы можете собрать на видеоконференцию без проблем.

Под проблемами я понимаю раздачу прав доступа во время сеанса связи. Не хочу отвлекаться на технические моменты, когда работаю с людьми.

Для чего  нужна видеоконференция? Если я работаю с небольшой группой и мне важно видеть и слышать каждого человека, видеть его "рабочий стол" для эффективной работы. Такой формат подходит для тренеров и коучей, которые отрабатывают навыки. Вы видите каждого участника и контролируете вовлеченность в работу. Вы четко знаете, что каждый участник с вами, а не ушел варить суп, пока вы несете доброе и вечное.

Таким образом, вы можете отказаться от инструментов, которые позволяют организовывать видеосвязь, но не дают возможности видеть и слышать сразу всех участников.

Критерий 3: Количество участников вебинара.

Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом.

Да, можно на первое время выбрать площадку с ограничением по количеству участников. Но я предлагаю мыслить стратегически: представьте, что в один прекрасный день к вам на вебинар записалось столько человек, сколько Ваша площадка не "потянет". Что вы будете делать?

Здесь два варианта:

— либо искать в срочном порядке новую более мощную площадку;

— либо отказать "лишним" желающим попасть на ваш вебинар.

Чем плох первый вариант?

Тем, что в срочном порядке нужно осваивать новую систему. Как правило, в таких случаях всегда что-то пойдет не так и вы провалите вебинар и потеряете клиентов.

Во втором варианте также велика вероятность потери клиентов. Люди второй раз могут и не прийти.

Поэтому, лучше о таких вещах думать заранее.

Критерий 4: График работы техподдержки.

А вот здесь будьте очень внимательны! Я столкнулась с тем, что на сайте заявлена техподдержка 24/7, но по факту это не совсем так.

Есть рабочие часы, в которые техподдержка работает на 100%, а есть нерабочие. И вот тут начинается самое интересное!

Вам могут предложить:

— технического специалиста за отдельную плату;

— техподдержку с переадресацией на сотовый;

— техподдержку по электронной почте;

— полную техподдержку по предварительному согласованию без доплаты.

Обязательно! Уточните этот момент заранее. Особенно, если вы не очень дружите с техникой или являетесь избранником законов подлости.

Критерий 5: Конвертация видеозаписи вебинара в файл.

Вы согласны, что запись вебинара жизненно необходима?

Во-первых, участники практически всегда запрашивают запись.

Что греха таить, при большом количестве участников очень много пассивных слушателей, которые во время трансляции занимаются своими делами с надежной потом пересмотреть. Бывает, что у участников прерывается трансляция из-за низкого качества интернета. Может быть, кто-то не успел к началу или вынужден уйти с трансляции раньше времени... Бывает всякое.

Если у вас запрашивают запись вебинара - радуйтесь, вы создали ценный продукт и люди хотят его у себя иметь. Нам запись тоже нужна. Особенно в начале нашего пути, чтобы сделать анализ, понять, что можно сделать лучше...

Итак, "продвинутые" вебинарные площадки предоставляют формат видеозаписи на выбор:

— полная запись (видео спикера + презентация + чат);

— видео спикера + презентация;

— презентация + звук.

Уточняйте:

— если запись видео в файл;

— как можно получить запись видео;

— сколько времени видео хранится на сервере;

— нужна ли специальная программа для преобразования видео в файл;

— как участники могут получить доступ к видео.

Есть площадки, которые не позволяют скачивать видео, вы сможете посмотреть его только на ресурсе вебинарной площадки.

Будьте внимательны!

Выбирайте тот формат взаимодействия, который вам будет удобен.

Критерий 6: Возможность просмотра вебинара с мобильных устройств.

Для меня, как и для большинства людей, живущих в бешеном ритме, очень важно иметь доступ к необходимой информации из любой точки земного шара. Естественно, главное средство связи - мобильные устройства. Не знаю, как у вас, а у меня на моих гаджетах стоит безумное количество программ и постоянно не хватает памяти. Для меня критично устанавливать дополнительное ПО. Потому что это может повлечь за собой удаление других программ, которые мне тоже необходимы.

Одно дело, если ваши слушатели люди подневольные и обязаны добровольно - принудительно установить доп. программу. А вот бизнесмены могут потерять на этом часть своей аудитории. Поэтому определите, насколько критично данное неудобство для ваших слушателей. Исходите из принципа: "для клиента все должно быть просто и без дополнительных усилий".

Критерий 7: Тестовый период.

Конечно же, не нужно брать "кота в мешке". Практически все платные площадки предлагают тестовый период. В это время можно ознакомиться с возможностями продукта и его недостатками.

Обращайте внимание на следующие моменты:

— длительность тестового периода. Уточните, какие дни имеются в виду: календарные или рабочие?

— количество участников вебинара (подключений) в тестовом режиме;

— имеется ли возможность записи тестовых вебинаров;

— есть ли ограничения по функционалу в тестовый период;

— сохраняются ли документы (презентации, ссылки, видеозаписи) и на какое время.

Будьте внимательны.

Критерий 8: Управление оплатами.

Если вы проводите бесплатные вебинары или внутреннее обучение для своих сотрудников, этот критерий вам не нужен. Если вы хотите автоматизировать доступ к вебинару только для оплативших участие, то такой сервис просто необходим. Обязательно уточните, какая будет процентная ставка за услугу и как потом вы получите свои деньги. Как правило, финансовые отношения оформляются договором. Внимательно его прочитайте. При необходимости проконсультируйтесь с юристом.

Критерий 9: Место для хранения материалов.

При работе с вебинарной площадкой, я хочу, чтобы все материалы были под рукой и мне не нужно было бы заливать их заново для каждого нового вебинара. Поэтому, очень важно наличие дискового пространства для хранения материалов. Если у вас достаточно большая линейка продуктов, много тематик - соответственно и материалов много. Очень не хочется в самый неподходящий момент встать перед выбором удаления информации...

— обязательно уточните у контрагента, сколько места вам выделят для хранения материалов (презентаций, видеороликов, аудиофайлов и т.п.);

— узнайте, на каких условиях можно будет расширить установленный лимит (если он есть).

Критерий 10: Наличие конструктора лендинга (регистрация на вебинар).

Как я уже говорила - люблю удобные, многофункциональные продукты. Чтобы в них было все и сразу! Одно из таких все и сразу - встроенный конструктор лендингов (посадочных страниц с формой регистрации на вебинар). Этот сервис позволяет очень быстро сделать страничку с формой регистрации, получить ее адрес и отправить целевой аудитории. Не нужно "заморачиваться" с покупкой домена, дополнительными программами для создания лендинга. Просто сказка. А потом еще и напоминалки о вебинаре будут автоматически рассылаться тем, кто зарегистрировался...

Критерий 11: Сервис рассылок.

Автоматизация - великая штука! Один из важных критериев при выборе вебинарной площадки - наличие автоматических рассылок - напоминаний об участии в вебинаре.

Уточните у контрагента:

— сколько и каких напоминаний будет приходить участникам вебинара;

— можно ли самостоятельно настроить расписание "напоминалок".

Еще один важный момент: напоминания будут приходить только тем участникам, которые есть в базе. В базу они могут попадать тремя способами:

— через форму регистрации на лендинге;

— вы можете ввести каждого вручную самостоятельно;

— заливка в базу из списка (как правило, Excel).

Не все контрагенты позволяют заливать списки. Поэтому, будьте очень внимательны, если у вас участники приходят не через форму регистрации (это актуально для корпоративного обучения). Если такой возможности не будет, то вам придется каждого человека вносить в базу вручную.

Критерии 12, 13: Загрузка презентации. Показ рабочего стола.

Казалось бы, на какие грабли можно наступить на этих элементарных критериях? Даже бесплатные площадки позволяют показывать рабочий стол (а вот загружать презентации - не все). Однако, здесь, как оказалось, тоже есть ньюансы...

Что нужно уточнить при выборе:

— В каком формате грузится презентация (pptx, pdf). Сама наткнулась на эти "грабли". На одной из площадок оказалось, что презентация грузится только в pdf, пришлось в срочном порядке конвертировать.

— Допустимый максимальный размер презентации. На одной площадке я столкнулась с тем, что слайды отставали от звука из-за "тяжелой" презентации.

Вот на такие интересные моменты можно "напороться" на элементарных вещах...

Продолжение следует...

PS: При необходимости, могу бесплатно поделиться своим файлом с обзором вебинарных площадок. Только обратите внимание, что я его делала в 2017 году. Сейчас уже все могло измениться. Но как образец для собственного анализа— вполне подойдет.

Татьяна Гладун, руководитель образовательно-консультационного центра "Инфопрактика".