В связи с расширением бизнеса, повлекшим за собой значительное увеличение документооборота, отсутствие единой программы учета и управления предприятием стало сильно ограничивать дальнейшее развитие. Перед нами остро встала задача выбора системы. Была проведена большая работа по изучению представленных на рынке КИС. После детального исследования ряда известных западных и отечественных систем, мы не смогли остановить свой выбор ни на одной из них. Основными причинами были либо чрезмерно высокая стоимость при достаточно серьезном функционале, либо негибкость и сложность настройки, высокие требования к пользователям, а также невозможность (с учетом роста нашего предприятия) к значительному масштабированию при умеренной цене. Итогом нашего поиска стал программный комплекс «Экспресс Управление SQL» фирмы «АСУ XXI век». Как показала дальнейшая практика, выбор оказался правильным, а результат от внедрения уже сейчас значительно превзошел наши ожидания.
В ходе проведения первичного обследования специалистами фирмы-разработчика была выявлена необходимость реинжиниринга ряда бизнес-процессов в нашей компании, а также доработки системы для адаптации программы под индивидуальные особенности предприятия, результатом чего был детально составленный отчет об обследовании компании.
Была создана рабочая группа внедрения, в которую вошли специалисты IT отдела нашего предприятия, специалисты «АСУ XXI век», руководителем был назначен заместитель генерального директора нашей фирмы. В апреле 2004 года был подписан договор. В течение нескольких недель было составлено техническое задание на доработки системы, и рабочая группа начала работу по созданию регламентов изменения в структуре предприятия в соответствии с рекомендациями и заключениями, содержащимися в отчете обследования. При активном содействии и поддержке сотрудников «АСУ XXI век» были составлены рабочие регламенты и должностные инструкции для всего персонала нашей компании. В мае 2004 года был запущен модуль «Финансовый учет», на который был переведен весь управленческий учет компании. Работа по изменению структуры предприятия, а также обучению сотрудников работе в программе продолжалась 4 месяца, и в октябре 2004 года были запущены основные модули системы.
Буквально через месяц все сотрудники, начиная от рядовых пользователей и заканчивая руководством компании, ощутили пользу от внедрения «Экспресс Торговли». Прежде всего, к достоинствам программы можно отнести четкую структуру и взаимосвязанность документооборота. Детальные и очень быстро рассчитываемые отчеты представляют информацию в различных разрезах деятельности предприятия, начиная от товарного попозиционного и группового учета и заканчивая удобными и хорошо читаемыми отчетами по финансовому учету.
В процессе эксплуатации возникали замечания и пожелания пользователей системы, которые с помощью удобного встроенного интерфейса заносились прямо в программу, затем модерировались сотрудниками группы IT отдела и передавались разработчикам, которыми на регулярных совещаниях предлагались решения тех или иных вопросов по поставленным рабочей группой вопросам доводки и усовершенствования программы. Хочется особо отметить, что составленные и согласованные ТЗ на дополнения всегда выполнялись в срок. К таким доработкам можно, например, отнести создание механизмов проведения согласования документов к оплате поставщикам. Ряд оригинальных решений «АСУ XXI век» и разработка четких регламентов рабочей группой позволил полностью отказаться от работы с бумажными счетами от поставщиков при этом процессе, что сократило время на согласование и оплату документов в несколько раз, что привело к значительному увеличению оперативности при управлении складскими запасами и упорядочило работу с поставщиками.
При подведении итогов работы нашей фирмы в 2004 году мы смогли оценить широкие возможности при получении детальных отчетов за 4 квартал, в том числе и с помощью встроенных OLAP-сервисов. При этом была возможность сравнить трудоемкость в создании отчетов из слабо интегрированных между собой программ, автоматизировавших деятельность предприятия до внедрения «Экспресс Управления SQL», и легкость в формировании отчетов через несколько «кликов» мышкой в новой системе. Более ,того для нас стало очевидным, что существовавшая до этого у нас «лоскутная» система автоматизации вообще не давала возможности проводить детальный анализ состояния фирмы, а корректировка данных требовала таких значительных временных затрат пользователей, что порой не имела смысла.
