Школа секретаря: как стать профессионалом

12-16 февраля 2007 года с 10.00 до 18.00 состоится пятидневный практический курс для секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров и сотрудников административных отделов компании.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж компании. Используя в своей работе профессионально-необходимые навыки и умения, секретарь способствует созданию деловой и комфортной атмосферы в офисе и приемной.
Для решения конкретных задач, стоящих перед каждым работником офиса, мы организовали цикл семинаров, объединив локальные темы в пятидневную программу обучения.
Вы можете принять участие во всех семинарах курса или выбрать только интересующие Вас темы.
Курс проходит в интенсивной интерактивной форме с разбором примеров из практики, выполнением практических заданий и проведением деловых игр.
Программа:
1 день с 10.00 до 18.00. Модуль 1: Делопроизводство в работе секретаря. Нормативно–правовая и методическая база делопроизводства. Классификация документов и их функции. Система организационно-распорядительной документации. Документ как источник информации. Требования, предъявляемые к информации. Современные требования к составлению и оформлению документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Формуляры основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение. Юридическая сила документа и условия ее обеспечения. Способы легитимизации документов. Стадии создания документа: проект, подписание, согласование, утверждение, удостоверение печатью. Оформление управленческих решений руководства: приказы, распоряжения, указания, решения. Документирование работы коллегиальных органов. Оформление информационно-справочных документов: актов, справок и др.
Организация работы с документами. Документооборот, его количественные и качественные характеристики. Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации. Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы. Систематизация документов. Общие принципы формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура. Контроль исполнительской дисциплины. Задачи экспертной комиссии.
Модуль 2: Деловая корреспонденция. Деловая переписка – необходимый элемент предпринимательской деятельности. Особенности внешних и внутренних коммуникационных процессов. Коммуникационные бартеры и пути их минимизации. Общая характеристика служебной переписки, ее классификация. Индуктивный и дедуктивный метод построения текста. Служебные письма. Структура текста. Одноаспектность. Коммерческие письма. Внутренняя переписка: докладные и объяснительные записки. Требования к тексту служебных документов. Официально-деловой стиль и его особенности. Использование устойчивых словосочетаний- клише. Типичные ошибки, встречающиеся в текстах документов. Этикет деловой переписки. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну. Практикум: работа над ошибками в оформлении документов и составлении текста.
2 день с 10.00 до 18.00. Модуль 3: Организация работы офиса (офис-менеджмент). Организация снабжения офиса. Учет ТМЦ. Конъюнктура рынка. Анализ предложения, структура цены товара, система скидок. Оптимизация использования ресурсов. Закупка средств оргтехники, мебели, элементов оформления офиса. Организация снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания. Расчет потребности. Создание запаса товаров, напитков, подарков, рекламной продукции. Организация системы хранения, учета, и выдачи предметов и средств труда. Полная материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Инвентаризация хозяйства офиса. Хозяйственные операции. Порядок проведения и документирования. Виды хозяйственных операций офис-менеджера. Унифицированные формы первичных учетных документов. Порядок получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документальное сопровождение. Доверенность. Правила оформления и методика проверки доверенности. Товарная накладная. Счет-фактура. Приходный ордер. Особенности оформления партии товара. Формы оплаты товаров и услуг. Безналичная форма оплаты. Особенности оплаты сделок наличными денежными средствами. Приобретение товаров в розничной торговле. Подотчетные средства. Документальное сопровождение: расходный кассовый ордер, товарный чек, кассовый чек, приходный кассовый ордер. Порядок отчета подотчетных лиц. Оформление авансового отчета. Организация работы офиса. Зонирование офиса. Функциональные зоны. Представительские и конфиденциальные зоны. Элементы оформления офиса. Организация рабочих мест руководителя, сотрудников. Санитарно-гигиенические нормы. Оснащение рабочих мест. Организация ремонтных работ. Ремонт помещения. Профилактическое обслуживание и ремонт офисной оргтехники. Организация курьерской связи: внутренней, внешней. Организация работы транспорта: приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Техническое обслуживание. Страхование. Планирование поездок и работа собственного транспорта. Работа с такси. Организация системы безопасности. Техника безопасности. Охрана офиса. Организация питания сотрудников. Формы питания в офисе. Бизнес – ланч. Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц, оформление виз, Прием командированных, оформление приглашений иностранным гражданам.
3 день с 10.00 до 18.00. Модуль 4: Общепринятые нормы культуры в деловом мире. Деловой этикет и служебная культура в работе секретаря Деловой этикет, его основные принципы. Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. Правила приветствия, представления, знакомства. Обращение. Речевой этикет – основа культуры служебных отношений. Деловая лексика. Этикетные речевые формулы делового общения: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т.д. Речевые клише. Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты. Визитная карточка, ее основные функции. Эффективное взаимодействие секретаря и руководителя. Деловые и деликатные поручения. Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Особенности женских и мужских коллективов. Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета. Формирование делового имиджа. Деловой гардероб мужчины и женщины. Основные стили одежды. Dresscode. Основные ошибки в оформлении внешности. Женская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования.
Модуль 5: Корпоративный стиль. Представительская деятельность Основы корпоративной культуры. Корпоративные правила, приемы и стандарты. Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании. Имиджевые аспекты и этикетные требования. Деловые и личностные качества сотрудников компании. Современные требования. Этические стандарты оформления рабочего места. Создание и соблюдение традиций, норм и правил поведения в фирме. Особенности общения с иностранными партнерами и клиентами. Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета. Репутация фирмы. Ритуалы, которые приносят деньги. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах.
4 день с 10.00 до 18.00. Модуль 6: Деловые коммуникации. Встречи, совещания, коммерческие переговоры.
Модуль 7: Мастерство телефонного общения.
5 день с 10.00 до 18.00. Модуль 8: Прием посетителей. Модуль 9: Основные правила гостеприимства.