Какие нарушения найдет ГИТ, если не провести аудит кадровых документов

После года работы из дома компании возвращают сотрудников в офис. И у HR сразу много задач: сверить документы по удаленке, изучить правки в ТК РФ, оценить готовность к плановой проверке ГИТ. Как аудит документов поможет исправить ошибки, рассказали эксперты компании BLS на вебинаре 14 апреля.

Прежде всего, надо проверить документы по удаленке. Если вы обменивались ими по e-mail, пора получить «живые» подписи сотрудников. А еще изучить локальные акты по дистанционному труду и персональным данным: недавно в них были серьезные изменения. Цель – не только выполнить требование закона, а сохранить эффективное управление сотрудниками и избежать конфликтов с ними.

Второй большой блок касается документов по охране труда. Чаще всего ГИТ находит ошибки в инструктажах, при проведении спецоценки, медосмотров, обучении и встречает неактуальные ЛНА. Напомним, если людей не отправляли домой или вернули назад, все меры по охране труда надо обязательно выполнить – и плановые, и внеплановые. Более того, например, инструктаж без сбора подписей считается непроведенным. Также с начала года обновлены более 40 правил по охране труда и появился инструктаж по действиям в случае ЧС. Проверьте и исправьте то, что касается вашей компании.

В числе других наиболее «опасных зон» для работодателей – оформление отпусков, оплата труда, прием и увольнение работников. Например, в график отпусков не включают дополнительный отдых, нет согласия на разделение отпуска на части. Много нарушений ГИТ находит в вопросах выплат: отсутствующая в компании индексация, неправильные выплаты за работу в выходной и ненормированный труд. Часто в самом трудовом договоре не указывают все обязательные условия – характер работы, режим работы, условия труда, гарантии и компенсации. Наконец, одна из самых распространенных ошибок – отсутствие на документах подписи сотрудников. Это влечет огромные риски, и уже поэтому стоит провести аудит.

Кстати, интересна в этой связи статистика ГИТ г. Москвы, которая подвела итоги работы за 2020 г. По ее оценке, работодатели чаще всего нарушают правила начисления зарплаты и других выплат (35%), нормы охраны труда (33%) и некорректно оформляют трудовые отношений (20%). И на эти зоны риски обязательно обратите внимание при проверке внутренних документов.