О построении и использовании систем электронного документооборота

6-8 октября 2011 года в г. Салехард прошла научно-практическая конференция "Электронный документооборот в региональных органах государственной власти: требования государства и их реализация на практике", на которую, чтобы обсудить актуальные проблемы перехода на электронный документооборот и пути их решения, приехали представители органов государственной власти и местного самоуправления из разных городов России: Брянска, Калуги, Кирова, Костромы, Красноярска, Мурманска, Омска, Пензы, Самары, Тольятти, Ульяновска, Ухты, Хабаровска и др.
Организатором конференции выступило Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа, где в течение последних нескольких лет был реализован крупнейший в России проект внедрения системы электронного документооборота (на базе системы CompanyMedia компании "ИнтерТраст") во всех органах власти регионального уровня, крупнейших (города и районы) и небольших (поселки) муниципальных образованиях. Сегодня осуществляется подключение к системе представительств автономного округа за его пределами (в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Тюмени, Кургане), в связи с чем СЭД администрации ЯНАО в ближайшем будущем можно будет назвать не только межведомственной, но и межрегиональной.
Проект осуществляется специалистами Правительства ЯНАО и компании "ИнтерТраст", одного из лидеров российского рынка систем электронного документооборота и управления контентом, ставшей соорганизатором мероприятия.
К участию в подготовке конференции были также привлечены эксперты корпорации IBM, одного из крупнейших в мире производителей и поставщиков аппаратного и программного обеспечения, в том числе широко известной и активно используемой платформы коллективного взаимодействия Lotus Domino/Notes, на базе которой разработана СЭД ЯНАО – система электронного документооборота CompanyMedia.
Организаторы и участники конференции обсудили основные вопросы, связанные с концепциями "Информационное общество" и "Электронное правительство", которые на сегодняшний день больше всего волнуют госсектор.
Напомним, что 12 февраля 2011 года премьер-министр России Владимир Путин подписал распоряжение № 176-р "Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности". Безбумажный документооборот, согласно плану, должен заработать во всех федеральных органах власти с 1 января 2012 года.
Предполагается, что переход на электронный документооборот будет способствовать повышению эффективности взаимодействия федеральных и региональных органов государственной власти, администрации Президента и аппарата Правительства, оптимизации государственного управления и местного самоуправления, взаимодействия гражданского общества и бизнеса с органами государственной власти.
Таким образом, можно считать, что переход органов государственной власти на электронный документооборот предопределен. В связи с этим возникает необходимость в решении комплекса связанных с данной задачей вопросов.
В рамках конференции были определены ключевые проблемы перехода органов государственной власти на электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие, обозначены основные пути их решения.
Своими идеями поделились выступающие:
- Юрий Кулаков, начальник Управления документационного и информационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа;
- Ольга Белорус, заместитель директора департамента информационных технологий и связи ЯНАО;
- Андрей Линев, генеральный директор компании "ИнтерТраст";
- Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса;
- Александр Савельев, директор Центра разработки программного обеспечения компании "ИнтерТраст";
- Владимир Горностаев, директор Центра компетенции по ЭДО и защите информации компании "ИнтерТраст";
- Денис Вдов, директор Центра консалтинговых услуг и внедрений компании "ИнтерТраст".
Всестороннему освещению подверглись вопросы:
- организационные, законодательные, нормативно-правовые вопросы перехода на электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие;
- концепции "Информационное общество" и "Электронное правительство": задачи, промежуточные итоги, перспективы, роль и место СЭД в концепциях;
- специфика систем электронного документооборота в органах государственной власти: требования государства и их реализация на практике;
- безопасный и юридически значимый электронный документооборот для органов государственной власти и управления: методы и технологии;
- ключевые направления развития СЭД в целях формирования электронного правительства и информационного общества и др.
Специалисты компании "ИнтерТраст" также отчитались о текущей работе в рамках реализации проекта перехода на межведомственное электронное взаимодействие органов государственной власти, представили новейшие технологии и решения в области ЭДО (в частности, рабочее место Губернатора/Мэра/Министра в СЭД на iPad, BlackBerry).
Но, пожалуй, наивысшую ценность представлял собой анализ практического опыта перехода на электронный документооборот и меж- и внутриведомственное электронное взаимодействие, методические рекомендации по организации перехода органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления на ЭДО и взаимодействие, которые дали представители Ямало-Ненецкого автономного округа собравшимся.
Начало реализации перехода на электронный документооборот относится к 2005 году. Система изначально выстраивалась с прицелом на будущее межведомственное взаимодействие. Первоначально она была установлена в аппарате Губернатора автономного округа, затем к работе в системе подключились сотрудники исполнительных органов государственной власти автономного округа, Администрация муниципального образования Приуральский район, позднее - Счетная палата и все муниципальные образования автономного округа, в дальнейшем - высшие должностные лица (в частности, организовано рабочее место Губернатора ЯНАО в СЭД на iPad), Представительство автономного округа в г. Екатеринбург.
Уже к концу 2010 года к системе были подключены все исполнительные органы государственной власти автономного округа, находящиеся в городе Салехард (почти 50 организаций), а также Законодательное собрание ЯНАО.
В 2011 году была организована работа по расширению системы на органы местного самоуправления: интеграция СЭД муниципальных (города, районы, поселки) образований в единую систему. К середине 2011 года система электронного документооборота была установлена во всех органах власти регионального уровня, крупнейших (города и районы) муниципальных образованиях. Муниципальные образования поселкового уровня (44 населенных пункта) будут подключены до конца текущего года.
Продолжаются работы по реализации полного охвата системой электронного документооборота сотрудников исполнительных органов, которые находятся за пределами города Салехард: реализуется подключение к системе приёмных губернатора автономного округа, городских и районных отделов ЗАГС, участков мировых судей и т.д. (свыше 200 специалистов), в связи с чем СЭД ЯНАО в скором времени полностью охватит всю систему государственной власти автономного округа вне зависимости от местонахождения сотрудников.
В целом, на сегодняшний день по глубине и масштабам автоматизации (более 2,5 тыс. пользователей, около 60 структурных подразделений) СЭД Ямало-Ненецкого автономного округа является одной из наиболее прогрессивных систем электронного документооборота ОГВ и лучших реализованных практик в сфере электронного документооборота в России.
Участники мероприятия высоко оценили информационную насыщенность конференции, подчеркнув, что изученный практический опыт коллег и многие услышанные профессиональные рекомендации они планируют использовать в своей дальнейшей работе.