Как провести онлайн интервью – советы рекрутерам

По данным агентства ProPersonnel доля рекрутеров, использующих онлайн-интервью в процессе найма, с начала пандемии выросла в два раза и достигла 76%. От предварительного собеседования до квалификационного теста – все этапы оценки кандидата в режиме онлайн позволяют адаптироваться к коронавирусным ограничениям, а также экономят компании и её рекрутерам немало времени и денег. Эксперты агентства рассказывают о видах онлайн-интервью, наиболее распространенных ошибках рекрутеров и о технике дистанционного собеседования.

Что такое онлайн-собеседование?

Онлайн-собеседование – это интервью, которое проводится удаленно через онлайн-чат, видео- или аудиоплатформу. Именно поэтому иногда такой тип собеседования называется цифровым: чтобы его провести, нужно использовать тот или иной программный продукт. Именно его тип и определяет вид онлайн-интервью. Рекрутеры выделяют шесть видов онлайн-интервью.

Прямой эфир. Это самый распространенный тип онлайн-интервью, которое проходит в формате видеозвонка на таких платформах, как Skype, Zoom или Google Hangouts. Фактически это классическое собеседование, но в удаленном режиме. Такой тип интервью позволяет компании отбирать удаленных кандидатов, которые не могут прийти в офис для личной встречи.

Видеозапись. В оговоренное время кандидаты получают вопросы для интервью, после чего в течение нескольких минут они записывают на видео свои ответы и отправляют рекрутеру. Специалист по подбору персонала затем просматривает видео в удобное для себя время. Обычно такие видео используют на раннем этапе отбора, когда кандидатов очень много, а первостепенная задача – личностная оценка, а не проверка квалификации или навыков. Нередко видео-интервью состоит из серии небольших собеседований в заданных временных рамках.

Видео-резюме. Ещё одна вариация записанных на видео интервью, однако более свободная как по содержанию, так и по технологии. Рекрутер даёт задание записать видео на какую-либо общую тему, без конкретного списка вопросов и времени ответа. Часто речь идет о творческих заданиях, скажем, для работников сферы гостеприимства, культуры или медиа. С одной стороны рекрутер получает хорошо отрепетированные ответы, но, с другой стороны, он оценивает коммуникативные навыки, речь и язык жестов кандидата. Говоря проще, важно не содержание, а представление.

Онлайн-тестирование. Кандидат проходит в удаленном режиме тестирование его навыков, знаний и умений, связанных с работой. Форматы бывают разные – от ответов на вопросы с предложенными вариантами, до творческих заданий или экзаменов. Технические инструменты также варьируются в зависимости от целей – от стандартных опросников на сайте компании и до Google Docs, в которых кандидаты выполняют задание под присмотром имеющих к документам доступ специалистов. Такое интервью надежно выявляет квалификационный уровень кандидата.

Живой чат. Интервью проходит в видео- аудио- или даже текстовом формате в Facebook (Запрещенная в РФ организация) WeChat, Whatsapp и Facebook (Запрещенная в РФ организация) Messenger с участием команды нанимателей, куда входят будущие сотрудники или руководители кандидата. Чаты помогают рекрутерам управлять множеством интервью или даже проводить их одновременно с разными кандидатами в текстовом режиме.

Чат-бот. Онлайн-собеседование проводит бот, имитирующий вопросы рекрутера. Технологии искусственного интеллекта помогают делать начальный отбор кандидатов, сохранять полученные от соискателей документы, тексты, видео и аудио.

Среди этих видов онлайн-интервью преобладает общение через видеосвязь, как непосредственное, так и заочное. Главная задача рекрутера – правильно выбрать и организовать нужный тип интервью.

Зачем проводить интервью онлайн

Сейчас, в условиях пандемии, онлайн-общение между кандидатом и работодателем существенно сокращает сроки поиска специалиста. Раньше несколько этапов собеседования могли длиться 2-3 месяца из-за сложности организации очных встреч с руководителями разных уровней, которые должны были утвердить кандидата. Сейчас это время сократилось в разы – до одного месяца. Принятие решения происходит намного быстрее.

Помимо этого, само собеседование в дистанционном режиме длится примерно в два раза быстрее – в среднем около 30 минут, тогда как очное общение с кандидатом продолжается примерно час. Рекрутеру проще готовиться к интервью: не нужно заказывать пропуск для кандидата, выделять отдельное помещение для его приёма. Обрабатывать записанные интервью, тестирования и опросники можно с помощью автоматизированных инструментов, расширяющих охват отбора на сотни и тысячи кандидатов.

Как провести онлайн-собеседование

Интервью с удаленным кандидатом проводится в три этапа: подготовка, собеседование, обработка результата. В зависимости от специфики отрасли каждая из этих стадий может заметно различаться по технике и времени, но есть самые общие правила их прохождения.

I. Подготовка к интервью

1. Прежде чем приступить к собеседованию, проверьте актуальность вакансии и её описания. Если что-то изменилось – условия найма и труда, функционал, уровень вознаграждения, квалификационные ожидания – нужно быть готовым устранить эти несоответствия в интервью в ходе общения с кандидатом. Если в собеседовании участвует команда коллег, убедитесь, что они тоже в курсе изменений.

2. Изучите кандидата. Еще раз просмотрите резюме, сопроводительные письма, а также ознакомьтесь с онлайн-профилем соискателя в соцсетях. Обратите внимание на любые странности, которые вы обнаружите, пробелы в истории занятости, хобби, которые могут представлять интерес для вашей команды и т.п.

3. Составьте сценарий. Поскольку в режиме онлайн сложно долго удерживать взаимное внимание собеседников, у интервью должен быть более или менее четкий сценарий, чтобы оно не растянулось во времени на час и потеряло эффективность. Сколько тем вы планируете обсудить? Сколько вопросов у вас есть по каждой теме? В каком порядке вы хотите осветить эти темы? Сколько времени вы должны выделить на каждый вопрос? Оставьте 5-10 минут для последующих вопросов. Помимо этого, разработайте оценочные карточки с хорошо прописанными критериями, балльной системой, «за» и «против», чтобы формализовать оценку разных кандидатов.

4. Подготовьте технику. Еще раз проверьте работоспособность всех систем: интернет-соединение, аудио- и видео аппаратура на компьютере, программное обеспечение. Убедитесь, что кандидат знаком с ПО и готов его использовать для общения. Запаситесь альтернативным каналом связи на случай неполадок, прежде всего, узнайте телефонный номер соискателя.

II. Проведение онлайн-собеседования.

1. Проверьте квалификационные качества кандидата. Фактически это часть подготовки к интервью, но она непосредственно определяет, состоится ли общение вообще. Этот этап лучше всего поддается автоматизации, а значит, расширению охвата кандидатов. Тестовое задание, опрос, решение задачи, творческая работа – всё это позволит на раннем этапе отсеять неподходящих кандидатов. Сейчас на рынке есть масса различных программных продуктов, разработанных для предварительного онлайн-отбора в зависимости от специфики отрасли и профессии. При этом если при очном интервью часто тестирование непосредственно предшествовало собеседованию, то в онлайн-режиме этого лучше избегать для экономии времени и уменьшения напряжения как рекрутера, так и кандидата.

2. Старайтесь проводить видеоконференции как можно короче. Это поможет вам максимально эффективно использовать время, сосредоточиться на наиболее важных вопросах. Если рекрутер ставит себе жёсткие временные рамки, он более творчески подходит к методике интервьюирования, делает её более эффективной.

3. Познакомьте кандидата с ключевыми сотрудниками компании или членами его будущей команды. С психологической точки зрения лучше если каждый из участников встречи будет использовать индивидуальный доступ в онлайн – так кандидату не будет казаться, что его экзаменует комиссия, к тому же вы сэкономите время коллег. С технической точки зрения это сложнее – не все стандартные программные продукты поддерживают режим видеоконференции или ограничивают число их участников.

4. Подготовьте мультимедиа-пакет о вашей компании: презентации, ссылки на последние статьи, истории успеха, а также подробное описание вакансии, функционала, ожиданий от будущего работника и т.п. Мультимедиа-пакет может состоять из текстовых материалов, ссылок на YouTube и соцсети. Отправьте его в конце интервью кандидату, чтобы упредить возможные стандартные вопросы о месте работы.

5. Выглядите и ведите себя профессионально. Сегодня нередко рекрутеры работают из дома, поэтому нужно не забывать, что несмотря на домашнюю обстановку, они – лицо компании для кандидата.

6. Исключите все отвлекающие факторы. Выберете место, где вас не будут отвлекать ни коллеги, ни посторонние. Помимо этого, отключите уведомления на компьютере и телефоне на время интервью.

7. Не начинайте диалог непосредственно с вопросов о работе. Когда кандидат приходит в офис, он успевает перевести дух и расслабиться. Поскольку в онлайн этого нет, заведите с кандидатом small talk – это позволит человеку снять тревогу и настроиться на собеседование. Во время деловой части не перебивайте соискателя голосом – лучше подайте условный знак жестом или договоритесь о таких сигналах заранее. Если после «деловой части» у вас не сложилось окончательного мнения, поговорите о личном: хобби, интересы, увлечения, любимые книги, фильмы и т.п.

III. После собеседования

1. Проанализируйте оценочные карточки кандидатов. Матрицы балльной системы позволят объективно сравнить разных кандидатов, сопоставить число их плюсов и минусов, использовать это как аргумент в дискуссии о найме с коллегами.

2. Отправьте запись интервью лицам, принимающим решения, если они не присутствовали на нём. Сопроводите запись коротким резюме. Сохраните эти материалы на будущее, если вам придется вернуться к анализу уже знакомых соискателей.

3. Договоритесь об обратной связи с командой и кандидатом.

«В целом тренд на онлайн-собеседование будет усиливаться, – говорит Татьяна Долякова, основатель агентства ProPersonnel. – С одной стороны, этот инструмент быстрее внедряется из-за пандемии, с другой – он действительно повышает эффективность поиска персонала, а также расширяет географию и охват поиска. Онлайн-поиск и собеседования позволяют брать сотрудника из любой точки России и любого возраста, если его компетенции соответствуют вакансии.

На этом фоне бурно развиваются автоматизированные и роботизированные системы поиска персонала, которые тем не менее полностью не заменят онлайн-собеседование. Нужно не забывать, что мы живем в креативной экономике, и формализовать поиск творческих специалистов – дизайнеров, архитекторов, журналистов и т.п. – полностью нельзя. Топовых сотрудников нужно обязательно собеседовать очно. С этой точки зрения режим онлайн создает сложности: “почувствовать” человека, находящегося по ту сторону стола проще, чем если вас отделяет экран и тысячи километров. А сегодня очень важно, чтобы кандидат разделял ценности компании, подходил к ней с точки зрения социального статуса, мировоззрения, психологии и культуры общения, особенно в творческих, интеллектуальных и топовых позициях. Поэтому так или иначе очные собеседования сохранятся в практике, а их онлайн-формат будет совершенствоваться».