Документооборот: для строителей и не только

Переход к ведению безбумажного документооборота и внедрение в компаниях специальных систем электронного документооборота (СЭД) – не редкость. Многие пришли к выводу, что в ворохе бумаг можно просто погрязнуть, да и нужно ли вообще тратить время на сложную работу с документами. Соответственно, возникает вопрос: как выбрать ПО для ведения документооборота, каким оно должно быть? Что важнее бренд или эффект?

Многообразие СЭД, представленных на рынке, поражает. Платные и бесплатные программы, «коробки» и заказные разработки – чего только нет! Сложнее всего в этом случае предполагаемому пользователю программы, которому надо:

Выбрать программу,

Внедрить её,

Освоить,

Обучить коллег, если нужно,

Получить реальную пользу.

Даже стоимость программы играет не такую решающую роль, как, например, простота её использования, логичность структуры, возможности.

Создавая программу «АЛТИУС — Документооборот», компания «АЛТИУС СОФТ» учла, какими приоритетами руководствуются потенциальные пользователи СЭД, что для них важно. Именно это и помогло создать вышеназванную программу такой, какой она является сейчас.

Именно простой и удобной, по мнению пользователей, должна быть программа для ведения электронного документооборота. Резонно спросить, чем программа «АЛТИУС — Документооборот» проще и удобнее других?

Во-первых, программа не требует от пользователя специальных знаний компьютера. Достаточно уметь пользоваться «мышкой» и клавиатурой. Обучение программе не требуется.

Во-вторых, программа полностью готова к работе в ней, не требует дополнительных настроек.

В-третьих, вся работа с документами строится в режиме одного окна, лишнего перемещения не нужно. На каждый документ создаётся всего одна карточка.

В-четвёртых, в программе реализованы основные возможности, которые необходимы для ведения чёткого, оперативного документооборота в любой компании.

В-пятых, программа сделана для компаний, умеющих ценить своё время. В отличие от классической системы документооборота в программе реализован главный, а не второстепенный функционал.

В-шестых, программа специализирована для строительных предприятий, но может использоваться в любых компаниях.

Раз уж была затронута тема автоматизации документооборота в строительстве, то скажем, что он гораздо более сложен, нежели документооборот в какой-либо другой отрасли. Не хотелось бы никого обижать, но многие разработчики это не учитывают, делая СЭД перегруженной ненужным функционалом, который буквально лежит «мёртвым грузом», усложняет работу в программе. Программа «АЛТИУС — Документооборот» в этом смысле адаптирована для строителей. Принцип программы – минимум того, что нужно для нормального ведения документооборота. Разработчик говорит открыто о том, что в программе находится именно корень документооборота, тот реальный минимум, без которого и документооборот - не документооборот. Сделано это не для того, чтобы занять сотрудников строительных компаний дополнительной работой, а оттого, что они и так всегда заняты. Масса договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками, дополнительные соглашения к этим договорам, акты, счеты и прочие документы требуют учёта. И учёт этот должен быть корректным и чётким. Так, программа «АЛТИУС — Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем каждого из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники. Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора.

В программе также существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) – свои настройки. Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.

Генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин убеждён, что концепция программы «АЛТИУС — Документооборот» стала столь успешной потому, что была разработана на основании реальных практических примеров ведения документооборота. «Конечно, мы общаемся с клиентами и уточняем, по какой причине они могли отказаться от внедрения СЭД того или иного разработчика. Причин много. Но, как правило, главной из них выступает сложность освоения программы. Если говорить о сотрудниках строительных компаний, то они в принципе всегда находятся в состоянии некоего аврала во временном плане. Соответственно, когда они слышат, что программу надо изучать несколько недель, а иногда месяцев, то ничего кроме отторжения у них это не вызывает. К сожалению, это издержки профессии, но от них никуда не деться. И разработчик, так или иначе, должен подстраиваться под пользователя, а не наоборот», - говорит Андрей Травкин.