Как подписывать документы удаленно?

Компания BLS 20 мая впервые провела вебинар по кейсам HR-директоров и специалистов. Участники онлайн-встречи прислали более 30 своих вопросов, на которые эксперты BLS отвечали в прямом эфире.

Вопросы касались самых разных тем, но так или иначе все они связаны с нынешней ситуацией. Отстранение от работы, тестирование на вирус, сокращение штата, применение взысканий удаленно, ознакомление с документами – все эти кейсы вызваны режимом самоизоляции.

И не на все вопросы закон дает ответ. Так, согласно указу мэра Москвы, нельзя допускать до работы людей с хроническими заболеваниями. Но как это сделать, если состояние здоровья относится к персональным данным. А вот тестирование на вирус, которое теперь стало обязательным, должен обеспечить работодатель. И пройти исследование должны не менее 10% численности персонала компании. А вот, как считать – те, кто в офисе, каждый раз – разные, от общей численности, - это не уточняется.   

Один из системных вопросов – может ли пандемия быть причиной неполного рабочего времени / простоя. Сам «вирус» – нет, но как причина снижения объема продаж – да. Значит, так и надо формулировать, если у вас снизилась или остановилась работа. В этой связи другая вынужденная мера– сокращение штата. Можно ли запустить сокращение в период пандемии, какая процедура в отношении предпенсионных работников, как оценивать преимущественное право, какие вакансии предлагать – лишь часть вопросов. Можно ожидать трудовых споров и лучше нивелировать все риски, например, избегать ситуаций оценки «преимуществ».

Другая сложная тема – применение взысканий. Как привлечь к ответственности, если человек не выполняет обязанности и не выходит на связь. Да, в документах можно прописать контроль за работой, но надо быть очень аккуратным в случае увольнений. Подобные дела часто доходят до суда, но, по нашей оценке, не более 10% судей готовы действовать не формально, а реально оценивать конкретную ситуацию. Увольнение сейчас требует в целом особого внимания. Так, мы рассмотрели один из кейсов, где сотрудник плохо работал, увольняться по соглашению с компенсацией отказался, а сокращать его рискованно.

Так или иначе, режим самоизоляции и удаленки наложил отпечаток почти на все кейсы. Можно ли отправить соглашение сторон по e-mail, как поступать с трудовой книжкой, как подписывать документы с работниками в регионах и удаленно, как физически вносить изменения в график отпусков и т.д. – везде приходится учитывать реалии. А лучшее решение - простая электронная подпись. Электронный документооборот позволит подписывать документы «на расстоянии» и успешно решать многие вопросы.