Закрыться по периметру: почему не стоит отказываться от опенспейса

Игорь Золотухин, генеральный директор сети гибких офисных пространств F2, рассказывает, почему стоит обратить внимание на опенспейс.

Опенспейс или мини-офис?

Если обратиться к истории коворкинга как явления в офисном мире, то во многом именно модель классического опенспейса стала его колыбелью. В конце девяностых коворкинги были просто открытыми пространствами, где отдельные команды и специалисты могли арендовать рабочие места, чтобы заниматься своей работой.

Сегодня, в связи с ростом популярности формата, в гибких офисных пространствах располагаются и крупные команды, которые могут занять целый этаж. Часто мы получаем следующий запрос от наших арендаторов: разделить арендованную площадь на мини-офисы или просто отделить пространство от других арендаторов — «закрыться по периметру». 

С одной стороны эта практика способна закрыть ряд потребностей арендатора:

- снизить уровень шума;

- уменьшить количество отвлекающих факторов;

- обеспечить сохранность коммерческой тайны от посторонних.

Но далеко не все бизнес-задачи можно решить возведением стен.

Неочевидные преимущества опенспейса для бизнеса

Кроме того, что выбор в пользу открытой планировки позволяет снизить операционные затраты, этот формат имеет ряд преимуществ, которые не всегда напрямую выражаются в моментальном приросте выручки. Зато в долгосрочном периоде они позволяют вывести команду и процессы на новый уровень эффективности.

1. Повышение прозрачности процессов

В опенспейсе сотрудники видят друг друга и могут наблюдать за чужой деятельностью. Это способствует большей прозрачности в работе, так как процессы становятся более видимыми. Это также может поспособствовать улучшению качества обучения и онбординга новых сотрудников, когда у новичков есть возможность постоянно наблюдать за работой более опытных коллег. А руководители и менеджеры, находящиеся в том же пространстве, могут быть более доступны для общения и ответов на вопросы — это повышает прозрачность в процессах принятия решений.

2. Стимуляция общения среди сотрудников

Работа в опенспейсе может оказать позитивное влияние на коммуникацию внутри компании. Непосредственная близость коллег способствует неформальному взаимодействию, благодаря чему сотрудникам легче задавать вопросы, делиться идеями и обращаться за помощью. Отсутствие физических барьеров способствует созданию более открытой среды для сотрудничества, где общение протекает свободно.

3. Нетворкинг

В опенспейсе коммуникация может развиваться как внутри компании — между сотрудниками — так и вовне, с соседями по офису или этажу. Нетворкинг с профессионалами из разных областей позволяет команде узнавать новые методы работы, учиться на чужом опыте и применять лучшие практики в своей деятельности. Это может привести к появлению новых возможностей для коллаборации, партнерства и развития бизнеса.

4. Гибкость в выборе локации для работы

В опенспейсе у сотрудников больше возможностей для выбора места, откуда работать. Человек может расположиться и за рабочим столом, и в переговорной, и даже в мягкой зоне. Ему не обязательно постоянно присутствовать только за закрепленным за ним местом. 

Каким командам подойдет переход в опенспейс

Плюсы классического опенспейса подойдут как крупным, так и небольшим командам. Но особенно выигрышным это решение будет для следующих групп: 

1. Agile-команды

В таких организациях команда состоит из разнопрофильных специалистов, которые объединяют усилия и навыки, чтобы быстро создать качественный и работающий продукт. Такой формат работы требует постоянной тесной коммуникации, быстрого обмена идеями и незамедлительной обратной связи. Опенспейс способствует более свободному общению, что может быть особенно полезно для групп, работающих над совместными проектами.

2. Творческие и инновационные команды

 Для команд, чья работа требует постоянного творчества и генерации новых идей, опенспейс может быть стимулирующей средой. Открытое пространство способствует обмену идеями, у сотрудников есть возможность сразу обсудить появившиеся гипотезы и даже получить мнение со стороны, если налажена связь с соседями.

3. Стартапы и небольшие компании

Для компаний с очень динамичной средой и частым изменением задач опенспейс может пред ost авить более гибкие рабочие условия, способствующие быстрому реагированию на изменения. А благодаря возможностям для нетворкинга команды могут, не отрываясь от рабочих процессов, находить инвесторов или партнеров для коллабораций. 

Как подготовиться к переходу в опенспейс

В массовом сознании опенспейс часто воспринимается негативно. В таких пространствах бывает шумно, а личные границы сотрудников могут оказаться под угрозой. Но этого можно избежать, если учесть несколько важных моментов:

1. Прозрачная коммуникация

Объясните сотрудникам, почему команда перемещается в опенспейс или отказывается от мини-офисов и кабинетов. Чем прозрачнее и понятнее будет аргументация, тем проще будет донести до сотрудников свою мысль.

2. Эргономика рабочих мест

Опенспейс не обязательно должен быть страшным, как корпоративный кошмар — с одинаковыми столами и трещащими стульями. 

3. Грамотное зонирование

Даже в открытом пространстве можно обеспечить различные функциональные зоны. Например, лаунж и тихую зону, в которой уровень шума будет, как в библиотеке. Это позволит удовлетворить потребности тех сотрудников, которым иногда нужно побыть в тишине и сконцентрироваться на задаче.

4. Сбор обратной связи

При внедрении опенспейса в жизнь вашей команды, регулярно собирайте обратную связь. Проводите опросы и мотивируйте сотрудников выдвигать собственные предложения по организации пространства. Это поможет адаптировать офис под индивидуальные потребности вашей команды.

5. Необходимые изменения

Недостаточно просто собирать обратную связь от сотрудников. Если изменения необходимы, нужно осуществлять их. Изменить расположение рабочих столов, расположить “тихую зону” дальше от кофе-поинта и лаунжа — все это позволит повысить комфорт сотрудников и покажет, что вы действительно считаетесь с их видением.