Электронный Архив становится доступнее

Организация наполнения электронного архива финансово-бухгалтерских документов

Быстрая массовая загрузка документов в Электронный Архив становится доступнее благодаря развитию технологий сканирования и распознавания.

Отсканированный документпредставляет собой изображение с автоматически присвоенным порядковым номером (скан-образ).

Без каких-либо пояснений при введении в архив необходимый скан-образ невозможно будет найти среди массы других документов. Уникальные названия есть возможность присваивать только папкам.

Поэтому для полноценной работы с системами электронных архивов и быстрого поиска,вам поможет использование модуля атрибутирования скан-образов, который позволяет присваивать документам необходимые для дальнейшей обработки и поиска параметры. В качестве атрибутов бухгалтерско-финансовых документов может использоваться как любая информация, содержащаяся в документе, так и служебная информация (дата сканирования, ФИО сотрудника и т.д.). Атрибуты, необходимые для классификации и поиска скан-образов, вы можете подобрать на свое усмотрение из шапки документа.

Совокупность атрибутов называется карточкой скан-образа. В Электронном Архиве размещается именно связка из скан-образа и его карточки. На этапе проектирования системы Электронного Архива определяется состав карточки, который будет отличаться в зависимости от типа документа.

Рекомендовано использовать не более 10 атрибутов, т.к. увеличение их количества скажется на скорости заполнения карточек в процессе массового ввода документов в архив. При публикации более 50 документов необходимо будет заполнить вручную более 500 полей.

Таким образом, первичное наполнение Электронного Архива – многоэтапная задача, справиться с которой вам поможет компания CSoft Ростов-на-Дону. На первой стадии разработки системы хранения документов специалисты компании CSoft Ростов-на-Дону произведут экспресс-анализ текущих бизнес-процессов вашей компании с последующим разделением всего процесса создания и внедрения ЭА на этапы: подготовка документов к сканированию – сканирование – распознавание с целью присвоения атрибутов – составление карточки скан-образа – полнотекстовое распознавание – разделение комплекта скан-образов на отдельные документы – экспорт документов в электронный архив – индексирование архива – настройка прав и предоставление пользователям доступа к документу.

Ретроконверсия (заполнение архива документами прошлых лет) намного усложняет задачу сканирования и размещения в ЭА финансово-бухгалтерским отделам как небольших организаций, так и крупных компаний. Появляется необходимость формирования многостраничных файлов (1 счет-фактура и трехстраничный акт представляют собой 4-5 скан-образов, которые нужно объединить в два файла). Если в короткий период требуется обработать массивы документов прошлых лет, постраничное сканирование становится трудноосуществимым процессом. При использовании профессионального оборудования для сканирования в один прием в архив можно загружать до 300-400 страниц. В день это порядка 10 000 страниц.

Массовая загрузка документов в ЭА без автоматизации потребует значительных временных и денежных затрат на обучение специалистов, покупку дорогостоящего оборудования, а также на механическую работу - подготовка документов к сканированию и т.д.

Компания CSoft Ростов-на-Дону предоставляет полный цикл услуг по сканированию бумажных документов любых форматов, включая сканирование сброшюрованных документов. Мы используем в своей работе профессиональное высокоскоростное оборудование, что позволяет осуществить первоначальное наполнение архива в сжатые сроки и выполнить «залповый ввод» бухгалтерской документации. Специальные ультразвуковые датчики сканеров предотвращают захват лишних листов и не допускают замятия документов. Скорость двухстороннего сканирования достигает 100 листов в минуту.

Использование профессионального ПО позволяет автоматически осуществлять графическую обработку скан-образов (исправление перекосов, маскировку дырок от дыроколов, удаление «мусора»).

Также в своей работе специалисты CSoft Ростов-на-Дону используют различные технологии полуавтоматического разделения сплошного потока документов на отдельные многостраничные файлы (применяются листы-разделители, штрихкодовые наклейки и т.п.).

С помощью распознающих программ ABBYY Flexy Capture и сервера ABBYY Recognition Server выполняется качественное атрибутирование в полуавтоматическом или автоматическом режиме, таким образом, вероятность ошибок сводится к нулю. Полуавтоматический ввод подразумевает выделение мышью нужного фрагмента текста непосредственно на скан-образе — выделенный фрагмент «перепрыгивает» в нужное поле. Используя более усовершенствованные программы, процесс извлечения необходимых параметров становится автоматическим и требует лишь периодической проверки оператора.

Сложившаяся практика показывает, что обычно компания, внедряющая ЭА, осуществляет первоначальное наполнение архива документами прошлых периодов. Заказав в CSoft Ростов-на-Дону ретроконверсию документов, вы получаете следующие возможности:

• Ретроконверсия в сжатые сроки.

• Быстрый гарантированный результат за счет использования профессионального оборудования и специально обученных специалистов CSoft Ростов-на-Дону (обработанные скан-образы, профессиональное атрибутирование и т.д.).

• Экономия на покупке дорогостоящего оборудования.

• Экономия на покупке ПО для распознавания и атрибутирования.

• Экономия времени ценных сотрудников.

• Готовый к работе бумажный архив.

• Электронный каталог бумажного архива. Специальная надстройка к ЭА и технология штрихового кодирования позволят оптимизировать процесс документооборота в вашей компании.

Сегодня быстрый переход на безбумажный документооборот путем внедренияЭлектронного Архива становится возможным в результате сбалансированного применения ручного труда наших специалистов и самых современных программных и аппаратных технологий обработки изображений. Эксперты компании CSoft Ростов-на-Дону проведут аудит существующих бизнес-процессов, составляющих весь документооборот компании, и разработают наиболее оптимальное решение его перевода в электронный вид.