Сделайте поездку на зарубежную выставку более эффективной

Многие из нас посещают отраслевые выставки за границей, стремясь найти новых партнеров, закрепить отношения с уже существующими или преследуя какие-либо другие не менее важные цели. Как сделать такие поездки более эффективными? Об этом далее.

Проблема №1 – Сроки. Как правило, решение о поездке принимается либо заранее, либо же впритык к критическим срокам, после которых поездка может быть попросту невозможной. К слову, второй вариант довольно часто встречается - клиенты неожиданно для самих себя получают отказ. На то есть множество причин, среди которых получение визы, что требует не только тщательной подготовки пакета документов, но и запаса времени, в течение которого посольство рассматривает заявки.

Сразу же всплывает кардинальное отличие подобного рода поездок от туристических: если вы решаете поехать на выставку в последний момент, то «горячих туров» не будет. Более того, вы получите надбавки за срочность и серьезные штрафы в случае вашего отказа от услуг.

Поэтому планируйте поездки заблаговременно, и вы получите ощутимые преимущества:

• экономия: более низкие цены на размещение в отелях, авиабилеты, входные билеты на выставки и другие услуги (экономия может составлять 50% и более).

• удобство: возможность поселиться в предпочитаемом отеле или выбрать желаемый рейс (не секрет, что с приближением даты мероприятия свободных номеров и мест на рейсах становится все меньше).

• спокойствие: возможность выстроить программу и собрать необходимые документы без спешки и потраченных нервов.

Проблема №2 – Организация. Поехать самостоятельно или обратиться в компанию? Присоединиться к группе или индивидуально? Как сэкономить? Эти вопросы возникают у каждого.

Лучше обратиться в компанию по одной простой причине: время, потраченное на бронирование и планирование поездки, вы могли бы использовать в более полезных целях, например, провести еще одни переговоры с проблемными партнерами. Поручайте это тем, для кого организация поездок – основной род деятельности.

Допустим, вы решили обратиться в компанию. Сразу отметим, что здесь нужно понимать и учитывать интересы обеих сторон. Требовать высочайшего качества по низкой цене не имеет смысла, потому что, те компании, которые действительно способны обеспечить такой уровень, имеют соответствующий (более платежеспособный) спрос на свои услуги.

Ищите золотую середину, обращайте большое внимание на то, как к вам относится исполнитель, насколько быстро реагирует, как организована его работа, в какой форме ведется общение. О профессионализме говорит и техническая часть работы: как оформлены документы, в каком формате они присылаются, насколько быстро происходят процессы.

Если вы жестко ограничены в бюджете, старайтесь попасть в группу. В принципе старайтесь попасть в группу – это выгодно! В этом есть неоспоримые плюсы: относительно низкая стоимость проживания в гостиницах, авиаперелетов (операторы делают групповое бронирование за несколько месяцев до мероприятия) и трансферов. Также не стоит забывать и о скидках, которые предоставляются для корпоративных групп. Что касается индивидуальных поездок, здесь, опять же, встает вопрос о взаимной выгодности: оператор не будет испытывать энтузиазма в организации индивидуальной экономичной поездки, потому что его трудовые затраты будут неадекватны стоимости. Иными словами, исполнитель возьмется за индивидуальную поездку в том случае, если она сулит ему более высокую прибыль. Из этого выводим простое правило: больше индивидуального и нестандартного – выше стоимость.

В свете вопроса об экономии интересным представляется и участие в различных партнерских программах. Формы этих программ и ваша выгода будет варьироваться. Наиболее распространенные виды - агентские соглашения и скидки. В любом случае, если вы обладаете хорошими контактами и ваши коллеги и партнеры тоже заинтересованы в посещении зарубежных мероприятий, не упускайте своей возможности сэкономить и заработать! В частности, такие программы предлагает Центр содействия бизнесу SOLBY.

Эффективных Вам поездок!