Внедрение ЕСМ-системы eDocLib в научно-производственной компании «Диаконт»

ООО НПК «Диаконт» (Уфа) автоматизировала доступ к документам с помощью ЕСМ-системы eDocLib, разработанной компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). В системе открыто порядка 10 рабочих мест. Организованная библиотека знаний компании позволяет отслеживать новые документы, а также изменения по существующим документам, что особенно актуально в условиях постоянно изменяющихся нормативов и обновляющихся стандартов, связанных с работой компании. Поиск данных производится по настроенным реквизитам документов, а также по тексту вложенных файлов. Доступ к информации осуществляется как из локальной сети компании, так и удаленно, через Интернет. Проект осуществляла компания «Медиалюкс», дилер компании ЭОС.

Из истории сотрудничества сторон

«Медиалюкс» и прежде сотрудничал с ООО НПК «Диаконт» – в 2009 году по СЭД «ДЕЛО».

«Заказчик выбрал «ДЕЛО», как только узнал, что с помощью этой системы можно организовать правильный документооборот по всем канонам делопроизводства. Причем отличие «ДЕЛО» от конкурентных российских СЭД состоит в том, что, работая в данной СЭД, заказчику не нужно думать, с помощью каких механизмов организовывать взаимодействие отделов… Заказчику не нужно задумываться о том, что еще может ему понадобиться в дальнейшем: купив один раз «ДЕЛО», он может развивать корпоративную систему документооборота в нужном ему направлении, а при необходимости – дополняя её совместимым «Едоклибом» (eDocLib), – рассказал Валерий Брекоткин.

В ходе запуска СЭД «ДЕЛО» в «Диаконт» было подключено 25 рабочих мест. Проект был сдан в конце 2009 года.

Предпосылки проекта

Прежде библиотека компании «Диаконт» состояла из бумажных документов и отдельных электронных файлов. Сотрудникам, находящимся в командировке, приходилось запрашивать необходимую информацию по электронной почте. Поэтому основной задачей проекта внедрения eDocLib являлась организация к научно-технической документации и документам по выполненным работам централизованного доступа, в том числе, удаленного.

«Выбором решения также занимался сам Дмитрий Валекжанин, который был наслышан о возможностях MOSS и намеревался внедрить решение с аналогичным функционалом. В итоге цена и гибкость eDocLib без программирования сыграла свою роль в выборе в пользу этой платформы», – сообщил Валерий Брекоткин.

Напомним, что eDocLib – корпоративный портал для создания общего информационного пространства и для организации on-line взаимодействия с сотрудниками и клиентами, а также для удаленного доступа к информации с использованием современных веб-технологий. На базе ECM-системы eDocLib разработан широкий набор бизнес-решений для управления корпоративным контентом и организации взаимодействия пользователей: система электронного документооборота «eDocLib:Документооборот»; система «Приемная Руководителя» для автоматизации работы по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием; корпоративная электронная библиотека нормативных и справочных документов; различные системы учета и архивного хранения. Подробнее о системе – см. материал раздела Электронный документооборот от 23 июня 2010 г.

Ход проекта

«Особенностью проекта стали скорость и простота решения актуальной для каждого предприятия задачи. Сейчас модно внедрять СЭД по полгода. Суть конкурентных систем та же, что и у eDocLib, только некоторые из них раз в 15 дороже и во столько же раз больше времени требуют на внедрение при одинаковом результате и удобстве интерфейса. В совокупности работы по запуску eDocLib заняли 8 часов на сбор и обработку информации и еще 8 часов на настройку системы», – сказал Валерий Брекоткин.

В результате eDocLib было охвачено порядка 10 рабочих мест. О стоимости проекта можно сделать вывод из текущего прайса: открытие одного рабочего места сейчас стоит в среднем 1600 рублей, плюс интегратору было оплачено несколько часов настройки системы.

Результаты проекта

В рамках проекта на основе базовой конфигурации eDocLib были настроены виды документов по регистрации научно-технической документации (ГОСТ, СНиП, методические материалы, технические требования и т. п.) и по регистрации выполненных работ. В документе фиксируются сведения о договоре, сроках работ, списке объектов контрагента, на которых выполнялись работы, и т. д. Также были настроены удаленный доступ к системе из сети Интернет; рубрикатор в соответствии с привычным для пользователей деревом папок, в котором ранее хранились документы, а для каждого пользователя – папки «Новые документы», «Измененные документы», в которые автоматически попадают новые и измененные документы. Проведен импорт в систему порядка 3 тыс. документов. Теперь поиск документов возможен как по реквизитам, так и по содержанию вложенных файлов. Найти документы возможно при помощи поисковых запросов и при помощи рубрикатора.

В ближайшем будущем возможно совершенствование построенной системы: ее обновление, развитие функционала, подключение новых задач.